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会议纪要记录与分发规程

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CONTENTS

01

会议纪要的准备

02

会议纪要的记录

03

会议纪要的整理

04

会议纪要的审核

05

会议纪要的分发

06

会议纪要的存档

会议纪要的准备

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01

确定会议主题

会议主题应直接反映会议的主要目的和预期成果，确保参与者对会议目标有清晰的认识。

明确会议目的

通过问卷调查或初步讨论，征求潜在参会者的意见，以确定他们关心的主题和问题。

征求参与者意见

在确定会议主题前，需广泛收集与会议相关的议题和问题，以便全面覆盖讨论内容。

收集相关议题

01

02

03

准备会议资料

整理会议前的提案、报告和背景资料，确保所有参与者都能获得必要的信息。

收集会议相关文件

根据会议内容准备PPT、视频或其他演示材料，以辅助说明和增强会议的互动性。

准备演示材料

明确列出会议讨论的议题和时间分配，帮助参与者提前做好准备，提高会议效率。

确定会议议程

安排会议记录人员

选择具备速记能力的人员

挑选能够快速准确记录会议要点的人员，确保会议内容无遗漏。

明确记录人员的职责

记录人员需负责整理会议纪要，包括会议时间、地点、出席人员及讨论内容。

提供必要的培训

对记录人员进行专业培训，包括会议记录技巧和使用相关软件工具的能力。

会议纪要的记录

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02

记录会议内容

确保会议纪要准确反映会议的核心议题和预期达成的目标。

01

捕捉并记录下会议中每个议题的关键讨论点和不同意见。

02

详细记录会议中作出的决策以及分配给个人或团队的具体行动项。

03

记录每个发言人的姓名和发言时间，确保信息的准确性和可追溯性。

04

明确会议主题和目标

详细记录讨论要点

记录决策和行动项

注明发言人和时间戳

记录参会人员意见

指定专人负责记录，确保每位参会人员的意见都被准确无误地记录下来。

明确记录责任

会议过程中使用录音设备，以便在整理会议纪要时能够回放，确保信息的完整性。

使用录音设备辅助

会议结束后，及时整理参会人员的意见，并通过邮件或会议纪要初稿的形式进行确认。

整理并确认意见

记录决策与结论

会议中做出的决策应详细记录，包括决策的性质、涉及的部门和执行的时间表。

明确决策内容

详细记录每个决策项的责任人和执行人，以及他们的具体职责和完成任务的期限。

记录责任分配

对会议中达成的共识和结论进行归纳总结，确保记录的准确性和完整性。

总结会议结论

会议纪要的整理

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03

整理会议要点

列出会议中达成的每项决议，确保每项决策都有明确的责任人和完成时限。

明确会议决议

01

总结会议中的主要讨论点，包括提出的问题、观点和建议，以便后续跟踪和执行。

归纳讨论主题

02

详细记录会议中提及的重要数据、统计信息和事实，为决策提供可靠依据。

记录关键数据和信息

03

核对会议事实

01

核对会议签到表，确保所有出席人员名单准确无误，包括主持人和记录员。

02

对照会议录音或笔记，确保会议纪要中记录的决议与实际讨论结果一致。

03

核对会议纪要中的时间和地点信息，确保其与实际会议安排完全相符。

确认会议出席人员

核实会议决议内容

检查会议时间地点

编辑会议纪要草稿

将会议讨论中出现的关键点和意见分歧进行归纳整理，便于后续查阅和参考。

详细记录会议中作出的决策和分配的任务，包括负责人和完成的期限。

在草稿中明确列出会议的主题和所有参与人员名单，确保信息的准确性。

确定会议主题和参与人员

记录会议决策和行动项

整理会议讨论要点

会议纪要的审核

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04

内部审核流程

指定具有相关经验和知识的人员负责会议纪要的审核工作，确保内容的准确性。

审核人员的确定

明确审核标准，包括格式规范、内容完整性、事实准确性等，以保证会议纪要的质量。

审核标准的制定

记录审核过程中的修改意见和决策，确保审核工作的透明性和可追溯性。

审核过程的记录

修改与完善纪要

检查会议纪要中的数据、时间、地点等事实信息，确保无误，避免误导。

核对事实准确性

对会议纪要中的表述进行润色，确保语言清晰、逻辑连贯，便于理解。

完善表述清晰度

回顾会议录音或笔记，补充未记录的重要讨论点或决策，确保纪要完整性。

补充遗漏要点

确认纪要无误

检查会议录音或笔记，确保会议纪要内容与实际讨论一致，无遗漏或错误。

核对会议记录

特别关注会议决策、行动点和责任分配等关键信息，确保其准确无误。

确认关键信息

确保会议纪要的格式规范，包括标题、日期、参会人员名单及正文内容的排版。

审查纪要格式

将初步纪要发送给会议参与者，收集他们的反馈意见，确保信息的准确性。

征求参与者反馈

会议纪要的分发

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05

确定分发对象

根据会议内容和决策影响，确定哪些利益相关者需要接收会议纪要。

识别关键利益相关者

将接收者分为公司内部员工和外部合作