原创力文档- 1、原创力文档（book118）网站文档一经付费（服务费），不意味着购买了该文档的版权，仅供个人/单位学习、研究之用，不得用于商业用途，未经授权，严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等，侵权必究。。
- 2、本站所有内容均由合作方或网友上传，本站不对文档的完整性、权威性及其观点立场正确性做任何保证或承诺！文档内容仅供研究参考，付费前请自行鉴别。如您付费，意味着您自己接受本站规则且自行承担风险，本站不退款、不进行额外附加服务；查看《如何避免下载的几个坑》。如果您已付费下载过本站文档，您可以点击 这里二次下载。
- 3、如文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等，请点击“版权申诉”（推荐），也可以打举报电话：400-050-0827(电话支持时间：9:00-18:30)。
- 4、该文档为VIP文档，如果想要下载，成为VIP会员后，下载免费。
- 5、成为VIP后，下载本文档将扣除1次下载权益。下载后，不支持退款、换文档。如有疑问请联系我们。
- 6、成为VIP后，您将拥有八大权益，权益包括：VIP文档下载权益、阅读免打扰、文档格式转换、高级专利检索、专属身份标志、高级客服、多端互通、版权登记。
- 7、VIP文档为合作方或网友上传，每下载1次， 网站将根据用户上传文档的质量评分、类型等，对文档贡献者给予高额补贴、流量扶持。如果你也想贡献VIP文档。上传文档
公司档案管理与保管规程
汇报人：XX
Contents
01
档案管理基础
02
档案收集与整理
03
档案的保管与保护
06
档案管理的法规与标准
04
档案的利用与借阅
05
电子档案管理
PART01
档案管理基础
档案的定义与分类
档案是公司历史和活动的记录，包括文件、报告、图表等，具有法律和行政价值。
档案的定义
档案可按内容分为行政管理、财务会计、人力资源等类别，便于检索和使用。
按内容分类
档案按形式可分为纸质档案、电子档案等，不同形式的档案需要不同的管理方法。
按形式分类
档案管理的目的
档案管理旨在确保公司所有重要文件和资料的完整性，防止信息丢失或损坏。
确保信息完整性
档案管理有助于公司遵守相关法律法规，避免因档案问题导致的法律风险和经济损失。
遵守法律法规
通过有序的档案管理，可以快速检索到所需文件，提升工作效率和决策速度。
提高检索效率
档案管理的原则
档案管理必须确保信息安全，防止未授权访问，保护公司机密不被泄露。
保密性原则
档案信息必须真实可靠，准确无误，避免因信息错误导致的决策失误。
准确性原则
确保档案内容全面，记录无遗漏，维护档案的原始性和完整性，便于追溯和查证。
完整性原则
档案的收集、整理、归档和更新要迅速及时，确保档案反映最新的公司活动和决策。
及时性原则
01
02
03
04
PART02
档案收集与整理
档案收集流程
明确哪些文件属于公司档案，包括纸质文件、电子文档等，确保收集的全面性。
确定档案收集范围
采用分类收集、定期收集等方式，确保档案的系统性和完整性，便于后续整理和归档。
档案收集方法
设定合理的档案收集时间表，确保档案收集工作有序进行，避免遗漏重要文件。
档案收集时间规划
档案整理方法
根据档案的性质和内容，将文件分类，如财务、人事、项目等，便于检索和管理。
分类归档
01
将纸质档案通过扫描等技术手段转化为电子档案，便于长期保存和快速查阅。
数字化处理
02
为每份档案创建详细索引，包括关键词、日期、相关人物等，提高档案检索效率。
建立索引系统
03
档案归档要求
根据档案的性质和内容，制定明确的分类标准，确保档案易于检索和管理。
档案分类标准
01
02
依据相关法规和公司政策，确定各类档案的保存期限，合理安排档案的销毁或长期保存。
档案保存期限
03
对档案进行保密级别划分，确保敏感信息的安全，防止未经授权的访问和泄露。
档案保密级别
PART03
档案的保管与保护
保管环境要求
适宜的温湿度控制
档案库房需维持恒定的温度和湿度，以防止纸张老化和霉变，通常温度控制在14-24℃，湿度在45-60%。
01
02
防火与防盗措施
安装自动报警系统和监控摄像头，确保档案在火灾和盗窃等紧急情况下得到及时保护。
03
防光与防尘
档案库房应避免直接日光照射，使用防紫外线窗帘或玻璃，同时采取措施减少灰尘，保持档案的整洁。
保护措施实施
档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的物理状态良好，及时进行必要的维护和修复。
定期检查与维护
为防止原件损坏，应将重要档案进行数字化处理，建立电子档案备份，确保信息的长期安全。
数字化备份
实施严格的档案访问权限管理，确保只有授权人员才能接触档案，防止未授权访问和信息泄露。
安全访问控制
定期检查与维护
检查和维护档案库房的温湿度监控系统，确保档案存储环境符合标准，防止环境因素对档案造成损害。
对已数字化的档案进行定期更新，确保数据的完整性和可读性，防止技术过时导致的数据丢失。
定期对档案实体进行检查，确保档案的物理状态良好，及时发现并处理破损、霉变等问题。
档案实体检查
数字化档案更新
环境监控系统维护
PART04
档案的利用与借阅
档案查阅流程
查阅过程监督
查阅申请提交
03
查阅过程中，档案管理人员需在场监督，确保档案不被损坏或泄露，并记录查阅详情。
查阅资格审核
01
员工需填写档案查阅申请表，明确查阅目的和所需档案内容，提交给档案管理部门审批。
02
档案管理部门对申请者身份和查阅理由进行审核，确保查阅活动符合公司规定和安全要求。
查阅结果反馈
04
查阅结束后，档案管理人员需整理查阅结果，及时反馈给申请者，并归档查阅记录。
借阅规定与限制
公司规定，只有具备相应权限的员工才能借阅特定级别的档案资料，以确保信息安全。
借阅资格限制
档案借阅有明确的时间限制，一般不超过一周，逾期未还者将受到相应的处罚。
借阅时间限制
每位员工一次借阅的档案数量有限制，以防止资料丢失和管理混乱。
借阅数量限制
档案借阅必须出于工作需要，不得用于个人目的，违者将承担法律责任。
借阅用途限制
利用档案的法律责任
在利用档案时，必须遵守相关法律法规，防止泄露国家秘密和商业机密，确保信息安全。
01
确保信息安全
档案借阅
文档评论（0）