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企事业单位档案管理工作流程

档案管理是企事业单位行政管理和业务运营中不可或缺的基础性工作，它系统记录了单位发展历程、业务活动和管理行为，具有凭证、查考、利用和历史研究等重要价值。一套科学、规范的档案管理工作流程，是确保档案完整性、准确性、安全性和有效利用的前提。本文将详细阐述企事业单位档案管理的标准工作流程，以期为相关从业人员提供专业参考。

一、档案的形成与收集

档案管理的起点在于档案的形成与收集。这一环节的核心在于确保应归档的文件材料不遗不漏，并及时进入管理流程。

在日常工作中，各部门应指定专人负责本部门文件材料的积累与初步整理。当一项工作或业务活动结束后，相关的文件、记录、图表、声像等材料便自然形成。这些材料需由形成部门或经办人进行筛选，区分需归档与无需归档的部分。对于具有查考利用价值、反映单位主要职能活动和历史面貌的材料，均应纳入收集范围。

档案管理部门（或专职档案员）需主动与各部门沟通协调，明确归档范围、归档时间和归档要求。通常，采用定期收集与不定期收集相结合的方式。定期收集适用于日常性、周期性产生的文件，如月度、季度、年度报告等；不定期收集则针对临时性、专项性工作形成的材料。收集过程中，要严格核对材料的完整性、规范性，如文件是否有签署、日期是否完整、附件是否齐全等，对不符合要求的应及时退回补办或更正。

二、档案的整理与分类

收集到的档案材料往往是零散的，需要通过整理与分类，使其系统化、条理化，为后续管理和利用奠定基础。

整理工作首先是对文件材料进行鉴别，进一步剔除重复、无用或不具备归档价值的材料。随后，按照一定的逻辑关系进行组卷或组件。组卷（件）应遵循“保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用”的原则。通常，可按年度、组织机构、问题、项目等特征进行。

分类是整理工作的关键步骤。企事业单位应根据自身规模、业务性质和管理需求，制定科学合理的档案分类方案。常见的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法，以及复合分类法（如年度-组织机构分类法、年度-问题分类法等）。例如，先按年度划分，再在每个年度下按内部组织机构划分，最后在组织机构下按业务问题或文件类型划分。分类方案一旦确定，应保持相对稳定，以保证分类的一致性和连续性。

三、档案的鉴定

档案鉴定主要涉及两个方面：一是归档前对文件材料价值的鉴定（与收集环节的筛选有所交叉，但更侧重于价值评估），二是对已归档档案保管期限的鉴定。

保管期限的鉴定是核心内容。根据国家相关规定及单位实际情况，档案通常分为永久、长期和短期（或定期）三种保管期限。永久保管的档案是指具有长远查考利用价值、反映单位重大历史面貌的档案；长期保管的档案是指在较长时间内具有查考利用价值的档案；短期（定期）保管的档案则是指在一定时期内具有查考利用价值，到期后经鉴定无继续保存必要的档案。

档案管理部门应组织相关业务部门人员和档案专业人员共同组成鉴定小组，依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法规标准，并结合单位实际，制定本单位的档案保管期限表。在档案整理过程中，对照保管期限表对每份（卷/件）档案进行具体的保管期限划定。对于保管期限已满的档案，需再次进行鉴定，确无继续保存价值的，应按照规定程序予以销毁，严禁随意处置。

四、档案的著录与编目

著录与编目是实现档案有序化管理和快速检索的重要手段，是档案管理现代化的基础。

著录是指对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。著录项目通常包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限、分类号、主题词等核心元数据。著录应力求准确、规范，按照国家或行业标准（如《档案著录规则》）进行，确保信息的一致性和通用性。

编目则是在著录的基础上，将著录结果按照一定的规则组织起来，编制成各种目录。常见的档案目录有案卷目录、卷内文件目录、全引目录、分类目录、主题目录等。传统的编目方式是手工填写目录卡片，随着信息技术的发展，现在已普遍采用档案管理软件进行计算机辅助著录和编目，生成电子目录，极大地提高了检索效率和管理水平。

五、档案的保管与保护

档案的保管与保护是档案管理工作的重要环节，旨在延长档案寿命，确保档案实体和信息的安全。

档案保管需要具备适宜的库房条件。库房应选择地势较高、干燥通风、远离火源、水源和污染源的位置。库房内要控制好温湿度，配备必要的温湿度调控设备、防火、防盗、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等设施。档案装具（如档案柜、档案盒）应符合国家标准，材质耐久、无酸。

档案入库时，应按照档号顺序排放，通常采用“从左到右，从上到下”的方式。同时，要建立档案库房管理制度，严格执行入库、出库登记手续，无关人员不得随意进入库房。

档案保护工作还包括对受损档案的修复。对于出现霉变、虫蛀、破损、褪色的档案，应及时采取科学的修复技术进行处理，尽可能恢复其原貌和可