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设立办公室文档管理规定

一、总则

为规范公司办公室的设立与管理，提高资源利用效率，确保工作环境安全、有序，特制定本规定。本规定适用于公司所有新设办公室的申请、审批、建设、使用及撤除等全过程管理。

二、办公室设立申请与审批

（一）申请条件

1.部门或项目需具备明确的办公需求，且现有办公空间无法满足；

2.申请需提交书面报告，说明设立目的、使用规模及预计时长；

3.新办公室需符合安全、环保及消防相关标准。

（二）审批流程

1.**部门提交申请**：填写《办公室设立申请表》，附需求说明及预算方案；

2.**初步审核**：由行政部复核申请合理性，并提交管理层审批；

3.**最终审批**：管理层根据公司资源状况决定是否批准，并通知申请人。

三、办公室建设与配置

（一）选址与规划

1.新办公室位置需考虑交通便利性、团队集中度及未来扩展需求；

2.面积规划需符合人均使用标准（参考行业标准：人均10-15㎡）；

3.建筑设计需符合无障碍通行及节能要求。

（二）设施配置标准

1.**基础设备**：空调、照明、网络布线、消防设施等；

2.**办公家具**：按需配置工位、会议桌椅、储物柜等，优先选用可调节式家具；

3.**安全设施**：安装监控设备、应急照明及急救箱，定期检查维护。

四、办公室使用与管理

（一）分配原则

1.按部门或项目团队需求分配办公空间；

2.鼓励共享办公区域，减少资源闲置；

3.办公设备需指定专人负责，建立使用登记制度。

（二）日常维护

1.**清洁管理**：每日由保洁人员负责公共区域清洁，团队负责工位卫生；

2.**设备报修**：通过系统提交故障申请，行政部3个工作日内响应处理；

3.**能耗监控**：每月统计水电使用量，倡导节能措施（如下班关闭非必要设备）。

五、办公室撤除与资源回收

（一）撤除条件

1.办公任务完成或调整，空间不再使用；

2.公司战略调整导致部门撤销。

（二）撤除流程

1.行政部评估空间闲置时长，确认后制定撤除计划；

2.员工整理个人物品并上交闲置资产；

3.拆除办公设备并移交物资管理部门，记录回收数量与状态。

六、附则

1.本规定由行政部负责解释，自发布之日起实施；

2.各部门需严格遵守本规定，不得擅自变更办公布局或设施配置。

一、总则

为规范公司办公室的设立与管理，提高资源利用效率，确保工作环境安全、有序，特制定本规定。本规定适用于公司所有新设办公室的申请、审批、建设、配置、使用、维护及撤除等全过程管理。旨在通过标准化流程，减少资源浪费，优化工作环境，提升员工满意度。

二、办公室设立申请与审批

（一）申请条件

1.部门或项目需具备明确的办公需求，且现有办公空间无法满足；具体表现为：

(1)现有办公区域人均面积低于5㎡，且无法通过优化布局改善；

(2)项目团队规模超过现有工位数量，且预计持续时间超过3个月；

(3)因业务拓展需设立临时性办公室（如展会筹备、客户接待等），需明确使用周期。

2.申请需提交书面报告，内容应包括：

(1)**设立目的**：详细说明设立办公室的业务背景及必要性；

(2)**使用规模**：预计使用人数、工位数量、会议室需求等；

(3)**预算方案**：包含建设/租赁费用、设备购置费、初期运营成本等，需提供3种方案供选择；

(4)**选址建议**：如需租赁，需提供备选地址及租赁条件对比。

3.新办公室需符合安全、环保及消防相关标准，需通过以下检查：

(1)消防验收合格；

(2)环保检测达标（如空气质量、噪音控制）；

(3)无结构安全隐患。

（二）审批流程

1.**部门提交申请**：申请人填写《办公室设立申请表》（见附件1），附需求说明及预算方案，提交至行政部；

2.**初步审核**：行政部复核申请合理性，包括：

(1)需求必要性评估；

(2)预算合理性分析；

(3)与公司整体空间规划的匹配度；

行政部在5个工作日内完成审核，并提交管理层；

3.**最终审批**：管理层根据公司资源状况、财务预算及业务优先级决定是否批准，并在10个工作日内通知申请人审批结果。如批准，行政部下发《办公室设立批复函》。

三、办公室建设与配置

（一）选址与规划

1.新办公室位置需考虑以下因素：

(1)**交通便利性**：靠近公共交通站点或公司主要通勤点，单程通勤时间建议不超过45分钟；

(2)**团队集中度**：优先选择便于团队成员协作的地理位置；

(3)**未来扩展需求**：预留15%-20%的可扩展空间，以应对业务增长；

(4)**成本效益**：租赁或建设成本需控制在预算范围内，优先选择性价比高的方案。

2.面积规划需符合行业标准及公司要求，具体标准如下：

(1)**普通工位**：人均面积10-15㎡；