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固定资产管理操作手册

一、适用范围与目标

本手册适用于企业、事业单位及各类组织对固定资产的全生命周期管理，涵盖资产从新增、使用、维护到报废处置的各个环节。通过规范操作流程，实现固定资产的账实相符、责任明确、高效利用，保证资产安全完整，为财务核算、成本控制及决策分析提供准确依据。

二、操作流程详解

（一）新增资产入库

需求提报

使用部门根据工作需要，填写《固定资产新增申请表》，注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、使用人及到货时间，经部门负责人*签字确认后提交至行政部（或资产管理部）。

采购审批

行政部根据申请表及预算情况，编制采购计划，按审批权限逐级报批（如部门负责人→财务总监→总经理*）。审批通过后，交由采购部门执行采购。

验收入库

资产到货后，由行政部组织使用部门、采购部门共同验收：

核对实物与采购订单信息是否一致（名称、规格、数量等）；

检查资产质量及配件是否完好，随机文件（说明书、保修卡等）是否齐全；

验收合格后，填写《固定资产验收单》，参与验收人员签字确认。

信息登记

行政部根据《固定资产验收单》，在固定资产管理系统中创建资产档案，录入以下信息：

资产编号（按规则自动，如“ZC-部门代码-年份-序号”）；

资产名称、规格型号、类别（如电子设备、办公家具、生产设备等）；

使用部门、使用人、存放地点；

购置日期、原值、折旧年限、残值率；

供应商信息、保修期限等。

登记完成后，《固定资产登记表》（模板见第三章），同步更新纸质台账及系统数据。

（二）日常使用与维护

领用与保管

使用人凭部门负责人签字的《固定资产领用单》到行政部领用资产，签字确认后领用。使用人需妥善保管资产，避免人为损坏、遗失，离职时须办理资产交接手续。

维护与保养

对于大型设备、精密仪器，行政部需制定年度保养计划，委托专业人员进行定期检修，填写《固定资产维护记录表》；

日常使用中发觉故障，应及时报修，由行政部联系维修或协调更换，维修过程及费用记录存档。

状态变更登记

资产使用过程中若发生状态变更（如闲置、维修中、报废等），使用部门需及时通知行政部，更新系统中的“资产状态”字段，保证信息实时准确。

（三）定期盘点

盘点准备

每年至少组织一次全面盘点（半年度可抽盘），行政部提前10个工作日下发盘点通知，明确盘点范围、时间、分工及要求。使用部门需提前核对本部门资产台账与实物，保证信息一致。

实施盘点

盘点人员由行政部、财务部及使用部门人员组成（至少2人一组），逐项核对资产信息：

核对资产编号、名称、规格与台账是否一致；

检查资产状态（在用、闲置、报废等）与记录是否匹配；

清点数量，保证账实相符；

对差异资产（如盘盈、盘亏、毁损）标注原因，记录《固定资产盘点表》（模板见第三章）。

差异处理

盘点结束后，行政部汇总《固定资产盘点表》，分析差异原因：

盘盈资产：查明来源，如为外部赠送则补登记手续，如为漏登则新增档案；

盘亏资产：由使用部门提交《资产盘亏说明》，经部门负责人*签字，行政部核查原因后报财务部及管理层审批，审批后进行账务处理；

毁损资产：评估可修复价值，无法修复的按报废流程处理。

盘点结果及处理方案需在盘点结束后15个工作日内完成，并形成《固定资产盘点报告》。

（四）资产转移与调拨

内部调拨

因部门调整或工作需要，资产需跨部门转移时，由转出部门填写《固定资产内部调拨申请单》，注明转出/转入部门、资产信息、转移原因，经双方部门负责人*签字确认后提交行政部。行政部审核无误后，更新资产档案中的“使用部门”及“使用人”信息，并通知财务部调整账务。

外部移交

对外捐赠、投资或处置资产时，需经管理层审批，行政部办理移交手续，填写《资产移交清单》，接收方签字确认，同步更新资产状态为“已处置”。

（五）报废处置

报废申请

资产达到使用年限、无法修复或技术淘汰时，由使用部门提交《固定资产报废申请表》，注明资产信息、报废原因、鉴定意见（如需），经部门负责人*签字后报行政部。

鉴定与审批

行政部组织技术部门（或专业机构）对报废资产进行技术鉴定，确认是否具备报废条件。鉴定通过后，按审批权限报批（如行政部负责人→财务总监→总经理*）。

处置与销账

审批通过后，行政部选择处置方式（如公开拍卖、回收公司收购等），签订处置协议，回收款项交财务部入账。处置完成后，在固定资产管理系统中删除资产档案，同步更新纸质台账，保证账实核销。

三、常用工具模板

（一）固定资产登记表

资产编号

资产名称

规格型号

类别

使用部门

使用人

购置日期

原值（元）

折旧年限（年）

净值（元）

存放地点

备注

ZC-CW-2023-001

办公电脑

联想ThinkPad14

电子设备

财务部

张*

2023-03-15

5,000

5

3,000

财务部办公室

含打印机

（二）固定资产盘点表

资产编号

资产名