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警告与感谢信管理规范

1.总则

1.1目的

为规范公司内警告信与感谢信的发出、归档和管理，明确相关职责，维护公司纪律和提升员工积极性，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司全体员工及相关管理人员。

1.3基本原则

公平公正原则：警告与感谢信的发出应基于事实，标准一致，不偏袒任何个人或部门。

及时原则：相关信件应在事件发生后尽快发出，确保信息的时效性。

明确原则：信件内容应清晰、具体，明确告知事件细节、影响及后续措施或表彰内容。

记录原则：所有警告信与感谢信均需妥善归档，以备查阅。

2.警告信管理

2.1警告信的定义与类型

警告信是公司对员工违反规章制度、工作要求或行为规范所发出的正式书面通知，旨在提醒并要求改正。根据严重程度和性质，可分为：

口头警告（仅作记录，适用于轻微或首次轻微违规）

书面警告

正式书面警告（通常伴随纪律处分或绩效影响）

2.2警告信的适用情形

违反公司规章制度（如考勤、保密、行为准则等）。

工作失职、渎职，未能达到合理的工作标准。

不当行为，如员工间冲突、违反职业道德等。

其他依公司规定需给予警告的情形。

2.3警告信的发出程序

调查核实：相关部门（如人力资源部、直接上级）负责对违规事件进行客观、全面的调查核实，收集证据，确保证据链完整。

初步沟通（可选）：在发出正式书面警告前，可直接上级与员工进行初步沟通，了解情况，给予员工申辩机会。

制定警告信：

内容应包括：事件发生时间、地点、经过；员工的具体行为；该行为违反的规章制度条款；确认的事实依据；对员工行为的定性（如对公司的负面影响）；明确的改进要求和期限；后续可能产生的后果（如再次违规的处分）。

语言应严肃、客观、不带情绪化评判。

由相关部门负责人或指定人员草拟。

审核批准：草拟的警告信需按公司权限层级报请上级领导审核批准。

送达员工：

口头警告/书面警告：可由直接上级口头告知并辅以书面记录，员工签字确认收到。

正式书面警告：应以正式书面形式（如公司信函）送达员工。送达时应有两名见证人在场，并确保证员工本人签收（如有拒绝签收，应记录在案，并请见证人签字证明送达过程）。

送达时，应向员工说明信件内容，给予其阅读和理解的机会，并记录谈话要点。员工如有异议，允许其提出申辩意见，并记录在案。

记录归档：送达后，原件或副本应由人力资源部存档，并存档员工签收记录、调查材料等supportingdocuments。

2.4警告记录的运用

员工的警告记录将作为其绩效评估、岗位调整、晋升、续约或解雇等决策的参考依据。

连续或严重违规的警告信可能导致更严厉的纪律处分，直至解除劳动合同。

3.感谢信管理

3.1感谢信的定义

感谢信是对员工在特定方面表现优异、做出突出贡献、或展现出值得赞扬的行为所发出的正式书面表彰。旨在肯定员工的努力，激励其继续保持，并鼓励其他员工学习。

3.2感谢信的适用情形

超越本职工作职责，做出显著贡献或取得突出业绩。

在困难或紧急情况下，展现出的杰出表现、责任感或协作精神。

主动提出建设性意见并产生积极效果。

在同事中起模范带头作用，或积极帮助他人。

其他公司认为值得公开或私下表彰的行为。

3.3感谢信的发出程序

识别与推荐：直接上级或相关部门负责人识别到值得表彰的事件或行为。也可由同事或客户等进行推荐。

核实情况：相关部门（通常由人力资源部或直接上级复核）对表扬事迹进行核实，确保证实其真实性、具体性。

撰写感谢信：

内容应具体、真诚，明确指出员工值得感谢的具体行为、事由及其积极影响。

语言应积极、正面，表达公司对员工贡献的认可和感谢。

由人力资源部或直接上级撰写。

审批：感谢信经相关负责人审阅批准。

发送方式：

正式感谢信：可采用公司信函形式，寄送到员工家中或通过公司内部邮件发送。通常可由更高级别管理者进行口头宣读或宣读部分内容。

内部通报/公告：对于具有榜样作用的表彰，可在公司内部刊物、公告栏或内部会议上进行通报表扬。

非正式感谢（如口头表扬）：对于一些日常的、非重大的值得肯定的瞬间，可直接上级进行口头表扬。

记录（非强制存档，但建议记录）：对于正式感谢信，应在人力资源部有记录，以备查阅公司对员工的正面评价历史。内部通报应作为公司文化建设的资料保存。

4.管理与存档

4.1人力资源部职责

负责监督警告信和感谢信管理流程的执行。

指导相关部门进行事件调查和信件撰写。

审核各类警告信和感谢信，确保合规性。

负责接收、整理和归档所有警告信和感谢信原件或副本及相关记录。

管理员工相关记录查询。

对发出警告信的员工提供必要的咨询或辅导（如适用）。

4.2相关部门和管理人员职责

遵守本规范，规范使用警告信和感谢信。

及时、客观地完成事件调查，提供准确的材料。

按规定流程报审和发送信