企业物资采购流程风险管控表.docVIP

适用场景与价值

本工具适用于企业采购部门、审计部门、合规部门及业务部门，用于系统性识别、评估和管控物资采购全流程中的潜在风险。通过结构化梳理采购环节关键节点，可帮助企业规范采购行为、降低合规风险、提升采购效率，适用于年度采购流程审计、新供应商引入评估、重大项目采购管控等场景，为企业采购管理提供标准化风险防控工具。

全流程操作步骤与风险管控

一、需求提报与预算确认

操作内容：需求部门根据业务需求填写《物资需求申请表》，明确物资名称、规格、数量、用途、预算金额及时间要求，经部门负责人负责人审批后提交至采购部门。

责任部门：需求部门、财务部门

风险点：

需求描述不清晰，导致采购物资与实际使用不匹配；

超预算申请或预算编制不合理，造成资金浪费。

管控措施：

需求部门需提供详细技术参数及使用场景说明，采购部门对需求合理性进行初审；

财务部门核对预算科目及金额，保证不超年度预算，必要时启动预算调整流程。

二、供应商选择与资质审核

操作内容：采购部门根据物资类型（如标准品、非标品）选择采购方式（公开招标、邀请招标、询价、单一来源等），编制采购文件；对潜在供应商进行资质审核（营业执照、相关行业资质、过往业绩、信用记录等），形成《供应商评估报告》。

责任部门：采购部门、法务部门、使用部门

风险点：

供应商资质造假或履约能力不足，影响物资质量及交付；

采购方式选择不当，存在围标串标风险。

管控措施：

优先选择已通过ISO9001等认证的供应商，通过“信用中国”等平台核查信用记录；

3家及以上供应商参与报价时，采用综合评标法（价格、质量、服务权重占比不低于70%）；

法务部门审核采购文件条款，保证合规性。

三、合同签订与条款审核

操作内容：采购部门与选定供应商签订《采购合同》，明确物资规格、数量、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款；法务部门对合同条款进行终审，保证无法律风险。

责任部门：采购部门、法务部门、财务部门

风险点：

合同条款模糊，导致权责不清；

付款条件设置不合理，引发资金风险。

管控措施：

合同必须包含“质量保证期”“违约赔偿”“知识产权归属”等核心条款；

财务部门审核付款节点与交付进度、验收结果的挂钩机制，避免预付款比例过高（原则上不超过30%）。

四、订单执行与进度跟踪

操作内容：采购部门根据合同《采购订单》，同步发送至供应商及仓储部门；定期跟踪生产/备货进度，要求供应商提供交付计划，必要时安排驻厂监造（针对关键物资）。

责任部门：采购部门、仓储部门、使用部门

风险点：

供应商延迟交付，影响生产计划；

物资在生产过程中偷工减料。

管控措施：

合同中明确延迟交付的违约金计算方式（按日万分之五收取）；

对高价值或关键物资，委托第三方机构进行过程质量抽查。

五、物资验收与质量确认

操作内容：物资到货后，由仓储部门、使用部门、采购部门共同验收（“三方验收”），核对数量、规格、外观；对需检测的物资，送至第三方实验室检测，出具《质量检测报告》；验收合格后签署《验收合格单》，不合格物资则启动退货或换货流程。

责任部门：仓储部门、使用部门、采购部门、质检部门

风险点：

验收标准不统一，导致不合格物资入库；

验收过程流于形式，未发觉隐蔽质量问题。

管控措施：

验收依据以合同约定及国家标准为准，关键指标（如尺寸、功能）需逐项核对；

验收过程留存影像资料，验收人员签字确认，保证责任可追溯。

六、付款结算与账务处理

操作内容：财务部门根据《验收合格单》《合同》《发票》等单据，审核付款申请；经采购部门经理、财务负责人负责人审批后，通过银行转账支付尾款；采购部门同步更新供应商履约记录。

责任部门：财务部门、采购部门

风险点：

重复付款或虚假付款；

发票与实际物资不符，导致税务风险。

管控措施：

建立付款台账，核对合同编号、订单号、验收单号“三一致”；

发票需经税务认证，保证品名、金额与合同一致，避免虚开发票风险。

物资采购流程风险管控表（模板）

环节

步骤

责任部门

风险描述

风险等级

管控措施

责任岗位

完成时限

备注

需求提报

填写需求申请表

需求部门

需求不明确导致采购偏差

中

提供详细技术参数，采购部门初审

需求专员

提前5个工作日

需附使用场景说明

预算确认

财务部门

超预算或预算不合理

高

核对预算科目，超预算需走审批流程

预算会计

需求提报时

同步提交预算明细

供应商选择

采购方式确定

采购部门

采购方式不当引发合规风险

高

根据金额及物资类型选择招标/询价，法务审核

采购经理*经理

需求确认后3个工作日

金额≥50万需招标

供应商资质审核

采购/法务部门

供应商履约能力不足

中

核验营业执照、行业资质、信用记录，优先选择合作≥2年的供应商

采购专员

招标前完成

建立供应商档案库

合同签订

条款审核

法务部门

合同条款模糊，权责不