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采购需求清单与规格说明模板

一、采购需求清单的适用情境与价值

采购需求清单与规格说明是企业、机构或项目开展采购活动的核心依据，适用于多种场景：

常规运营采购：如办公耗材、生产原料、设备维护物资等日常运营所需物品的定期采购；

项目专项采购：如新建项目、研发项目、工程改造等所需专用设备、材料或服务的采购；

紧急采购：因突发情况（如设备故障、临时任务）导致的急需物资采购；

新供应商准入采购：为引入新供应商进行的测试性或样品采购。

通过规范化的需求清单与规格说明，可明确采购边界、避免供需歧义、提升采购效率，同时为后续供应商筛选、合同签订、验收结算提供清晰依据。

二、采购需求清单与规格说明的编制流程

编制采购需求清单与规格说明需遵循“需求明确、信息完整、标准清晰”原则，具体流程

（一）需求发起与背景说明

发起主体：由需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据实际业务需要发起，填写《采购需求申请表》，说明采购背景（如设备老化导致产能不足、新项目启动需新增物资等）。

初步沟通：需求部门与采购部门提前沟通，明确采购的紧急程度、预算范围（如有）及大致方向，避免后续清单偏离实际需求。

（二）需求部门信息填写

基础信息录入：在清单中准确填写需求部门名称、申请人（*某某）、联系电话（内部短号或办公座机，不涉及隐私信息）、申请日期等，保证采购部门可快速对接。

物品/服务分类：根据采购对象选择类别（如“设备类”“材料类”“服务类”“办公用品类”等），便于采购部门归类处理。

（三）采购物品基础信息明确

名称与数量：填写物品/服务的规范全称（避免使用“那个”“大概”等模糊表述），明确需求数量（如“100件”“1台”“5人次服务”），若需分批交付，需注明批次及每批数量。

用途描述：简要说明采购物品/服务的具体用途（如“用于A车间生产线零部件加工”“用于办公室日常文件打印”），帮助供应商理解需求场景。

（四）技术规格与参数确认

核心参数列示：根据物品/服务的功能要求，列出关键功能参数（如设备的功率、精度、材质；服务的响应时间、交付标准等），参数需可量化、可检测（避免“高质量”“优质”等主观描述）。

标准引用：若需遵循国家标准、行业标准或企业内部标准，需注明标准编号及名称（如“GB/T19001-2016质量管理体系”），保证供应商按统一标准执行。

跨部门审核：技术参数需经技术部门或使用部门负责人（*某某）审核确认，避免参数不合理导致采购物品无法使用。

（五）预算与交付要求明确

预算范围：填写预估单价（含税/不含税需注明）及总价，若预算需审批，需附上《预算审批单》编号；若为框架协议采购，可注明“单价不超过元，具体数量按实际需求结算”。

交付要求：明确交付时间（如“2024年X月X日前”“分3批交付，每批间隔15天”）、交付地点（如“仓库”“项目现场”）、运输方式（如“供应商负责送货上门，运费包含在总价内”）及验收标准（如“按本规格说明第3条参数验收”）。

（六）清单初稿编制与内部审核

汇总整理：采购部门根据需求部门提供的信息，整理形成《采购需求清单初稿》，保证信息完整、格式规范。

多部门联审：需求部门、财务部门（审核预算合理性）、法务部门（审核条款合规性）依次审核，提出修改意见并完善清单，最终由需求部门负责人（*某某）签字确认。

（七）规格说明附件整理

若技术参数复杂或需提供图纸、样品等，需单独编制《规格说明详细表》作为附件，内容包括：

参数类别（如“机械参数”“电气参数”“服务流程”）；

参数名称（如“额定功率”“接口类型”“服务响应时效”）；

具体要求（含单位、公差范围、检测方法等）；

备注（如“需提供第三方检测报告”“样品需留存封存”）。

（八）最终审批与发布

经审核确认的《采购需求清单》及《规格说明附件》由采购负责人（*某某）最终审批后，正式发布至采购执行团队，作为供应商招标/询价、合同签订的依据。

三、采购需求清单与规格说明模板表格

（一）采购需求清单模板

序号

需求部门

申请人

联系电话

采购物品类别

物品/服务名称

规格型号/技术参数

单位

需求数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

交付时间要求

交付地点

供应商资质要求（如有）

备注

1

生产部

*某某

8888

设备类

数控机床

功率≥15kW，定位精度±0.01mm，XYZ三轴联动

台

2

120,000

240,000

用于B生产线零部件加工

2024-09-30前

生产车间1号仓库

需具备ISO9001认证，提供3年以上同类设备供货案例

需含安装调试及1年免费维保

2

行政部

*某某

8889

办公用品类

A4复印纸

80g，白色，环保认证，500张/包

箱

50

25

1,250

日常文件打印

2024-08-15前

行政部仓库

无

每月按实际用量结算，需支持紧急补货（24小时内