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建设工程竣工验收资料归档指南

建设工程竣工验收资料是工程项目从策划、勘察、设计、施工到竣工验收全过程的真实记录和重要凭证，是工程建成后进行维护、管理、改扩建以及追究工程质量责任的重要依据。做好竣工验收资料的归档工作，对于保障工程建设质量、规范工程管理、促进城市建设可持续发展具有不可替代的作用。本指南旨在为相关从业人员提供一套系统、实用的资料归档操作指引，确保归档资料的完整性、准确性、规范性和可利用性。

一、归档范围与责任主体

（一）归档责任主体

建设单位是工程竣工验收资料归档的总负责单位，对整个工程项目的资料完整性和真实性负总责。勘察、设计、施工、监理等参建单位应各自负责其职责范围内形成的工程资料的收集、整理、审核，并向建设单位移交符合要求的资料。城建档案管理机构负责对建设工程档案的接收、保管和利用进行业务指导与监督。

（二）归档资料范围界定

竣工验收资料的归档范围应全面覆盖工程建设的各个环节，具体而言，通常应包括但不限于以下几大类：

1.工程准备阶段文件：包括项目建议书、可行性研究报告、立项批复、规划许可、用地许可、施工许可等前期审批文件，以及招投标文件、合同文件等。

2.工程勘察、设计文件：勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件及相关审查意见、变更设计文件等。

3.工程施工文件：这是归档资料的核心部分，涵盖施工管理资料、技术交底记录、测量放线记录、原材料及构配件质量证明文件和复试报告、施工试验记录、隐蔽工程验收记录、分部分项工程质量验收记录、质量事故处理记录等。各专业工程（如土建、给排水、电气、暖通、智能化等）的施工资料应分别整理。

4.工程监理文件：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、平行检验记录、工程款支付证书、监理工作总结等。

5.工程竣工验收文件：包括竣工验收申请报告、验收组组成名单及资格审查、验收方案、各专项验收（规划、消防、环保等）合格证明文件、工程质量评估报告、勘察设计质量检查报告、施工单位竣工报告、监理单位质量评估报告、竣工验收会议纪要、竣工验收证书等。

6.竣工图：竣工图是工程竣工验收后，反映工程实际状况的图纸，必须做到图物相符，加盖竣工图章，并由相关责任人签字。凡结构形式、工艺、平面布置等有重大改变或变更部分超过图面1/3的，应重新绘制竣工图。

二、归档资料的质量要求

（一）真实性与准确性

所有归档资料必须真实反映工程建设的实际情况，数据准确无误，不得虚构、伪造或随意涂改。原始记录、检测报告、验收记录等必须是第一手资料，签字手续齐全，责任明确。

（二）完整性与系统性

归档资料应齐全完整，能够全面反映工程建设的全过程。从项目立项到竣工验收的各个阶段、各个专业的资料均应收集齐全，不得缺漏。资料的排列应系统有序，遵循工程建设的自然规律和资料形成的先后顺序，便于查阅和利用。

（三）规范性与标准化

1.格式规范：各类资料应使用规范的表格样式，表格内容填写应清晰、完整，语言简练、专业。

2.书写要求：手写资料应使用不易褪色的蓝黑墨水或碳素墨水书写，字迹工整、清晰，不得使用铅笔、圆珠笔或易褪色的墨水。计算机打印的资料应采用激光打印，确保字迹清晰耐久。

3.签章齐全：所有需要签字盖章的资料，必须由相关责任人亲笔签字并加盖单位有效印章，不得代签或盖复印章。

4.纸张规格：归档资料一般应采用A4幅面纸张，若原始资料尺寸过大，应按规范进行折叠或裁剪；尺寸过小的，应粘贴在A4幅面的衬纸上。

5.复印件要求：复印件作为归档资料时，必须注明原件存放处，并由提供单位加盖公章及经手人签字，确保复印件与原件一致。

（四）耐久性与安全性

归档资料应选用符合档案保管要求的纸张和书写材料，确保其长期保存不易变质、褪色。对于声像资料、电子档案等特殊载体档案，应采取相应的存储和保护措施，防止损坏和丢失。

三、归档程序与流程

（一）资料收集与整理

施工单位在工程施工过程中，应同步收集、整理工程技术资料，做到边施工边整理，竣工时完成初验。监理单位应对施工单位提交的资料进行审核，确保其真实、完整、准确。建设单位负责收集汇总勘察、设计、监理、施工等各单位移交的资料及自身形成的前期文件和竣工验收文件。

（二）资料组卷与编目

1.组卷原则：资料组卷应遵循“单位工程→分部工程→分项工程”的层次进行，或按资料的性质、形成阶段进行分类组卷。每个案卷应有明确的主题和完整的内容。

2.案卷构成：每个案卷应包括卷内目录、资料原件、备考表。卷内资料排列顺序应符合逻辑，一般按资料形成的先后顺序或重要程度排列。

3.编目要求：卷内文件应逐页编号，页号编写在文件右下角（或左下角，背面在左上角）。案卷封面应填写清楚工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等信息。案卷脊背应填写工程名称及案卷号