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行政公文写作与文档管理规范手册

第一章总则

1.1手册目的

为规范公司行政公文写作流程，统一公文格式标准，提升文档管理效率，保证公文信息的准确性、严肃性和可追溯性，特制定本手册。本手册旨在为各部门提供标准化操作指引，减少公文处理中的随意性和错误率，保障公司内部管理及对外沟通的顺畅性。

1.2适用范围

本手册适用于公司各部门、各子公司在行政公文拟制、审核、印发、归档、借阅、销毁等全流程管理，涵盖通知、报告、请示、函、纪要等常用公文类型。

1.3基本原则

规范统一：严格遵循国家《政机关公文处理工作条例》及公司内部格式要求，保证公文格式要素完整、标准统一。

准确严谨：内容真实可靠，数据准确无误，逻辑清晰严密，避免歧义和错误表述。

高效便捷：优化公文处理流程，明确各环节职责与时限，提升流转效率。

安全保密：根据公文密级采取相应的保密措施，保证涉密信息不外泄，电子文档做好备份与权限管理。

第二章行政公文写作规范

2.1公文种类及适用范围

公文种类

定义

适用场景

通知

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文

发布规章制度、部署工作、传达指示、会议通知等

报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问

定期工作汇报、专项工作进展反馈、突发事件处置情况说明等

请示

适用于向上级机关请求指示、批准

申批资金、请示人事任免、请求批准项目方案等需要上级决策的事项

函

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项

与合作单位业务对接、跨部门协调事项、咨询政策等

纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项

各类工作会议（如部门例会、专题研讨会、董事会）的结论性记录

2.2公文格式标准化要求

2.2.1眉首部分

发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成（如“有限公司文件”），居中排布，字体为小标宋体字，红色。

发文字号：由“机关代字〔年份〕序号号”组成，如“办〔2023〕15号”，年份用六角括号“〔〕”括入，序号不加“第”字，不编虚位（如“01”）。

签发人：上行文应当标注签发人姓名，如“签发人：*（姓名）”，位置在发文字号右侧，字体为仿宋体字，3号字。

2.2.2主体部分

一般由“发文机关+事由+文种”组成，如“公司关于2024年春节放假安排的通知”，字体为小标宋体字，2号字，居中排布。

主送机关：公文的主要受理机关，顶格编排，后加冒号，如“各部门：”。主送机关过多时，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标句号。

公文的核心内容，一般由开头（说明发文目的或依据）、主体（具体事项或要求）、结尾（提出执行要求或希望）三部分组成。字体为仿宋体字，3号字，行距28磅，首行缩进2字符。

附件说明：如有附件，在下空一行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，如“附件：1.项目实施方案”。附件名称后不加标点符号，附件顺序用阿拉伯数字标注。

发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称，字体为仿宋体字，3号字，右空4字编排。

成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期，联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期。字体为阿拉伯数字，如“2023年10月1日”，右空4字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

2.2.3版记部分

抄送机关：除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排“抄送”二字，后标全角冒号，抄送机关间用逗号分隔，最后用句号结尾。

印发机关和印发日期：印发机关通常为公司办公室，印发日期为公文付印的日期，用阿拉伯数字标注，如“2023年10月1日印发”。

2.3公文拟制标准化流程

2.3.1拟稿

起草人：由具体业务部门负责人指定专人拟稿，内容需符合部门职责及实际需求，保证数据准确、依据充分。

内容要求：明确发文目的、事项、执行要求等，逻辑清晰，语言简练，避免口语化表达。涉及其他部门职责的，需提前沟通并会签确认。

2.3.2审核

部门审核：拟稿完成后，先交部门负责人审核，重点审核内容真实性、业务合规性及与其他部门工作的衔接性。

办公室核稿：部门审核通过后，提交公司办公室核稿，重点审核公文格式规范性、文种使用准确性、文字表述规范性及是否需要会签。

领导签发：根据公文类型和重要性，按权限报请领导签发：

一般事务性通知：由分管领导签发；

涉及重大事项或需上报总公司的公文：由总经理签发；

联合行文：需所有会签单位负责人共同签发。

2.3.3编号与印发

编号登记：办公室对签发后的公文进行统一编号，登记《公文印发登记表》（详见第四章模板），记录公文标题、文号、签发人、印发日期、印发份数等信息。

排版校对：按标准格式排版，由拟稿人和办公室共同校对，保证无文字、格式、数据错误。

用印分发：经校对无误后，