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企业数据管理规范及操作手册

前言

本手册旨在规范企业全流程数据管理行为，保证数据安全性、完整性、合规性及高效利用，适用于企业内部各业务部门、数据管理部门及相关岗位人员，涵盖数据从产生到销毁的全生命周期管理要求。

第一章数据管理全生命周期操作规范

一、数据采集：精准获取，源头把控

核心目标：保证采集数据符合业务需求、来源合法、内容准确，避免过度采集或违规获取。

操作步骤：

明确采集目的与范围

业务部门根据业务需求（如客户管理、产品优化、财务核算等），填写《数据采集需求申请表》（见第二章模板1），明确数据用途、采集范围（字段清单）、使用期限及安全等级。

数据管理部门对需求进行合规性审核，重点核查是否符合《数据安全法》《个人信息保护法》等法规要求，避免采集与业务无关的敏感数据（如个人生物识别信息、宗教信仰等）。

制定采集方案

数据管理部门联合业务部门制定数据采集方案，明确采集方式（系统自动抓取、人工录入、第三方接口对接等）、数据来源（内部系统、外部合作方、用户主动提交等）、频率（实时/定时/手动）及质量标准（如完整性≥95%、准确率≥98%）。

执行数据采集

优先通过系统接口自动采集，减少人工干预；确需人工录入的，需制定统一的数据录入规范（如日期格式“YYYY-MM-DD”、金额保留两位小数）。

第三方数据源需签订《数据安全合作协议》，明确数据权属、使用范围及安全责任。

数据初验与清洗

采集完成后，对数据进行初步校验：检查必填字段是否缺失、数据格式是否符合规范、是否存在重复或异常值（如年龄为200岁）。

对校验不通过的数据，反馈至采集方进行修正或重新采集，保证原始数据质量。

二、数据存储：分类归档，安全可控

核心目标：根据数据类型、安全等级实施分类存储，保障数据存储介质安全、访问权限可控、备份机制完善。

操作步骤：

数据分类与分级

依据数据敏感性将分为四级：

公开级：可对外公开的数据（如企业简介、产品目录）；

内部级：企业内部使用的数据（如部门架构、业务流程文档）；

敏感级：包含部分敏感信息的数据（如客户联系方式、合同金额）；

核心级：涉及企业核心利益或个人隐私的高敏感数据（如财务报表、员工证件号码号、用户证件号码正反面）。

数据管理部门建立《数据资产清单》（见第二章模板2），标注每类数据的名称、类别、安全等级、负责人及存储位置。

选择存储介质与方式

公开级、内部级数据：存储于企业内部共享服务器或云存储平台，设置只读或读写权限；

敏感级、核心级数据：必须存储于加密存储介质（如加密硬盘、安全数据库），采用“本地备份+异地灾备”模式，本地备份每日1次，异地灾备每周1次。

权限配置与审计

遵循“最小权限原则”，仅授予相关人员访问权限，敏感级及以上数据访问需经部门负责人审批；

存储系统开启操作日志功能，记录用户访问时间、IP地址、操作内容（如查看/修改/删除），日志保存期限不少于6个月。

定期巡检与维护

数据管理部门每月对存储介质进行健康检查（如硬盘坏道检测、服务器负载监控），保证存储环境稳定；

对过期或失效数据（如已离职员工信息、终止合作客户数据），按流程进行归档或标记待删除。

三、数据处理：规范操作，合规使用

核心目标：保证数据处理（清洗、转换、分析、挖掘等）过程符合业务规则与法规要求，防止数据泄露或滥用。

操作步骤：

制定数据处理规则

业务部门提出数据处理需求（如客户数据去重、业务指标计算），填写《数据处理申请表》（见第二章模板3），明确处理目标、方法、范围及输出格式。

数据管理部门审核处理逻辑的合规性，避免对敏感数据进行违规关联分析（如将用户地理位置与医疗数据结合）。

执行数据处理

优先使用企业统一的数据处理工具（如ETL工具、数据分析平台），禁止使用未经授权的第三方软件；

数据清洗过程中，对敏感信息（如证件号码号、手机号）进行脱敏处理（如部分隐藏、替换为*号），脱敏规则需符合《个人信息安全规范》（GB/T35273）。

结果验证与归档

处理完成后，对结果进行抽样验证（如随机抽取100条数据检查准确性），保证符合业务需求；

处理结果数据需单独存储，与原始数据分离，并在《数据资产清单》中更新记录。

禁止性行为

严禁未经授权将数据用于申请范围外的用途（如将客户数据用于营销推送）；

严禁将敏感数据至个人电脑、私人网盘或通过即时通讯工具传输。

四、数据共享：按需授权，全程留痕

核心目标：规范数据共享流程，保证数据在可控范围内高效流转，避免无序扩散或泄露风险。

操作步骤：

共享需求申请

因业务需要跨部门共享数据时，由需求方填写《数据共享申请表》（见第二章模板4），说明共享数据名称、用途、接收方、使用期限及安全措施。

审批与授权

内部级数据共享：由需求部门负责人审批；

敏感级及以上数据共享：需经数据管理部门及分管领导审批，必要时需签订《数据