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采购申请审批单填写模板规范（采购申请流程版）

一、模板应用场景说明

本模板适用于企业内部各部门因工作需要采购各类物品、服务或固定资产时，规范申请流程、明确审批责任的使用场景。具体包括但不限于：日常办公耗材采购、生产设备采购、市场推广服务采购、IT系统采购等预算内/外采购需求。无论是常规采购计划内的提报，还是临时紧急采购需求，均需通过本模板完成申请与审批流程，保证采购行为合规、高效，且可追溯。

二、采购申请全流程操作指引

采购申请需严格按照“发起填写→部门审核→财务审核→采购部审核→领导审批→执行归档”的流程推进，每个环节的责任人及操作要点

（一）申请发起与填写：申请人职责

操作主体：需求部门申请人（如行政专员、生产计划员等）

操作步骤：

获取模板：申请人从企业内部系统或行政部最新版《采购申请审批单》模板，保证使用版本有效。

填写基本信息：

申请编号：由行政部或采购部统一分配，若为首次申请可暂填“待分配”，审批完成后补全；

申请部门：填写需求部门全称（如“市场部”“生产车间”）；

申请人：填写实际发起申请的员工姓名（*）；

联系电话*：填写申请人常用办公电话（仅用于内部沟通，对外保密）；

申请日期：填写提交申请的当日日期；

预计到货日期：根据工作需求填写合理的到货时间（紧急采购需标注“紧急”并说明原因）；

紧急程度：勾选“一般”“紧急”“特急”（特急需同时部门负责人签字说明）。

填写采购明细：

序号：按物品/服务类别依次填写（如1、2、3）；

物品/服务名称：填写具体名称（如“A4打印纸”“某品牌服务器”“年度审计服务”），避免模糊表述（如“办公用品”）；

规格型号：详细说明技术参数（如“复印纸：80g/m2，A4，白色，500张/包”），保证采购准确性；

单位：填写计量单位（如“台”“套”“千克”“次”）；

数量：填写需采购的具体数量（需与需求匹配，避免过量采购）；

单价（元）：填写预算单价（若为多家比价，需注明“预估单价”并附报价单）；

预算金额（元）：数量×单价，汇总填写该物品/服务总预算；

用途说明：简述采购原因及使用场景（如“用于日常办公文件打印”“生产车间新增设备配套”）；

供应商建议（可选）：若有指定供应商，填写名称及推荐理由（如“长期合作供应商，价格优惠”）。

附件：根据需求附相关证明材料，如：

大额采购（≥5000元）：需附至少2家供应商的书面报价单；

固定资产采购：需附设备参数需求表；

服务类采购：需附服务需求说明书或合同草案。

（二）部门内部审核：部门负责人把关

操作主体：需求部门负责人（如市场部经理、生产车间主任）

审核要点：

核实采购需求的必要性：确认物品/服务是否为部门工作必需，避免重复采购或闲置浪费；

审核预算合理性：检查预算金额是否在部门年度预算范围内，超预算需注明“超预算”并说明资金来源；

确认紧急程度：对“特急”“紧急”申请，评估是否可调整采购流程或优先级；

审核附件完整性：保证报价单、需求说明等材料齐全。

操作动作：审核无误后，在“部门负责人审核”栏签字并填写日期；若不通过，需注明退回理由并反馈给申请人修改。

（三）财务审核：合规性与预算把控

操作主体：财务部审核专员（如会计主管、财务经理）

审核要点：

预算匹配度：核对采购申请是否纳入年度/月度预算，超预算部分需确认是否有审批通过的预算调整单；

价格合理性：对比历史采购价格或市场均价，评估预算单价是否合理（如偏离过大，要求申请人补充比价说明）；

付款方式与资金来源：确认付款方式是否符合公司财务制度（如“预付30%到货付70%”），资金来源（如“流动资金”“专项预算”）是否合规；

成本列支科目：检查采购物品/服务的成本列支科目是否准确（如“办公用品”列支“管理费用-办公费”，“生产设备”列支“制造设备-固定资产”）。

操作动作：审核通过后，在“财务审核”栏签字并填写日期；若不通过，注明退回原因（如“超预算未提供调整单”“单价偏离市场均价20%以上”）。

（四）采购部审核：可行性与执行对接

操作主体：采购部专员（如采购经理、采购主管）

审核要点：

采购可行性：评估物品/市场供应情况，确认是否存在采购障碍（如进口设备采购周期过长、服务类供应商资质不足）；

供应商合规性：若申请人指定供应商，需核查该供应商是否在公司合格供应商名录内，若不在需启动供应商准入流程；

采购方式确认：根据采购金额和公司制度，确定采购方式（如“≤1000元采用电商平台采购”“≥10000元公开招标”）；

到货周期评估：结合供应商产能和物流情况，确认“预计到货日期”是否可行，若需调整需与申请人沟通。

操作动作：审核通过后，在“采购部审核”栏签字并填写日期；若不通过，反馈供应商问题、采购方式调整建议等。

（五）领导审批：权限与最终确认

操作主体：根据采购金额划分审批权限（示例，具