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财务费用审批流程标准化手册（内审专用工具）
一、手册编制目的与适用范围
（一）编制目的
为规范企业财务费用审批流程，明确各环节职责分工，保证费用支出的真实性、合规性与合理性，降低内审风险，提高财务管理效率，特制定本手册。本手册可作为内审部门核查费用审批流程合规性的核心工具，也可作为各部门执行费用审批的操作指引。
（二）适用范围
适用主体：企业各部门、各子公司及分支机构（以下简称“各单位”）。
适用费用类型：包括但不限于日常办公费、差旅费、业务招待费、交通费、通讯费、培训费、固定资产购置费、市场推广费等与生产经营相关的各项费用支出。
适用场景：内审部门开展费用合规性审计、专项审计及常规财务检查；各部门发起费用申请、审批、报销的全流程操作；财务部门对费用单据的审核与支付管理。
二、标准化操作流程详解
（一）流程总览
财务费用审批流程遵循“申请-审核-审批-复核-支付-归档”的闭环管理，核心环节及责任部门
申请人发起申请→部门负责人审核→财务初审→领导审批→财务复核→付款执行→资料归档
（二）分步骤操作说明
1.费用申请发起
责任人：费用实际发生人/部门经办人
操作内容：
填写申请单：根据费用类型，填写《费用报销申请单》（见模板一），需注明以下信息：
申请人姓名、所属部门、申请日期；
费用发生日期、具体事由（如“项目客户招待”“地区差旅”）；
费用明细（项目名称、单位、数量、单价、金额）；
附件清单（如发票、合同、行程单、会议通知等，需注明附件张数）。
粘贴原始凭证：所有费用需提供合法合规的原始凭证（如增值税发票、财政票据等），发票抬头需为企业全称，税号、项目名称等要素齐全；发票需与实际业务一致（如餐饮费发票需附消费清单，差旅费需附机票/车票、酒店发票及行程说明）。
提交申请：将填写完整的《费用报销申请单》及附件提交至部门负责人审核，电子版同步通过OA系统或财务系统提交（如有）。
时间要求：费用发生完毕后5个工作日内提交，逾期未提交需在申请单中注明原因（如“跨月发票延迟提交”），并由部门负责人签字确认。
2.部门负责人审核
责任人：申请部门负责人（如经理、主管）
操作内容：
真实性核查：核对费用是否为部门实际发生，与业务活动是否相关（如业务招待费需核对招待对象、事由是否符合部门年度预算）。
合理性审核：检查费用金额是否合理，是否存在超标准支出（如差旅费是否超标、交通费是否符合员工职级标准）。
完整性检查：确认申请单填写完整、附件齐全，无遗漏信息。
审批意见：审核通过后，在《费用报销申请单》“部门审核意见”栏签字并注明日期；如不通过，需注明退回理由并退回申请人修改。
权限要求：仅审核本部门发生的费用，不得跨部门审核。
3.财务初审
责任人：财务部门审核岗（如会计、专员）
操作内容：
合规性核查：
检查原始凭证是否合法（发票真伪可通过税务平台验证，避免虚假发票）；
核对发票抬头、税号、开票日期、金额等要素是否正确；
确认费用是否符合公司费用管理制度（如招待费是否超标、培训费是否附培训方案及签到表）。
准确性审核：
核对申请单金额与发票金额是否一致，费用计算是否准确（如报销总额=发票金额+其他费用明细）；
检查预算执行情况（如部门年度预算是否超支，超预算费用需附预算调整审批单）。
流程完整性：确认部门负责人已审核，申请单无缺项漏项。
初审意见：审核通过后，在申请单“财务初审意见”栏签字；如发觉问题，注明退回理由并反馈至申请人或部门负责人。
退回情形：发票不合规、金额计算错误、超预算无审批、附件不齐全等，需在2个工作日内完成审核并反馈。
4.领导审批
责任人：根据费用金额及类型确定审批人（分级审批标准如下）：
费用类型
金额标准
审批人
日常办公费等
≤5,000元
部门负责人+财务主管
差旅费、交通费
5,000-20,000元
部门负责人+财务总监
业务招待费
10,000元
总经理
固定资产购置
5,000元
分管副总+总经理
操作内容：
审批依据：根据费用金额、预算额度及公司授权制度进行审批，重点核查大额、异常费用（如单笔超5万元、月度某类费用突增50%以上）。
审批意见：同意审批的，在申请单“领导审批意见”栏签字；不同意需注明理由并退回。
特殊情形：紧急费用（如突发维修费）可先通过OA系统发起“紧急审批流程”，事后3个工作日内补签纸质材料。
5.财务复核
责任人：财务部门复核岗（如财务经理、主管会计）
操作内容：
最终核查：对已通过审批的申请单进行复核，重点检查：
审批流程是否完整（各部门签字齐全、审批人权限符合规定）；
费用是否与预算匹配，超预算费用是否有特殊审批；
大额、异常费用是否附专项说明（如市场推广费需附活动方案及效果评估）。
系统录入：复核通过后，在财务系统中录入报销信息，付款凭证。
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