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采购管理标准化规范

一、规范目的与适用范围

本规范旨在通过标准化流程、明确职责分工、强化过程管控，提升采购效率、降低采购成本、保障物资质量与供应及时性，规避采购风险。适用于企业各部门（含分支机构）的各类采购活动，包括但不限于原材料采购、办公用品采购、设备采购、服务采购等。涉及采购需求提报、供应商管理、合同签订、订单执行、验收入库、付款结算等全流程环节。

二、职责分工

需求部门：负责提出采购需求，明确物资/服务的规格、数量、质量要求及交付时间，参与需求评审、验收及供应商评价。

采购部门：负责需求复核、供应商开发与管理、采购方式确定、合同拟定、订单下达、采购进度跟踪及成本控制。

财务部门：负责采购预算审核、付款审批、成本核算及发票合规性检查。

仓储部门：负责物资验收、入库保管、库存管理及出库发放。

审计部门：负责采购流程合规性审计、监督制度执行及重大采购项目专项审查。

三、标准化采购操作流程

（一）需求提报与审批

需求发起：需求部门根据业务需要，填写《采购申请单》（模板见附件1），注明物资名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、交付日期及特殊要求（如质量认证、环保标准等），经部门负责人*签字确认后提交采购部门。

需求复核：采购部门在2个工作日内对需求的合理性、完整性进行复核，重点核查预算匹配性、技术参数准确性及历史采购价格，形成《需求评审表》（模板见附件2）。

分级审批：

单次采购金额≤5000元：由采购部门负责人*审批；

5000元＜单次采购金额≤50000元：由采购部门负责人及财务经理联合审批；

单次采购金额＞50000元：需提交总经理办公会审议，经总经理签字后方可执行。

（二）供应商选择与管理

供应商准入：

采购部门通过公开招标、邀请招标、询价比价等方式筛选供应商，要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）、质量体系文件及过往合作业绩；

组织技术、质量、采购部门联合评审，合格后录入《合格供应商名录》（模板见附件3），并定期（每季度）更新。

供应商评估：

每半年对合作供应商从价格水平、产品质量、交付及时性、服务响应、履约能力等维度进行评分（评分标准见附件4），评分低于80分的暂停合作，连续两次低于70分的清退出名录；

对战略供应商（如长期合作的核心原材料供应商），每年开展一次现场审核。

（三）采购方式确定与执行

根据采购金额及物资性质，选择以下采购方式：

公开招标：单次采购金额≥100000元，且非紧急、标准化程度高的物资，通过企业官网或第三方招标平台发布招标公告，邀请3家及以上供应商参与，由评标委员会（含采购、技术、财务、审计人员）综合评定中标方。

邀请招标：单次采购金额50000-100000元，且供应商资源有限的，向3家及以上合格供应商发出投标邀请，按招标流程执行。

询价比价：单次采购金额5000-50000元，向不少于3家供应商进行书面询价，对比价格、质量、交期后确定供应商，形成《询价比价记录表》（模板见附件5）。

单一来源采购：仅能从唯一供应商处采购（如专利产品、定制化服务），或发生不可预见的紧急情况，需经总经理*特批，并保留审批记录。

（四）合同签订与订单下达

合同拟定：采购部门根据确定的供应商信息及采购需求，拟定采购合同（模板见附件6），明确标的物名称、规格、数量、单价、总价、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款，经法务部门*审核（金额＞50000元需审核）后，由双方签字盖章生效。

订单下达：合同签订后，采购部门制作《采购订单》（模板见附件7），发送至供应商，同时抄送需求部门及仓储部门，明确交付时间及地点。

（五）交付验收与入库

到货通知：供应商按订单约定交付物资时，需提前24小时通知采购部门及需求部门，提供送货单、产品合格证及相关检测报告。

验收实施：

需求部门牵头，联合采购、仓储部门进行现场验收，核对物资名称、规格、数量是否与订单一致，检查外观、包装及质量文件；

对技术参数要求高的物资（如设备、精密仪器），需邀请技术人员或第三方机构进行功能测试，形成《验收报告》（模板见附件8）。

异常处理：验收不合格的物资，由采购部门在2个工作日内联系供应商办理退换货手续，并记录《不合格品处理记录》（模板见附件9）；若影响生产或使用，需启动供应商索赔流程。

入库管理：验收合格的物资，由仓储部门办理入库手续，填写《入库单》（模板见附件10），登记台账，保证账实相符。

（六）付款结算与档案管理

付款申请：需求部门确认物资验收合格、发票无误后，填写《付款申请单》（模板见附件11），附合同、验收单、发票等凭证，按审批流程提交财务部门。

付款审核：财务部门核对申请单与合同条款、发票金额、验收单的一致性，确认无误后办理付款手续。

档案归档：采购过程中形成的所有文件（申请单、合同、订单、验收单、发票、