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最新食堂采购询价管理办法

食堂采购询价管理办法

一、总则

为加强食堂采购管理，规范采购询价流程，确保采购物资的质量和价格合理，降低采购成本，保障食堂的正常运营和食品安全，特制定本办法。本办法适用于本单位食堂的所有物资采购询价活动。

二、询价管理原则

1.公平公正原则：询价过程应严格遵循公平、公正、公开的原则，对所有参与报价的供应商一视同仁，不得有任何歧视或偏袒行为。

2.质量优先原则：在确保物资质量符合食堂使用要求和食品安全标准的前提下，进行价格比较和选择。不得因追求低价而降低采购物资的质量标准。

3.成本效益原则：通过科学合理的询价方式，充分比较不同供应商的报价和服务，选择性价比最高的物资和供应商，实现采购成本的有效控制和经济效益的最大化。

4.廉洁自律原则：参与询价的工作人员应严格遵守廉洁自律的各项规定，不得接受供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益，不得与供应商串通损害单位利益。

三、询价管理机构及职责

1.询价小组

成立由食堂管理人员、财务人员、审计人员等组成的询价小组，负责食堂采购询价的具体组织和实施工作。询价小组设组长一名，由食堂管理部门负责人担任，全面负责询价工作的统筹协调和决策。

2.询价小组职责

制定询价方案，确定询价物资的品种、规格、数量、质量要求、交货时间和地点等相关事项。

筛选符合条件的供应商，向其发出询价函或邀请其参与报价。

组织供应商报价，对报价文件进行收集、整理和初步审查。

对各供应商的报价进行比较和分析，评估其价格合理性、质量可靠性和服务水平。

根据询价结果，提出推荐供应商名单和采购建议，报上级领导审批。

与选定的供应商进行商务谈判，签订采购合同，并监督合同的执行情况。

3.相关部门职责

食堂管理部门：负责提出采购需求，明确物资的品种、规格、质量要求等，并对采购物资的使用情况进行跟踪和反馈。

财务部门：负责对询价过程中的资金预算、报价审核、合同付款等进行监督和管理，确保采购资金的合理使用和安全。

审计部门：负责对询价活动的合法性、合规性和公正性进行审计监督，对发现的问题及时提出整改意见和建议。

四、询价流程

1.采购需求提出

食堂管理部门根据食堂的运营情况和实际需求，定期或不定期提出采购需求计划。采购需求计划应包括物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等详细信息，并经食堂管理部门负责人审核签字后报询价小组。

2.供应商筛选

询价小组根据采购需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等进行综合评估和筛选，确定符合条件的供应商名单。一般情况下，每次询价应选择不少于三家的供应商参与报价。

3.询价函发出

询价小组向选定的供应商发出询价函，询价函应包括以下内容：

采购物资的详细信息，如名称、规格、型号、数量、质量标准等。

交货时间、地点和方式。

报价要求，包括报价有效期、报价包含的费用范围（如运输费、税费等）、付款方式等。

报价文件的格式和内容要求，如报价单、产品说明书、质量检验报告等。

询价截止日期和联系方式。

4.供应商报价

供应商在收到询价函后，应按照询价函的要求，在规定的时间内将报价文件密封送达询价小组指定的地点。报价文件应包括报价单、产品说明书、质量检验报告、营业执照副本复印件等相关资料，并加盖供应商公章。

5.报价文件审查

询价小组在收到供应商的报价文件后，应及时进行审查。审查内容包括报价文件的完整性、有效性、符合性等。对于不符合询价函要求的报价文件，询价小组有权予以拒收。

6.价格比较和评估

询价小组对符合要求的报价文件进行整理和统计，对各供应商的报价进行比较和分析。在比较价格时，应考虑以下因素：

物资的质量、性能和品牌。

交货时间和地点。

售后服务承诺。

付款方式和期限。

其他相关费用，如运输费、税费等。

通过综合评估，确定各供应商的报价得分，并根据得分高低进行排序。

7.推荐供应商确定

询价小组根据价格比较和评估结果，结合食堂的实际需求和其他相关因素，提出推荐供应商名单和采购建议。推荐供应商应具备价格合理、质量可靠、服务良好等条件。推荐供应商名单和采购建议应经询价小组全体成员签字确认后报上级领导审批。

8.商务谈判和合同签订

经上级领导审批同意后，询价小组与推荐供应商进行商务谈判。谈判内容包括价格、质量标准、交货时间、付款方式、售后服务等条款。在谈判过程中，应充分争取有利的采购条件，确保采购合同的公平、合理和有效。谈判达成一致后，双方签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，以及违约责任等条款。

9.合同执行和监督

采购合同签订后，食堂管理部门和相关部门应按照合同约定的条款，组织物资的验收、入库和付款等工作。同时，要对供应商的交货情况、产品质量、售后服务等进行跟踪和监督，