多行业采购订单及验收单模板.docVIP

多行业通用采购订单及验收单模板指南

一、适用范围与典型场景

制造业企业采购生产原材料；

服务业公司采购办公设备与软件服务；

建筑项目采购建材与施工服务；

教育机构采购教学器材与第三方培训服务。

二、操作流程详解

（一）采购订单与执行

需求发起：由需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、期望交付时间及预算，经部门负责人*经理审批后提交至采购部。

供应商选择：采购部根据需求内容，通过询价、比价或招标方式选择合格供应商，确认最终价格、交货周期及售后服务条款。

订单编制：采购员工根据供应商反馈信息，在采购订单模板中填写完整内容（包括订单编号、双方信息、物品清单、金额等），经采购部负责人主管及财务部审核无误后，盖章生效。

订单下达：将生效的采购订单同步给供应商，并要求供应商在规定时间内书面确认（如加盖公章回传），保证双方对订单信息无异议。

进度跟踪：采购部定期跟进订单执行进度，与供应商确认生产/备货情况，保证按约定时间交付；如遇延期，及时协调并通知需求部门。

（二）验收单填写与确认

收货准备：供应商按订单约定交付物品/服务时，需求部门提前准备验收场地、工具及验收标准（如技术参数、质量要求等）。

现场核对：收货时，需求部门与供应商共同核对物品名称、规格、数量是否与订单一致，检查外包装是否完好；对于服务类项目，需确认服务范围、人员资质是否符合约定。

质量检验：

物品类：根据行业标准或订单约定的技术指标进行检验（如尺寸、功能、材质等），必要时可送第三方机构检测；

服务类：通过现场测试、成果展示或用户反馈等方式评估服务质量，保证达到合同要求。

结果记录：验收员*师傅将验收结果（合格/不合格及具体说明）填写在验收单模板中，注明验收时间、参与人员及订单编号。

问题处理：若验收不合格，需在验收单中明确不合格项，并立即通知采购部与供应商协商解决方案（如退货、换货或整改），整改后重新验收。

签字确认：验收合格后，需求部门、采购部及供应商三方（或双方，若为内部验收）在验收单上签字盖章，完成验收流程；验收单原件交由采购部存档，复印件分发至需求部门及财务部。

三、模板结构与填写说明

（一）采购订单模板

字段名称

填写说明

订单编号

格式为“PO-年份-月份-流水号”（如PO-2024-05-001），保证唯一性

采购方信息

填写公司全称、地址、联系人*工及电话（仅工作联系方式）

供应商信息

填写供应商全称、地址、联系人*经理及电话（仅工作联系方式）

订单日期

填写订单日期（YYYY-MM-DD格式）

交付地址

详细填写物品交付或服务提供的具体地址

付款方式

如“月结30天”“货到付款”等，需与合同约定一致

物品/服务清单

按行填写名称、规格型号、单位、数量、单价、金额，合计金额需大写与小写一致

交付时间

明确具体日期或时间段（如“2024年5月30日前”“2024年5月15日-20日”）

备注

填写特殊要求（如包装方式、运输方式、验收标准等）

双方签字盖章

采购方：采购部负责人主管、需求部门负责人经理；供应商：授权代表签字+公章

（二）验收单模板

字段名称

填写说明

验收单编号

格式为“YH-订单编号-流水号”（如YH-PO-2024-05-001-001）

关联订单编号

填写对应的采购订单编号，便于追溯

验收日期

填写实际验收日期（YYYY-MM-DD格式）

验收地点

填写验收发生的具体地址

验收参与人员

需求部门：验收员师傅、需求负责人主管；供应商：送货员师傅、技术代表工

物品/服务清单

与采购订单清单一致，增加“验收结果”列（填写“合格”“不合格”或“部分合格”）

不合格项说明

若验收不合格，需详细描述问题（如“规格不符”“功能故障”），并附照片或检测报告

整改要求

针对不合格项，明确整改内容及期限（如“3日内更换合格产品”）

验收结论

填写“通过验收”“待整改后验收”或“拒收”

双方签字盖章

需求部门：验收员师傅、部门负责人经理；供应商：参与人员签字（如拒收可不签）

四、使用要点与风险提示

信息准确性：订单与验收单中的物品名称、规格、数量、金额等关键信息必须与合同一致，避免因笔误导致纠纷；编号需唯一且连续，便于后续查询与审计。

责任明确：验收时需求部门与供应商需共同在场，验收结果需双方签字确认；若为异地验收，可通过视频连线方式全程记录，保证验收过程透明。

文档保存：采购订单、验收单及相关沟通记录（如邮件、确认函）需保存至少3年，电子档备份至公司服务器，纸质档分类存档，防止丢失或损坏。

特殊情况处理：

延期交付：供应商需提前3个工作日书面告知延期原因及新交付时间，采购部评估后协调需求部门调整计划；

数量差异：收货时如发觉数量短缺，需当场在送货单上注明并要求供应商签字确认，后续补货或扣款；

质量问题：