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企业质量索赔函写作范本及注意事项

在商业合作中，产品或服务的质量是维系合作关系的基石。当交付的产品或提供的服务未能达到约定标准，给己方造成损失时，一份规范、严谨且具有说服力的质量索赔函就成为维护自身合法权益、促进问题解决的重要工具。本文将结合实务经验，提供企业质量索赔函的写作范本，并阐述关键的注意事项，以期为企业提供切实可行的指导。

一、撰写质量索赔函的核心原则

在动手撰写索赔函之前，首先应明确其核心目标：清晰、准确地陈述问题，有理有据地提出索赔要求，并寻求双方都能接受的解决方案。因此，函件的撰写需遵循以下原则：

1.有据可依：所有指控和索赔要求都必须基于客观事实和合同约定、行业标准或法律法规。

2.清晰明确：问题描述、损失计算、索赔金额及依据、期望解决方案等，都应清晰、具体，避免模糊不清或模棱两可的表述。

3.客观理性：尽管可能遭受损失，但函件的语气应保持专业、克制，避免使用攻击性或情绪化的语言，以利于问题的协商解决。

4.讲求策略：在坚持原则的基础上，函件也应体现一定的灵活性和协商意愿，为后续沟通留下余地。

二、企业质量索赔函写作范本

以下提供一个通用的质量索赔函范本，企业可根据具体情况进行调整和补充。

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关于[产品/服务名称]质量问题的索赔函

[对方公司全称]：

发函日期：[年月日]

事由：关于[合同编号XXX]项下[产品/服务名称]存在严重质量问题并要求赔偿的函

尊敬的[对方公司联系人姓名及职务，如：XX公司王经理]：

贵我双方于[合同签订日期]签订了《[合同名称]》（合同编号：[合同编号XXX]），约定由贵公司向我公司提供[产品/服务名称]（具体规格、型号、数量等可简述，如：XX型号设备XX台，或XX项目XX服务）。我公司已按合同约定履行了[付款等相关义务，如：相应的预付款支付义务]。

[第一部分：问题陈述与事实依据]

[年月日]，我公司收到贵公司交付的上述[产品/服务名称]（批次/单号：[如有，请填写]）。在我方入库检验/初步使用/过程验收中（请根据实际情况选择或修改），发现该批[产品/服务]存在以下严重质量缺陷，具体表现为：

1.[具体问题一]：例如，XX部件尺寸与图纸不符，误差达到XX，不符合合同附件X中关于XX的约定标准。

*相关证据：详见附件一《XX检验报告》、附件二《问题实物照片X张》。

2.[具体问题二]：例如，XX性能指标测试结果为XX，低于合同约定的XX标准，导致设备无法正常启动/运行不稳定/功能缺失。

*相关证据：详见附件三《XX性能测试记录》、附件四《故障视频片段》。

3.[其他问题]：[请逐条清晰、客观地描述，并对应列出证据材料]。

上述质量问题已导致我公司[第二部分：阐述质量问题造成的影响及损失]

*[直接影响]：例如，该批产品无法投入使用/生产线停工/项目进度延误。

*[直接损失]：例如，已产生的检验费用XX元、为处理该问题额外支出的人工费用XX元、因停工造成的直接生产损失XX元（可简述计算依据）。

*[间接损失/预期利益损失，如适用且有依据]：例如，由于交货延迟导致我公司错失市场机会，预计损失XX元（需谨慎主张，并说明合理依据）。

[第三部分：索赔依据]

根据双方签订的上述合同第[X]条“质量标准与验收”及第[Y]条“违约责任”的明确约定：“[引用合同中相关条款原文，例如：若乙方所提供产品不符合合同约定质量标准，甲方有权要求乙方退货、换货，并可要求乙方赔偿因此造成的直接经济损失]。”

鉴于贵公司提供的[产品/服务名称]存在上述严重质量问题，已构成严重违约，且给我公司造成了实际经济损失，依据《中华人民共和国民法典》第五百七十七条（“当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。”）及双方合同约定，我公司有权向贵公司提出索赔。

[第四部分：索赔要求]

基于以上事实和理由，我公司郑重向贵公司提出如下索赔要求：

1.[具体索赔方式一，例如：退货并返还货款]：请贵公司在收到本函后[X]日内，将该批次存在质量问题的[产品/服务名称]全部运回，并返还我公司已支付的货款XX元。

或[具体索赔方式二，例如：换货并承担相关费用]：请贵公司在收到本函后[X]日内，免费更换符合合同质量标准的[产品/服务名称]，并承担因此产生的所有运输费用及拆装费用。

或[具体索赔方式三，例如：折价处理]：若贵公司同意对该批产品进行折价处理，经我公司核算，要求在原合同单价基础上降低XX%，即总价款调整为XX元。

2.[经济赔偿]：请贵公司赔偿我公司因此遭受的直接经济损失共计人民币[具体金额]元（大写：人民币[具体金额大写]元整）。该损失包括但不限于：[列出主要损失构成，如检验费、人