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供应链管理效率提升工具：采购到付款全流程模板

一、适用场景与价值定位

本模板适用于制造业、零售业、电商等需要规范采购流程的企业，尤其适合采购部门、财务部门及跨部门协作场景。具体应用场景包括：

新企业采购体系搭建：从零开始构建标准化采购到付款流程，明确各环节职责与输出物；

现有流程优化：针对采购周期长、对账困难、付款延迟等问题，通过模板梳理瓶颈，提升流程透明度；

集团化管控：多分公司/事业部统一采购标准，避免流程差异导致的合规风险；

数字化工具落地辅助：结合ERP、SRM等系统，将模板中的线下流程转化为线上节点，实现数据自动流转。

通过使用本模板，企业可显著降低采购沟通成本（平均缩短30%流程耗时）、减少人为错误（发票差异率下降50%以上）、强化供应商协同（交付准时率提升20%），同时实现采购全流程可追溯，为管理层决策提供数据支撑。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求发起：从业务需求到采购申请

操作主体：需求部门（生产部、销售部等）、采购专员、部门经理、财务预算岗

核心目标：保证采购需求明确、预算可控，避免盲目采购。

需求提报

需求部门根据生产计划、销售预测或库存情况，填写《采购需求申请表》（详见模板1），明确物料名称、规格型号、需求数量、期望交付日期、用途说明等关键信息。

示例：生产部因新增订单需采购A零件1000个，规格型号为-2024，要求15日内交付，用于产品组装。

需求初审

采购专员收到需求后，1个工作日内审核需求的合理性：核对物料编码是否准确、历史采购价格是否在预算范围内、供应商是否有替代方案等。

若需求不明确（如规格描述模糊），退回需求部门补充；若预算超支，同步反馈财务预算岗。

预算与审批

财务预算岗核对需求申请表中的预算金额与部门年度预算是否匹配，出具《预算审核意见》。

部门经理根据采购金额审批权限（如≤5万元由部门经理审批，＞5万元需分管总监审批）在系统中签批，审批通过后《采购需求确认单》，流转至采购部门。

（二）供应商寻源：从筛选到确定合作方

操作主体：采购专员、质量部、供应商管理岗

核心目标：选择资质合规、价格合理、交付可靠的供应商，保证采购质量。

供应商寻源

采购专员通过公开招标（预算＞10万元）、邀请招标（3家以上合格供应商）、询价比价（≤10万元）等方式收集供应商报价。

优先选择《合格供应商名录》内的供应商；新供应商需提交营业执照、生产许可证、ISO9001认证等资质文件。

供应商评估

质量部对新供应商进行现场审核（产能、工艺、品控体系）或样品测试（出具《检验报告》）；

供应商管理岗从价格（占比40%）、质量（过往批次合格率，占比30%）、交付（准时率，占比20%）、服务（响应速度，占比10%）四个维度打分，形成《供应商评估表》（详见模板2）。

3.确定合作供应商

采购专员汇总评估结果，选择综合得分最高的供应商，谈判确定最终价格、交货期、付款条款等，形成《供应商合作协议》，经法务审核后盖章生效。

（三）订单执行：从下单到履约跟踪

操作主体：采购专员、计划部、供应商

核心目标：保证订单信息准确，供应商按时按质交付。

采购订单创建

采购专员在ERP系统中录入《采购订单》（详见模板3），关联《采购需求确认单》和《供应商合作协议》，明确订单号、物料明细（编码、名称、规格、数量）、单价、总金额、交货地点、交付批次、验收标准等。

订单需经采购经理审核（金额＞20万元需总经理审批），审核通过后系统自动发送至供应商。

订单交付跟踪

供应商确认订单后，需在24小时内反馈《交货计划》（含批次、数量、物流方式）；

采购专员每周跟踪订单执行进度，若供应商可能延迟交付（如受产能、物流影响），提前3个工作日通知计划部，协商调整生产计划或寻找替代供应商。

（四）收货验收：从入库到质量确认

操作主体：仓库管理员、质量检验员、需求部门

核心目标：保证到货物料与订单一致，数量准确、质量合格。

到货核对

供应商送货至仓库时，仓库管理员核对《送货单》与《采购订单》信息（订单号、物料编码、数量），确认外包装是否完好，如有破损立即拍照留痕并联系供应商处理。

质量检验

质量检验员按《检验标准》（如AQL抽样标准）对物料进行检验：

外观检查：无划痕、变形、锈蚀；

尺寸测量：关键尺寸误差≤±0.5mm；

功能测试：通电测试、寿命测试等。

检验合格后，在《收货验收单》（详见模板4）上签字确认；不合格物料填写《不合格品处理单》，同步通知采购专员联系供应商退货或换货。

系统入库

仓库管理员将验收合格的物料信息录入ERP系统，《入库单》，更新库存台账，同时将《收货验收单》扫描至系统，关联采购订单。

（五）发票处理：从接收to三单匹配

操作主体：应付会计、采购专员

核心目标：保证发票真实、与订单及收货信息一致，避免税务风险。

发票接收与登记

供应商在物料交