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行政办公流程管理及审批系统使用指南

一、系统适用场景与价值体现

本系统适用于企业日常行政办公中各类流程化审批场景，通过线上化、标准化管理替代传统纸质审批，解决跨部门协作效率低、审批进度不透明、流程节点不清晰等问题。具体应用场景包括但不限于：

员工日常事务审批：如请假（事假、病假、年假）、加班申请、出差申请等；

行政资源管理：如办公用品采购申请、固定资产申领/报废、会议室预订申请等；

财务类流程：如费用报销（差旅费、招待费、办公费）、预付款申请、付款审批等；

人事行政流程：如入职/离职手续办理、用印申请、文件流转审批等。

通过系统使用，可实现审批流程可视化、数据统计便捷化、行政成本集约化，有效提升办公效率与管理规范性。

二、系统操作全流程指南

（一）前期准备：账号登录与权限配置

账号登录：员工通过企业统一门户进入系统，使用工号（或手机号）及初始密码登录，首次登录需修改密码并完成实名认证（由行政部*老师负责审核）。

权限确认：登录后，在“个人中心-权限管理”中查看自身操作权限（如“发起申请”“审批待办”“流程查询”等），不同岗位对应不同审批权限（如部门主管可审批本部门请假，行政总监可审批采购申请）。

（二）发起申请：填写表单并提交

选择申请类型：登录系统后，“新建申请”，根据需求选择对应的审批模板（如“请假申请单”“费用报销单”“采购申请单”等）。

填写申请信息：

基础信息：申请人姓名、所属部门、工号、联系方式等（系统自动填充，无需手动填写）；

申请详情：根据模板要求填写具体内容（如请假申请需填写请假类型、起止时间、事由；采购申请需填写物品名称、规格、数量、预估金额等）；

附件：如有必要（如病假需附医院证明、采购需附报价单），“附件”添加扫描件或照片（支持PDF、JPG、Word格式，单个文件不超过10MB）。

选择审批流程：根据企业预设流程选择审批链（如“请假申请”默认流程为：部门主管→分管领导→行政部；“采购申请”流程为：申请人→部门主管→行政部→财务部→总经理）。

提交申请：确认信息无误后，“提交”按钮，系统将自动发送审批提醒至第一审批人待办列表。

（三）审批流程：跟踪进度与处理待办

审批人操作：审批人登录系统后，在“待办事项”中查看需处理的申请，进入详情页：

查看信息：核对申请人填写内容、附件材料是否完整；

审批操作：根据实际情况“同意”“驳回”或“转交审批”：

“同意”，系统自动流转至下一审批节点；

“驳回”，需填写驳回理由（如“事由不明确”“附件缺失”），申请将退回至申请人，修改后可重新提交；

“转交审批”，可指定其他人员代为审批（需提前在系统中配置转交权限）。

申请人跟踪进度：申请人可在“我的申请-进行中”查看审批进度，显示当前审批人、已处理节点及预计等待时间；若审批超时（如超过2个工作未处理），系统将自动提醒审批人及部门负责人。

（四）结果处理：归档与反馈

审批完成：所有审批节点通过后，系统自动“审批通过通知”，申请人可在“我的申请-已完成”中查看最终审批结果及电子审批单（支持、打印）。

文件归档：行政部或档案管理员定期将已完成的审批单（含附件）导出为PDF格式，按“申请类型-日期”分类存储至企业服务器，保证电子档案可追溯。

异议反馈：若申请人对审批结果有异议，可在“已完成申请”中“申诉”，填写申诉理由并提交至行政部*老师，由其协调处理。

三、行政审批通用申请表模板

表单名称：[公司]行政办公审批申请单

申请编号

（系统自动）

申请日期

年月日

申请人信息

姓名

部门

工号

（系统自动填充）

申请事项

□请假申请□费用报销□采购申请□会议室预订□用印申请□其他________

紧急程度

□普通□紧急□特急

申请详情

（根据申请类型填写，如请假需注明：请假类型□事假□病假□年假，起止时间_至_，共计____天；采购申请需注明：物品名称、规格、数量、预估金额、用途等）

附件清单

（如无附件可填“无”，有则列出：1.________（名称）；2.________（名称））

审批流程

部门主管审批

分管领导审批

行政部审批

意见：___________签字：_________日期：______

意见：___________签字：_________日期：______

意见：___________签字：_________日期：______

备注

（如需说明的特殊情况，可在此填写）

四、使用过程中需重点关注的事项

（一）申请信息填写规范

内容真实完整：申请人需保证所填信息（如请假事由、采购物品明细、费用金额等）真实准确，不得虚构或遗漏关键信息；涉及金额、数量等数据需与附件材料一致。

语言简洁清晰：申请事由、需求描述等需简明扼要，避免模糊表述（如“采购办公用品”需具体到“A4纸10包、签字笔20支”）