合同签订流程与标准化合同模板.docVIP

合同签订流程与标准化合同模板工具指南

一、适用范围与应用场景

本工具适用于各类企业、个体工商户及其他组织间开展合作时，需签订书面合同的全流程管理场景，包括但不限于：

商品采购与销售（如原材料采购、产品供货协议）；

服务合作（如技术开发、市场推广、咨询服务）；

项目外包（如设计施工、系统运维）；

租赁协议（如场地、设备租赁）；

其他明确双方权利义务的经济合作事项。

通过标准化流程与模板，可规范合同管理、降低履约风险、提升签约效率。

二、合同签订全流程操作说明

（一）合作意向确认与前期准备

需求对接：业务部门与合作方明确合作内容、标的、数量、期限、预算等核心要素，填写《合作需求确认单》（含双方基本信息、合作概述、关键条款摘要等），经部门负责人审批。

主体资格审查：

对方为企业的，核实其营业执照（复印件加盖公章）、法定代表人证件号码明，确认经营范围、资质许可（如行业特殊资质）是否与合作内容匹配；

对方为自然人的，核实其证件号码件（复印件留存），确认民事行为能力；

涉及授权代理的，要求对方提供《授权委托书》（载明代理权限、期限）及代理人证件号码明。

资料归集：收集合作方主体资格证明、过往合作业绩（如有）、需求确认文件等，形成《合作方资料档案》。

（二）合同文本起草

选用标准化模板：根据合作类型（如采购合同、服务合同），从公司《标准化合同模板库》选取对应基础模板，模板需包含以下核心条款（可根据合作类型增删）：

合同编号（规则：[年份]-[合同类型代码]-[序号]，如“2024-CG-001”）；

合同双方（甲方、乙方）全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/负责人；

合作标的（名称、规格、型号、技术参数等）；

数量与质量（明确计量单位、质量标准及验收方法）；

履行期限与地点（起始/截止时间、交付/服务地点）；

价款及支付方式（含单价、总价、币种、支付节点、账户信息）；

双方权利义务（甲乙双方具体责任，如甲方的付款义务、乙方的交付/服务义务）；

违约责任（明确违约情形及对应的赔偿、违约金计算方式）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼管辖法院/机构）；

其他约定（如保密条款、合同生效条件、附件清单等）。

填写具体内容：根据前期确认的需求，替换模板中“[]”标注的空白项，保证内容准确、无歧义（如“质量标准”需引用具体国标/行标或双方约定的技术文件）。

（三）内部审核与审批

部门审核：

业务部门：审核合作内容与需求一致性、价款合理性、履行可行性；

法务部门：审核条款合法性、合规性、风险点（如违约责任是否明确、争议解决方式是否有效）；

财务部门：审核支付方式、税务处理、发票要求（如“乙方提供增值税专用发票”）。

分级审批：根据合同金额及重要性，提交对应层级负责人审批（如金额≤5万元由部门总监审批，＞5万元由总经理审批），审批通过后形成《合同审批单》（含各环节审核意见及审批签字）。

（四）对方确认与修订

文本发送：将审核通过的合同文本（加盖公司骑缝章或公章）发送给合作方，明确反馈时限（如“请于3个工作日内确认”）。

协商修订：对方如有修改意见，由业务部门对接，法务部门参与修订，重大修订需重新履行内部审批流程；双方达成一致后，形成最终合同版本（双方均需确认修订内容）。

（五）签署与盖章

签署方式：

纸质合同：双方在合同指定签署页（法定代表人/授权代表人签字、公司盖章）签字盖章，骑缝章需覆盖合同所有页；

电子合同：通过合法第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证电子签名/印章真实有效（需提前与合作方确认电子签约可行性及平台选择）。

签署顺序：一般由甲方先盖章签字，乙方后盖章签字；如需同时签署，双方可在同一现场完成。

（六）合同归档与执行跟进

归档管理：签署完成的合同原件（含纸质+扫描件）由行政部统一归档，按合同编号分类存放，归档资料包括：合同文本、审批单、合作方资料、附件等，保存期限不少于合同履行结束后5年。

执行跟进：业务部门负责按合同约定履行义务（如催促乙方交付/服务、跟踪甲方付款进度），及时记录履行情况，形成《合同履行台账》；如遇履行异常（如延迟交付、质量不符），需第一时间启动沟通或争议解决程序。

三、标准化合同模板（核心条款示例）

条款类别

内容说明

合同编号

[年份]-[合同类型代码]-[序号]（如2024-FW-003，FW代表服务合同）

甲方信息

名称：[公司全称]统一社会信用代码：[代码]地址：[注册地址]法定代表人：*[姓名]

乙方信息

名称：[合作方全称]统一社会信用代码：[代码]地址：[注册地址]法定代表人：*[姓名]

合作标的

[服务名称，如“市场推广服务”]内容：[具体服务范围、交付成果，如“包含方案策划、媒体投放、效果报告”]

履行期限

起始时间：[年月日]截止时间：[年月日]关键节点：[如“方案初稿提交日期：20