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药品采购管理自查报告

一、自查背景

根据公司药品采购管理制度及相关部门要求，为进一步规范药品采购行为，保障药品质量安全，提高采购效率，特组织本次药品采购管理自查。自查范围涵盖药品采购全流程，包括需求计划编制、供应商选择、合同签订、入库验收、储存管理及付款等环节。本次自查时间为XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日，由药品管理部门牵头，联合财务、质量控制等部门共同参与。

二、自查依据

《药品管理法》及其实施条例

《药品采购质量管理规范》（GSP）相关要求

公司《药品采购管理制度》及《药品供应商管理规定》

上级主管部门年度检查及整改要求

三、自查内容与方法

（一）需求计划管理

检查内容：药品需求计划的编制依据、审批流程是否规范，是否存在超常或盲目采购现象。

检查方法：抽查最近3个季度药品需求计划及审批记录，核对采购量与实际消耗量的匹配度。

执行情况：100%完成需求计划编制，经科室及采购部门联合审批，与历史消耗数据基本吻合。

（二）供应商管理

检查内容：

供应商资质审核是否完整（营业执照、药品生产/经营许可证等）

供应商档案建立和更新是否及时

供应商准入及退出机制是否健全

检查方法：查阅供应商档案，核对最近2年新增供应商资质及淘汰供应商记录。

执行情况：

100%供应商具有合法资质，档案完整，近年新增3家，淘汰2家，均符合要求。

每年开展供应商绩效评估，但记录不够详细。

（三）采购与合同管理

检查内容：

采购方式合规性（公开招标、竞争性谈判等）

采购文件编制完整性

合同条款关键内容（质量标准、供货周期、违约责任等）及签订规范性

检查方法：抽查6个药品采购项目，核对采购文件及合同记录。

执行情况：

95%药品通过正常招标采购，5%为小额即时采购，符合制度要求。

合同基本完整，但部分条款（如质量投诉处理）不够细致。

（四）药品验收管理

检查内容：

验收流程是否符合GSP要求（人、证、账、货相符）

验收记录是否规范完整

不合格药品处理程序是否合规

检查方法：随机抽查近6个月入库药品验收记录及不合格品台账。

执行情况：

98%药品验收手续齐全，符合规范。

存在1例电脑系统记录缺失，但已手补。

全部不合格药品均按规定隔离存放并上报。

（五）储存与养护

检查内容：

药品存储条件（温湿度、光线、通风等）是否达标

质量状态标识是否清晰

近效期药品预警及出库优先管理措施

检查方法：现场检查仓库存储状态，查阅近效期药品预警记录。

执行情况：

库存药品存储基本符合要求，但货架分区标识不够清晰。

近效期药品出库率94%，但预警机制不够主动。

四、自查发现的主要问题

供应商绩效评估记录不够完善：部分评估仅记录Scores未具体说明优缺点，不利于供应商动态管理。

合同条款细节不足：少数合同中关于质量投诉处理流程不够明确。

仓库货架分区标识需优化：部分货架药品分类不够清晰，容易交叉污染或错发。

近效期预警机制需加强：系统未自动标记近效期药品，依赖人工统计，存在滞后性。

部分验收记录存在手补现象：反映出原始记录习惯和系统维护需加强。

五、问题原因分析

供应商管理流程中未强调持续改进的量化指标，归因于制度设计时未充分考虑绩效评估的深度。

六、整改措施与计划

序号

问题事项

整改措施

责任部门

完成时限

验收标准

1

供应商绩效评估记录不完善

制定《供应商年度综合评价细则》，增加评分项及改进建议，各部门用表标准化。

药品采购部

XXXX年XX月XX日

绩效评估表完整覆盖质量、服务等维度

2

合同条款不够完善

完善合同模板，增加“质量投诉响应时间”等条款，采购部门增加审核环节前移。

法务部、采购部

XXXX年XX月XX日

全部合同条款经质管部门审核签字

3

仓库货架标识不清

对仓库货架重新绘制区域分类图，药品按储存条件分区，并完成扫描枪库位数据同步。

仓储部、IT部

XXXX年XX月XX日

所有药品上架前录入系统，扫码可定位

4

近效期预警机制薄弱

升级采购系统，增加预警模块自动同步ERP库存数据，设置多个预警提前期（3个月/1个月/15天）。

IT部、信息科

XXXX年XX月XX日

系统自动生成近效期报表并邮件推送销售部

5

验收记录存在手补现象

强化学员GSP培训，并开发电子审批模板，对超期手补记录建立责任追究制（责任人：采购员、验收员共同承担）。

人事部、培训部

XXXX年XX月XX日

原始数据必须实时录入，周末补录率低于5%

七、长效机制建设

供应商动态管理：建立年度考核与动态评分结合制度，不合格供应商连续两年考核末位取消合作。

标准化合同控制：引入法律顾问参与重点合同审核，建立标准条款变更更新机制。

药品追溯系统优化：引入物联网温湿度监测设备，实现全程数据监控，接口对接ERP系统自动预警。

信息化能力建设：逐年淘汰纸质记录，2025年完成后实现