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财务报销流程及政策说明书

一、引言

为规范公司财务管理，明确报销标准与流程，提高报销效率，确保公司资金安全与合理使用，特制定本财务报销流程及政策说明书。本说明书旨在为公司全体员工提供清晰、便捷的报销指引，确保各项费用支出符合公司规定及国家相关法律法规。请各部门员工认真阅读并严格遵照执行。

二、报销基本流程

（一）事前申请（如适用）

对于特定类型或金额的费用，员工应在费用发生前提交《费用事前申请单》，注明费用事由、预计金额、发生时间等信息，经相关负责人审批同意后方可执行。事前申请的具体范围和审批权限由公司根据实际情况确定。

（二）费用发生与凭证取得

员工在日常工作中发生费用支出时，应主动向收款方索取合法、合规的原始凭证（通常为发票）。原始凭证是报销的唯一合法依据，务必妥善保管。

（三）报销单填写与凭证整理

1.填写报销单：员工需根据费用性质，选择相应的《费用报销单》或《差旅费报销单》等，逐项、清晰、准确地填写费用发生日期、事由、金额、附件张数等信息。所有栏目均应填写完整，不得涂改。

2.粘贴原始凭证：将取得的原始凭证（发票、行程单等）整齐、分类粘贴在《报销单》后或粘贴单上，确保凭证内容清晰可见，便于审核。较小的票据应均匀排列，避免重叠。

（四）审批流程

1.部门负责人审核：报销人将填写完整、附件齐全的报销单提交给部门负责人。部门负责人需对费用的真实性、必要性及合规性进行审核，并在报销单上签字确认。

2.财务部门审核：经部门负责人审核通过的报销单，交由财务部门进行专业审核。财务审核主要包括：原始凭证的合法性、合规性、完整性；报销金额的准确性；费用标准的执行情况；报销单填写的规范性等。

3.最终审批：根据公司授权体系，财务审核通过的报销单需提交至相应级别的领导进行最终审批。

（五）报销款项支付

经最终审批通过的报销单，由财务部门根据公司资金安排，通过银行转账等方式将报销款项支付至报销人指定的个人银行账户。支付完成后，财务部门会进行相应的账务处理。

三、报销政策细则

（一）发票管理规定

1.发票类型：公司原则上仅接受国家税务机关认可的正规发票，包括增值税专用发票、增值税普通发票等。特殊情况下，如确实无法取得发票，需提供合规的收款收据及情况说明，并经相关领导审批。

2.发票要求：

*发票抬头必须为公司全称，不得有错别字或简称。

*发票内容应真实、清晰，与实际发生的经济业务相符。

*发票须加盖开票单位的发票专用章，印章清晰完整。

*电子发票需提供打印件，并确保其真实性和唯一性。

3.发票遗失：原始发票遗失的，原则上不予报销。特殊情况需由报销人书面说明情况，并提供相关证明材料（如付款凭证、开票方存根联复印件并加盖开票方公章等），经部门负责人及财务负责人批准后，方可酌情处理。

（二）各项费用报销标准

1.差旅费

差旅费是指员工因公出差所发生的交通、住宿、伙食等费用。

*交通费用：

*出差人员应根据出差任务的紧急程度和经济性原则选择合适的交通工具。

*乘坐飞机、高铁等交通工具的，需符合公司规定的级别标准或经事前审批。

*市内交通费用可选择实报实销（凭合规票据）或按日限额补贴方式，具体标准参照公司最新差旅费管理办法。

*住宿费用：根据出差目的地的不同，设定相应的住宿标准上限。员工应选择安全、经济的住宿场所，凭合规住宿发票报销，超标准部分原则上自理。

*伙食补贴：按出差自然天数计算，实行定额补贴，具体标准参照公司规定。如已享受招待用餐，则相应餐次的伙食补贴不再发放。

2.业务招待费

业务招待费是指为开展业务活动需要而合理开支的招待费用。

*业务招待应坚持必要、合理、节约的原则。

*报销业务招待费时，需注明招待对象、事由、人数及陪同人员。

*单笔或累计业务招待费金额达到一定标准的，需提前申请或事后补充详细说明。

*提倡采用公司协议酒店或餐厅进行招待，以争取更优价格。

3.办公费用

办公费用包括日常办公用品、印刷品、水电费、租赁费等。

*办公用品一般由行政部门统一采购、登记、发放，员工个人零星采购需符合公司规定。

*报销办公费用时，需提供合规发票及相关采购清单或验收证明。

4.通讯费用

员工因工作需要产生的通讯费用，可按公司规定标准报销。一般采用限额报销或凭票实报实销方式，具体标准根据岗位性质确定。

5.其他费用

如培训费、交通费、维修费等其他费用，参照公司相关专项管理规定执行，凭合规凭证报销。

（三）报销时限

为保证财务核算的及时性与准确性，各项费用应在发生完毕后规定期限内（如一个月内）及时办理报销手续，跨年度费用原则上不予报销（特殊情况除外）。

四、注意事项

1.所有报销凭证必须真实、合法、有效，严禁虚报、冒