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企业合同审查与管理标准化模板

一、合同管理标准化体系概述

合同是企业经营活动的法律载体，规范的合同审查与管理能降低法律风险、保障交易安全、提升运营效率。本标准化模板基于《中华人民共和国民法典》《公司法》等法律法规，结合企业实际业务场景设计，覆盖合同全生命周期管理，旨在为企业提供可复制、可落地的合同管理工具，实现合同起草、审查、签署、履行、归档等环节的标准化与规范化。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本模板适用于各类企业（含国有企业、民营企业、外资企业等）的合同管理工作，具体适用主体包括：企业法务部门、业务部门、合同管理部门、财务部门及相关审批人员。

（二）典型应用场景

采购合同管理：企业原材料采购、设备采购、服务外包等场景下的合同审查与履约跟踪。

销售合同管理：产品销售、服务提供等场景下的合同条款设计与风险防控。

劳动合同管理：员工录用、岗位调整、离职等场景下的劳动合同签订与履行监督。

合作开发合同管理：与外部机构联合研发、项目合作等场景下的权利义务约定与成果分配。

租赁合同管理：办公场地、生产设备等租赁场景下的租金支付、违约责任及续约条款管理。

三、合同全生命周期标准化操作流程

（一）合同需求发起与立项

操作主体：业务部门（如采购部、销售部、人力资源部）。

操作内容：

（1）业务部门根据业务需求，填写《合同需求申请表》（见模板一），明确合作方基本信息、合同类型、交易标的、核心需求（如价格、交付时间、质量标准等）、预算金额及时间要求。

（2）部门负责人对需求申请进行初审，重点核查需求的合理性、预算合规性及与业务目标的匹配性。

输出成果：《合同需求申请表》（部门负责人签字版）。

（二）合同起草

操作主体：业务部门或法务部门（重大/复杂合同由法务部门牵头）。

操作内容：

（1）根据《合同需求申请表》，选择对应的合同模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》），结合交易特点调整条款。

（2）合同内容需包含核心要素：合同主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表人）、标的物名称/服务内容、数量与质量标准、价款/报酬及支付方式、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、保密条款、合同生效条件等。

（3）用词需规范、严谨，避免歧义（如“约”“左右”等模糊表述需明确为具体数值或计算方式）。

输出成果：《合同（草案）》（电子版+纸质版）。

（三）合同审查

操作主体：法务部门（主审）、业务部门（会审）、财务部门（财务条款会审）、风控部门（重大合同风险审查）。

操作内容：

（1）形式审查：核查合同文本完整性、签字盖章页规范性、附件清单是否齐全。

（2）实质审查：

合法性审查：是否符合法律法规、行业监管要求，是否存在无效条款（如“造成对方人身伤害不承担责任”等法定无效情形）。

合规性审查：是否符合企业内部制度（如采购流程需符合《采购管理办法》）、是否履行必要审批程序（如关联交易需经董事会审批）。

商业条款审查：价款是否合理、履行期限是否明确、违约责任是否对等、权利义务是否清晰。

风险审查：识别潜在风险点（如合作方履约能力不足、知识产权归属不明、不可抗力范围过窄等），并提出修改建议。

（3）法务部门出具《合同审查意见书》（见模板二），明确审查结论（通过/修改后通过/不通过）及具体修改意见。

输出成果：《合同审查意见书》《合同（修订草案）》。

（四）合同审批

操作主体：根据合同金额、类型及企业授权体系，由部门负责人、分管领导、总经理/董事会履行审批权限。

操作内容：

（1）业务部门将《合同（修订草案）》《合同审查意见书》及《合同需求申请表》提交至审批人。

（2）审批人重点核查：合同是否满足业务需求、审查意见是否落实、审批权限是否合规。

（3）重大合同（如金额超过[具体金额]或涉及核心业务）需经总经理办公会或董事会审议，形成会议纪要。

输出成果：《合同审批单》（见模板三，含各审批人签字）。

（五）合同签署

操作主体：法定代表人或授权代表人（需持有《授权委托书》，见模板四）、行政部（盖章管理）。

操作内容：

（1）法定代表人签署合同，或授权代表人凭《授权委托书》在授权范围内签署。

（2）签署时需核对合作方主体资格（如营业执照、授权委托书），保证签字人有权代表合作方。

（3）合同文本份数根据实际需求确定（如正本2份，副本若干），加盖企业公章或合同专用章（严禁使用财务章、发票章替代）。

输出成果：签署生效的合同文本（每页加盖骑缝章，多页合同需加盖骑缝章）。

（六）合同履行与跟踪

操作主体：业务部门（履约执行）、法务部门（风险监控）、财务部门（付款监督）。

操作内容：

（1）业务部门按合同约定履行义务（如交付货物、提供服务），同步记录履约情况（如验收报告、交付凭证）。

（2）法务部门定期跟踪合同履行状态，对潜在违约风险（如对方逾期付款、