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公司费用审批与报销操作指南

一、适用范围与常见报销场景

本指南适用于公司全体员工因公发生的各项费用报销及审批流程，涵盖日常办公、差旅、业务招待、市场推广、固定资产采购等常见场景。具体包括：

日常办公费用：如办公用品采购、打印复印、通讯费、快递费等；

差旅费用：因公出差的交通、住宿、伙食补助、市内交通费等；

业务招待费用：客户接待、商务洽谈产生的餐费、礼品费等；

市场推广费用：展会参展、广告投放、宣传物料制作等；

其他费用：如培训费、维修费、固定资产购置等（需事前申请审批）。

二、费用报销全流程操作步骤

（一）费用发生与原始凭证准备

事前申请（如需）：单笔费用≥5000元或属于大额采购（如固定资产、广告服务等），需提前填写《费用申请单》（见模板三），明确费用用途、预算、明细及附件，经部门负责人初审后报管理层审批，审批通过后方可执行。

取得合规原始凭证：

费用发生时，务必取得合法、合规的原始凭证（如增值税发票、定额发票、行程单、付款凭证等）；

发票抬头需为公司全称（与营业执照一致），税号、开户行等信息准确无误；

发票内容需与实际业务一致（如“办公用品”需附明细清单，“餐费”需注明招待对象及事由）；

电子发票需打印并备注“已核验，仅限本次报销使用”，同时保留电子档备查；

交通凭证（如机票、火车票）需注明出行人、起止时间、路线，差旅住宿发票需附入住清单。

（二）部门负责人初审

员工在费用发生后5个工作日内，整理原始凭证，填写《费用报销单》（见模板一），粘贴整齐（左上角对齐，附件大小不超过凭证），经部门负责人*审核签字。

部门负责人需重点审核：

费用是否与部门预算匹配，是否符合业务必要性；

原始凭证是否真实、完整、合规，金额计算是否准确；

报销标准是否符合公司规定（如差旅住宿标准、招待费限额等）。

（三）财务部复审

部门负责人审核通过后，员工将《费用报销单》及附件提交至财务部，由财务专员*进行复审。

财务部审核要点：

报销单填写是否规范（字迹清晰、无涂改、大小写一致）；

附件是否齐全（发票、申请单、行程单、清单等）；

费用是否符合会计准则及公司财务制度（如招待费是否超出年度预算限额）；

涉及预借款的，需冲销预借款（多退少补）。

审核通过后，财务部在《费用报销单》“财务审核”栏签字；若审核不通过，注明退回原因并反馈给员工补充修改。

（四）管理层审批

根据费用金额及类型，按权限报请管理层审批：

5000元以下：由财务负责人*审批；

5000-20000元：由分管副总*审批；

20000元以上：由总经理*审批。

审批人需确认费用合理性、预算合规性及业务必要性，审批通过后在《费用报销单》“审批意见”栏签字。

（五）报销款发放与凭证归档

财务部收到审批通过的《费用报销单》后，于3个工作日内完成付款：

通过银行转账至员工工资卡（需提供准确的卡号、户名、开户行）；

现金报销仅限特殊情况（如偏远地区无转账条件），需经财务负责人批准。

员工确认收到报销款后，在《费用报销单》“收款确认”栏签字。

财务部将报销单、发票等原始凭证按月整理、编号，归档保存（保存期限≥5年），以备后续审计或查询。

三、常用报销表格模板及填写说明

模板一：费用报销单

报销部门

报销日期

年月日

报销人

*

员工编号

费用所属期间

年月日至年月日

附件份数

份

费用项目

类别（办公/差旅/招待等）

金额（元）

备注（如招待对象、出差地点等）

办公用品采购

办公费

1,200.00

附采购清单

差旅费

差旅费

3,500.00

北京出差，附机票、住宿发票

业务招待费

招待费

800.00

招待客户A公司，附餐费发票

合计金额（大写）

人民币伍仟伍佰元整

合计金额（小写）

￥5,500.00

审批意见

部门负责人签字：*

财务审核签字：*

分管副总签字：*（如需）

总经理签字：*（如需）

收款确认

本人已收到上述报销款，签字：*

日期：年月日

模板二：差旅费报销明细表

出差人

*

部门

市场部

出差地点

上海

出差时间

年月日至年月日，共天

出差事由

参加行业展会

交通工具

飞机

费用明细

单据张数

金额（元）

备注

往返交通费

2

2,800.00

机票（北京-上海-北京）

住宿费

3

1,500.00

标准间，500元/晚（附入住清单）

伙食补助

3天

600.00

按公司标准200元/天

市内交通费

5

300.00

出租车、地铁票据

合计金额

￥5,200.00

附件清单

1.机票行程单2张；2.住宿发票3张；3.市内交通票据5张；4.展会邀请函1份

部门审核

签字：*

财务审核

签字：*

模板三：费用申请单（预借/事前审批）

申请部门

申请日期

年月日

申请人

*

联系方式

费用用途

如：参加上海展会，需支付展位费及物料制作费