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合同管理多功能

一、适用场景与价值

二、合同管理全流程操作指南

（一）合同起草前准备

明确合同需求

根据业务目标（如采购、销售、合作、服务等）确定合同类型（如买卖合同、服务合同、保密协议等），梳理核心权利义务（如标的物、交付标准、付款方式、违约责任等）。

收集基础信息：双方主体资质（营业执照复印件、法定代表人身份证明）、历史合作记录（如有）、需求明细（如产品规格、服务范围、交付时间表）。

参考模板与法规

优先使用企业标准化合同模板（如采购合同模板、销售合同模板），若需定制条款，需保证符合《民法典》《合同法》等相关法律法规及行业监管要求。

涉及特殊领域（如建筑工程、知识产权、劳动用工）的合同，需咨询专业法务或第三方机构，保证条款合法合规。

（二）合同起草与填写

填写合同基本信息

按照“合同基本信息表”（见下文“核心表格模板”）逐项填写，包括合同编号、合同名称、双方主体信息（名称、地址、联系人、电话）、合同类型、签订日期、生效日期等。

关键信息需完整准确：如合同金额需同时填写大写和小写，日期需明确“YYYY年MM月DD日”，避免模糊表述（如“近期”“大概”）。

明确核心条款

标的条款：清晰描述合同标的物（如产品名称、型号、规格）或服务内容（如服务范围、交付标准），避免歧义。

权利义务条款：明确双方的权利（如收款权、验收权）和义务（如交付义务、保密义务），责任需对等。

履行期限与方式：约定具体时间节点（如交付日期、付款截止日）和履行方式（如快递交付、现场验收）。

价款与支付：明确金额、币种、支付方式（如银行转账、现金）、支付条件（如验收合格后30日内付款）及发票要求。

违约责任：约定违约情形（如逾期交付、质量不达标）及对应的违约金计算方式、赔偿范围，避免“违约责任由违约方承担”等模糊表述。

争议解决：明确争议解决方式（如协商、仲裁、诉讼），若选择仲裁，需注明仲裁机构名称（如“市仲裁委员会”）。

附件准备

合同附件是合同组成部分，需与主条款一致，如技术协议、验收标准、报价单等，附件需双方签字盖章确认。

（三）合同审批流程

发起审批

起草人将合同初稿及附件通过企业OA系统或审批工具提交至审批部门，填写《合同审批表》（见下文“核心表格模板”），注明合同类型、金额、风险点及审批需求。

分级审批

部门负责人审批：审核合同内容是否符合部门业务需求，金额是否在部门权限范围内。

法务部门审核：重点审核条款合法性、合规性，排查法律风险（如格式条款无效、侵权风险），提出修改意见。

财务部门审核：审核金额准确性、支付条款是否符合财务制度，资金预算是否到位。

高层审批：根据合同金额及重要性，由总经理、分管副总或董事会审批（如金额超过万元需总经理审批）。

审批反馈与修改

审批部门需在规定时限内（如2个工作日）反馈意见，起草人根据意见修改合同，修改后重新提交审批，直至所有审批通过。

（四）合同签署与生效

签署形式

纸质合同：打印纸质版合同（一式X份，根据双方需求确定份数），由双方法定代表人或授权代表人签字并加盖合同专用章或公章（骑缝章需覆盖所有页面）。

电子合同：通过合法第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证电子签名符合《电子签名法》规定，具有法律效力的电子合同。

生效条件

合同自双方签字盖章之日起生效；约定附条件生效的（如“本合同自审批通过之日起生效”），需满足条件后生效。

（五）合同履约跟踪

履约节点记录

合同管理员建立《合同履约跟踪表》（见下文“核心表格模板”），记录关键履约节点（如交付时间、验收日期、付款进度），设置提醒机制（如提前3天提醒付款）。

履约过程中出现变更（如交付时间延迟、服务范围调整），需签订《合同变更协议》，明确变更内容、生效时间及责任划分，避免口头约定。

风险预警

对逾期履约（如未按时交付、未按时付款）、质量问题、违约情形等及时预警，合同管理员需协调双方沟通解决，必要时启动违约责任条款。

（六）合同归档与查询

归档分类

合同履行完毕或终止后，由合同管理员整理合同原件（或电子合同存档）、审批表、履约记录、变更协议等资料，按“合同类型+年份+编号”分类归档（如“采购合同-2024-001”）。

纸质合同存入专用档案柜，电子合同备份至企业服务器或云端存储系统，设置查阅权限（仅相关部门可查阅）。

保存期限

根据《档案法》及企业规定，合同保存期限一般为：有固定期限的合同保存至到期后10年，无固定期限合同保存至终止后10年，涉及诉讼的合同保存至诉讼结束。

三、核心表格模板与填写说明

（一）合同基本信息表

字段名称

填写说明

示例

合同编号

按企业规则编制（如“部门缩写-年份-序号”，如“CG-2024-001”）

CG-2024-001

合同名称

明确合同类型及核心内容（如“产品采购合同”“项目服务合同”）

办公设备采购合同

甲方（采购