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跨部门协作任务分配及跟踪管理模板

一、适用场景与价值

在企业运营中，跨部门协作是推动复杂项目、实现战略目标的关键路径。本模板适用于以下场景：

多部门联动项目：如新产品上市（需研发、市场、销售、供应链协同）、年度战略落地（需各业务单元与职能部门配合）；

临时性攻坚任务：如客户重大投诉处理（需客服、产品、技术、法务协作）、突发事件应对（需行政、IT、公关联动）；

流程优化与变革：如数字化转型（需IT、业务部门、财务共同推进）、管理体系认证（需质量、人力、各业务部门参与）。

通过标准化任务分配与跟踪流程，可解决跨部门协作中常见的“责任不清、进度滞后、信息差、推诿扯皮”等问题，保证目标对齐、资源协同、闭环落地，提升协作效率与成果质量。

二、全流程操作步骤详解

（一）任务发起与需求提报

目标：明确任务核心诉求，为后续分配奠定基础。

操作步骤：

发起部门填写《跨部门协作任务申请表》（见模板表格），内容包括：

任务背景与目标（需清晰描述“为什么要做”“要达到什么效果”，如“为提升客户复购率，需在Q3上线会员积分体系”）；

关键交付物（明确“输出什么”，如《会员积分体系方案》《系统功能清单》《上线测试报告》）；

时间要求（区分“计划启动时间”“关键节点时间”“最终交付时间”，如“9月1日启动，9月15日完成方案评审，10月1日上线”）；

资源需求（需其他部门配合的人员、预算、权限等，如“需研发部2名开发工程师支持，预算5万元用于系统测试”）；

风险预判（可能遇到的协作障碍，如“系统接口对接可能存在技术壁垒”）。

发起部门负责人审核申请表，保证目标清晰、需求合理；

将审核通过的任务申请表提交至协作管理部门（如项目管理办公室、总经办）或指定统筹人（如项目总监*经理）备案。

（二）任务拆解与分配确认

目标：将复杂任务拆解为可执行单元，明确责任主体。

操作步骤：

协作管理部门/统筹人组织相关部门召开任务启动会（发起部门、潜在接收部门负责人及核心成员参与），内容包括：

发起部门阐述任务目标、需求及背景；

各部门就任务可行性、资源匹配度进行讨论；

共同拆解任务为“子任务模块”（如“会员积分体系”拆解为“需求调研-方案设计-系统开发-测试上线-运营推广”5个模块）。

针对每个子任务模块，明确：

接收部门（负责执行的主体，如“需求调研”由市场部负责，“系统开发”由研发部负责）；

任务负责人（接收部门指定专人，需具备决策能力，如市场部主管、研发部工程师）；

协作人员（配合执行的人员，如市场部专员、研发部前端开发）；

交付标准（明确“完成到什么程度算合格”，如“需求调研需输出《用户访谈记录》《需求规格说明书》，并通过发起部门评审”）。

填写《任务分配确认表》（作为模板表格附表），由接收部门负责人签字确认，反馈至协作管理部门；

协作管理部门汇总确认结果，形成《跨部门协作任务清单》，同步至所有参与部门负责人。

（三）执行过程与进度跟踪

目标：实时掌握任务进展，及时发觉并解决问题。

操作步骤：

接收部门负责人组织团队制定子任务执行计划，明确每日/每周具体工作内容，更新至《任务跟踪表》（模板表格核心表）；

进度更新机制：

日常更新：任务负责人在协作工具（如企业钉钉）中同步当日进展，遇到问题即时标记；

周度更新：每周五17:00前，接收部门负责人填写《任务跟踪表》中的“当前进度”“最新进展”“存在问题”三栏，提交至协作管理部门；

节点复盘：关键节点（如方案评审、系统测试）完成后，召开节点会，输出《节点复盘报告》，确认是否进入下一阶段。

发起部门定期（如每周）跟踪整体进度，重点关注滞后任务，主动对接接收部门知晓障碍；

协作管理部门汇总各部门进度，编制《跨部门协作周报》，发送至各分管领导及部门负责人，内容包括：整体进度概览、滞后任务清单、需协调资源。

（四）问题协调与风险应对

目标：快速解决协作障碍，保证任务不偏离轨道。

操作步骤：

建立问题分级机制：

一般问题：接收部门自行解决（如资源调配、需求细节调整），24小时内闭环；

协作问题：需跨部门协调（如研发部与市场部对需求理解不一致），由接收部门负责人发起协调会，协作管理部门组织相关方讨论，48小时内明确解决方案；

重大风险：可能影响整体目标（如技术瓶颈导致上线延迟），由协作管理部门上报至分管领导，成立专项攻坚小组，制定应急预案（如调整上线时间、外部技术支援）。

所有问题及解决过程记录在《问题跟踪台账》（模板表格附表），包含“问题描述、责任部门、解决措施、完成时限、状态（待解决/解决中/已闭环）”。

（五）成果验收与闭环归档

目标：保证任务产出符合预期，沉淀经验教训。

操作步骤：

接收部门在最终交付时间前3个工作日，提交《任务交付物清单》及成果（如文档、系统、报告），发起验收；

发起部门组织验收（可邀请协作管理部门、相关技术专