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餐饮行业采购流程标准操作手册

第一章总则

1.1目的与依据

为规范本餐饮企业采购行为，确保采购物料的质量安全、成本合理、供应及时，提高采购效率，防范采购风险，特制定本手册。本手册依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，并结合餐饮行业特点及实际运营需求编制。

1.2适用范围

本手册适用于公司各门店、中央厨房及相关部门的所有物料采购活动，包括食材、酒水饮料、一次性用品、清洁用品、厨房用具、办公用品等。所有参与采购活动的人员均须严格遵守本手册规定。

1.3基本原则

1.合法合规原则：严格遵守国家法律法规及公司各项规章制度，杜绝一切违法违规行为。

2.质量优先原则：在满足成本控制要求的前提下，确保采购物料符合国家食品安全标准及公司质量规定。

3.成本效益原则：通过科学的采购方法和有效的供应商管理，力求以最合理的成本获取最佳的物料价值。

4.公开透明原则：采购过程应保持公开、公平、公正，确保采购行为的透明度，接受监督。

5.权责明确原则：明确各部门及相关人员在采购流程中的职责与权限，确保责任到人。

6.持续改进原则：定期对采购流程进行评估与优化，不断提升采购管理水平。

第二章组织与职责

2.1采购部门（或采购负责人）职责

1.负责本手册的组织实施、解释及修订建议。

2.制定并执行公司整体采购策略和年度采购计划。

3.供应商的开发、评估、选择、管理及关系维护。

4.采购订单的下达、跟踪、执行与协调。

5.市场价格调研与分析，控制采购成本。

6.采购合同的洽谈、签订与管理。

7.配合相关部门进行物料验收与不合格品处理。

8.采购档案的建立与管理。

2.2需求部门（如厨房、前厅、行政部等）职责

1.根据经营需求和库存情况，准确、及时提报采购申请。

2.参与物料质量标准的制定和供应商的考察评估。

3.负责物料的现场验收（数量、规格、外观等），并在验收单上签字确认。

4.对所接收物料的质量问题及时反馈给采购部门。

5.配合采购部门进行市场调研和成本控制工作。

2.3仓库部门职责

1.负责物料的入库登记、存储保管与出库管理。

2.定期进行库存盘点，确保账实相符，并向相关部门提供准确的库存信息。

3.对库存物料的质量状况进行监控，及时上报临近保质期或已变质的物料。

4.配合采购部门和需求部门进行物料验收。

2.4财务部门职责

1.负责采购预算的审核与控制。

2.根据审批后的采购合同、验收单、发票等凭证办理付款手续。

3.对采购成本进行核算与分析。

4.监督采购资金的使用情况，确保资金安全。

第三章采购流程

3.1需求提报与审批

1.需求提报：需求部门根据实际经营需要、菜单标准及库存水平，填写《采购申请单》，注明物料名称、规格型号、数量、质量要求、预计使用日期等信息，并由部门负责人签字确认。对于常规性物料，可采用周期性提报方式；对于临时性或紧急性物料，应单独提报。

2.需求审核：《采购申请单》提交至采购部门，采购部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核。涉及大额或特殊物料采购，需报请公司相关领导审批。审核通过后，方可进入采购环节。

3.2采购计划制定

采购部门根据审核通过的《采购申请单》，结合市场供应情况、价格趋势及库存策略，编制《采购计划书》，明确采购物料的品名、规格、数量、预计单价、供应商（或待选供应商范围）、采购时间节点等。

3.3供应商选择与评估

1.供应商开发：采购部门应积极拓展合格供应商资源，建立供应商信息库。供应商需具备合法经营资质、良好的商业信誉、稳定的供货能力和可靠的质量保证体系。

2.供应商评估：对新供应商，采购部门应组织相关人员（如厨房、质检人员）进行实地考察，核实其资质证明、生产能力、质量控制、卫生条件等，并索取样品进行检验。对现有供应商，应定期（如每季度或每半年）从产品质量、价格、交货期、售后服务、合作配合度等方面进行综合评估，评估结果作为后续合作的重要依据。

3.合格供应商名录：经评估合格的供应商，纳入《合格供应商名录》进行管理。采购活动原则上应从名录中选取供应商。

3.4询价、比价与议价

1.询价：采购部门根据采购计划，向至少三家及以上合格供应商发出询价，明确采购物料的具体要求，获取书面报价单。对于长期合作的大宗物料，可签订框架协议。

2.比价：采购部门对各供应商的报价单进行汇总，从价格、质量、规格、交货期、付款条件、售后服务等多个维度进行综合比较。

3.议价：对拟合作的供应商，采购部门可就价格、付款方式等关键条款进行进一步洽谈，争取最优惠条件。议价过程应做好记录。

3.5合同签订

1.对于金额较大、长期合作或有特殊要求的采购项目，应与供应商签订书面采