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人力资源管理标准化表单库使用指南

一、表单库的设立目的与应用价值

人力资源管理标准化表单库是企业HR管理规范化、流程化的重要工具，旨在通过统一表单格式、明确填写规范，实现招聘、入职、绩效、培训、离职等全流程管理的高效协同。其核心价值体现在：

规范操作：避免因表单格式不统一导致的流程混乱，保证管理动作符合企业制度要求；

提升效率：减少重复设计表单的时间成本，员工与HR可通过标准化模板快速完成信息填报与审批；

数据沉淀：通过结构化表单收集员工信息，为企业人力资源数据分析、决策支持提供基础；

风险防控：明确关键环节的责任主体与审批流程，降低劳动用工风险（如合同签订、离职交接等）。

二、表单库覆盖场景与核心模块

本表单库围绕人力资源管理全生命周期设计，覆盖以下核心应用场景，对应不同管理需求：

（一）招聘管理：从需求到入职的闭环

岗位需求申请：当部门出现人员缺口时，通过《岗位需求申请表》明确岗位名称、职责、任职要求等，启动招聘流程；

简历筛选与面试评估：使用《面试评估表》记录候选人专业能力、综合素质、岗位匹配度，为录用决策提供依据；

录用确认与入职准备：《录用通知书》《入职信息登记表》用于确认录用意向并收集员工基本信息，提前安排工位、社保等入职准备。

（二）入职管理：信息归档与合同签订

员工信息登记：《员工入职登记表》收集员工身份、学历、紧急联系人等基础信息，建立员工档案；

劳动合同签订：《劳动合同签订确认表》记录合同类型、期限、薪资等核心条款，明确双方权利义务；

岗位与试用期确认：《岗位确认书》《试用期考核表》明确岗位职责、试用期目标及考核标准，保证人岗匹配。

（三）绩效管理：目标设定与结果应用

绩效目标计划：《绩效目标责任书》由员工与上级共同制定，明确季度/年度关键绩效指标（KPI）及权重；

绩效过程跟踪：《绩效面谈记录表》用于定期反馈员工表现，记录改进建议；

绩效结果评估：《绩效考核评分表》按指标完成情况打分，确定绩效等级（如优秀/合格/待改进），作为调薪、晋升依据。

（四）培训管理：需求到效果的全流程

培训需求调研：《培训需求申请表》由部门或员工提出，明确培训主题、目标及参训人员；

培训计划与实施：《培训签到表》《培训效果评估表》记录参训情况及学员反馈，评估培训有效性；

员工发展计划：《员工职业发展规划表》结合员工兴趣与岗位需求，制定晋升技能培训或轮岗计划。

（五）离职管理：风险规避与交接规范

离职申请与审批：《员工离职申请表》明确离职原因、最后工作日，按流程审批（部门负责人→HR→分管领导）；

工作交接确认：《工作交接清单》列明交接事项（工作资料、客户信息、资产等），交接人与接收人签字确认；

离职面谈与反馈：《离职面谈记录表》由HR与离职员工沟通，收集对企业管理、文化的意见，优化管理措施。

三、标准化表单使用流程与操作步骤

为保证表单规范使用，需按以下流程操作，每个环节需明确责任人与操作要点：

步骤一：明确需求，匹配表单类型

操作主体：部门负责人/HR/员工

操作要点：

根据管理场景（如招聘新员工、办理离职）确定所需表单类型，可从《表单清单》（见附录）中查找对应表单名称及编号；

若场景特殊需新增表单，需向HR部门提交《表单新增申请》，说明表单用途、必填字段及审批流程，经HR审核后纳入表单库。

步骤二：获取最新版表单模板

操作主体：HR部门/表单使用人

操作要点：

从企业内部共享平台（如OA系统、HR管理系统）对应表单的最新版本，避免使用旧版表单导致流程滞后；

表单模板右上角标注“版本号”及“生效日期”，如“V2.1，保证使用有效版本。

步骤三：规范填写表单信息

操作主体：表单填写人（员工/部门负责人/HR）

操作要点：

仔细阅读表单“填写说明”（通常在表单底部或备注栏），明确必填项（标注“*”）、信息格式（如日期需填写“YYYY-MM-DD”、薪资需包含税前/税后）；

信息真实准确：例如《员工入职登记表》中的“身份证号”“学历”需与证件一致，避免因信息错误导致社保、合同纠纷；

涉及多人签字的，需手写签字并注明日期，电子档需签字扫描件（如《劳动合同签订确认表》）。

步骤四：按流程提交审批

操作主体：表单提交人/审批人

操作要点：

根据表单预设审批流程（如《岗位需求申请表》需“部门负责人→HR总监→总经理”审批），依次提交给对应审批人；

审批人需在2个工作日内完成审批，若驳回需注明原因，提交人修改后重新提交；

审批通过后，提交人将表单复印件/电子档留存原件，HR部门归档管理。

步骤五：表单归档与数据更新

操作主体：HR部门

操作要点：

纸质表单按“部门-年份-表单类型”分类存放，电子档至HR系统，保存期限符合《档案管理办法》要求（如劳动合同保存至离职后2年）；

表单信息涉及员工数据变更（如薪资调整、岗位调动）时