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财务报销申请单详细填写规范

一、适用范围与常见报销场景

本规范适用于公司全体员工因公支出费用的报销管理，涵盖日常工作中各类需由公司承担的经济业务场景，包括但不限于：

日常办公费用：如办公用品采购、打印复印费、快递费、通讯费（办公电话、流量套餐）等；

差旅费用：因公出差的交通费（飞机、高铁、汽车）、住宿费、市内交通费、伙食补贴等；

业务招待费用：接待客户、合作伙伴发生的餐费、礼品费（需符合公司礼品管理规定）、活动场地费等；

市场与推广费用：展会参展费、宣传物料制作费、广告投放费（需附推广方案审批件）等；

其他合规费用：如员工培训费（需附培训通知）、固定资产零星采购（单价2000元以下）等。

二、报销申请单填写全流程详解

（一）报销前：资料准备与合规自查

收集合规票据

取得合法有效的原始票据（发票）：需为税务监制章清晰的增值税发票（电子发票需打印并注明“已报销”及日期），发票抬头必须为“[公司全称]”，税号准确无误；

票据内容需与实际业务一致：如办公用品需注明具体品名、数量，差旅费需注明出行日期、路线，餐费需注明招待对象及事由；

补充证明材料：大额支出（单笔超5000元）需附合同或审批单，差旅费需附出差审批单，业务招待费需附《招待事由说明》（含客户单位、接待人、目的）。

确认报销类别与周期

根据费用性质选择对应报销类别（如“办公费”“差旅费”），避免混填；

确认报销周期：费用需在发生后1个月内提交报销，跨季度费用需提前向财务部申请（特殊情况说明原因）。

（二）第一步：填写基本信息栏（必填项完整准确）

在申请单顶部“基本信息”区域按以下要求填写：

申请人：填写本人姓名（工号系统自动关联，无需手动填写）；

所在部门：填写所在部门全称（如“市场部”“研发中心”）；

报销日期：填写实际提交申请单的日期（需早于票据日期1个月内）；

报销周期：填写费用所属自然月或季度（如“2024年3月1日-2024年3月31日”）；

费用合计：填写本次报销总金额（小写，保留两位小数），并在“大写”栏填写中文大写金额（如“￥1,234.56”对应“壹仟贰佰叁拾肆元伍角陆分”）。

（三）第二步：填写费用明细栏（逐项列示，清晰可追溯）

按费用类别逐行填写“费用明细”表格，每行对应一类费用，需包含以下信息：

序号：按费用类别顺序填写（如1、2、3…）；

费用类别：从下拉选项中选择（如“办公费”“差旅费”），不可自行填写其他类别；

发生日期：填写单笔费用的实际发生日期（如“2024-03-15”）；

金额：填写该类别费用的小写金额（保留两位小数），需与票据金额一致；

费用事由：简要说明费用用途（需具体，如“采购A4纸100包，用于部门日常打印”“出差至上海参加行业展会，往返高铁票”）；

备注：填写特殊情况说明（如“含增值税专票1张，税率13%”“住宿费超标部分由个人承担200元”）。

示例：

序号

费用类别

发生日期

金额（元）

费用事由

备注

1

办公费

2024-03-10

580.00

采购签字笔、笔记本、文件夹

含普票3张

2

差旅费

2024-03-15

1,200.00

出差北京参加客户会议，高铁票

附出差审批单（编号X

（四）第三步：整理附件（票据与证明材料齐全）

票据粘贴：将所有原始票据按费用类别分类，整齐粘贴在“附件粘贴单”上（票据右上角对齐，不得遮挡发票代码、金额、税号等信息）；

附件清单：在“附件清单”栏填写附件数量及类型（如“附件1：发票5张，附件2：出差审批单1份”），并在“附件张数”处填写总张数；

特殊情况说明：若票据无法清晰反映业务（如一批混合采购的办公用品），需另附《费用明细说明》（加盖部门公章）。

（五）第四步：提交审批（按流程逐级签字）

部门负责人审核：申请人将填写完整的申请单及附件提交至部门负责人，负责人审核费用真实性、合理性，签字并注明日期；

财务部审核：部门负责人签字后，提交至财务部，财务专员审核票据合规性、填写完整性、金额准确性，若发觉问题，当场退回修改；

总经理审批：单笔报销金额超5000元或特殊费用（如大额招待费），需经总经理签字审批；

财务付款：审批通过后，财务部于5个工作日内将款项支付至申请人工资卡（需在申请单填写“收款账户信息”：户名、开户行、卡号）。

三、财务报销申请单模板（标准版）

财务报销申请单

基本信息

申请人

*工号：_________

所在部门

___________

联系电话

___________

报销日期

_______年_月_日

报销周期

_______年_月_日至_______年_月_日

费用合计（小写）

￥_________元

费用合计（大写）

______________________________元整

费用明细

序号

费用类别

——

———-

1

2

3

…