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企业会议管理系统标准化方案

一、方案目的与适用范围

为规范企业会议全生命周期管理，提升会议效率、保障会议质量、强化会议成果落地，特制定本标准化方案。本方案适用于企业内部各类会议（包括但不限于周例会、项目评审会、年度总结会、专题研讨会等），覆盖从会议发起、筹备、召开到纪要输出及决议跟踪的全流程管理，适用于企业各层级部门及分支机构。

二、会议管理标准化操作流程

（一）会前筹备阶段

会议发起与申请

责任人：会议组织人（一般为部门负责人或项目牵头人）

操作步骤：

（1）明确会议目标、议题、预计时长、核心参会人员范围（含主持人、记录人）；

（2）登录企业会议管理系统，填写《会议申请表》（详见模板1），会议背景资料（如议题说明、议程草案等）；

（3）根据会议类型提交审批：

部门内部会议：提交至部门负责人*审批；

跨部门会议：提交至分管领导*审批；

全公司级会议：提交至总经理*审批。

输出物：审批通过的《会议申请表》。

会议通知与确认

责任人：会议组织人/行政支持岗

操作步骤：

（1）审批通过后1个工作日内，通过系统向参会人员发送会议通知，包含：会议名称、时间、地点（线上会议需含会议、密码）、议题、会前准备材料（如有）、参会人员名单；

（2）同步在系统内开启“参会确认”功能，要求参会人员提前1个工作日反馈“参会/请假/需协调时间”；

（3）对请假人员，协调其部门安排授权代表参会，并同步更新参会名单。

输出物：会议通知记录、参会确认清单。

会前材料准备与场地布置

责任人：会议组织人+行政支持岗+技术支持岗（线上会议）

操作步骤：

（1）会议组织人整理议题相关材料（如PPT、数据报表、方案草案等），提前2个工作日至系统“会议资料库”，供参会人员预览；

（2）行政支持岗（线下会议）：提前1小时确认会议室设备（投影仪、麦克风、白板等）可用性，布置座位（按部门/职级排序）、摆放会议物资（矿泉水、文具、议程表等）；

（3）技术支持岗（线上会议）：提前30分钟测试会议软件稳定性，保证音视频功能正常，预留备用会议。

（二）会中执行阶段

会议签到与纪律确认

责任人：记录人/行政支持岗

操作步骤：

（1）会议开始前5分钟，通过系统扫描二维码或打开《会议签到表》（详见模板2），组织参会人员签到（线上会议通过“签到”按钮签到）；

（2）主持人开场时宣读会议纪律：关闭手机静音、禁止随意打断发言、围绕议题讨论等；

（3）记录人实时更新参会人员到会情况，对迟到15分钟以上人员标注备注。

会议主持与议题讨论

责任人：主持人

操作步骤：

（1）严格按照既定议程控制会议节奏，每个议题讨论时间不超过预设时长；

（2）引导参会人员聚焦核心问题，鼓励不同意见表达，避免偏离主题；

（3）对关键争议点，组织现场表决或明确“会后专项沟通”结论，避免久议不决。

会议记录与决议确认

责任人：记录人

操作步骤：

（1）实时记录讨论要点、各方观点、关键决议（明确“做什么、谁负责、何时完成”）；

（2）会议结束前10分钟，主持人带领参会人员回顾核心决议，确认无异议后，记录人整理形成《会议纪要（草案）》；

（3）《会议纪要（草案）》需包含：会议基本信息（名称、时间、地点、参会人）、议题讨论摘要、决议事项（含责任人、完成时限）、下一步行动计划。

（三）会后跟进阶段

纪要输出与分发

责任人：记录人+会议组织人

操作步骤：

（1）会议结束后24小时内，记录人完成《会议纪要》终稿，经会议组织人审核、主持人确认后，至系统；

（2）通过系统将《会议纪要》分发至所有参会人员及相关部门抄送人，明确“查阅+确认”要求（需在2个工作日内反馈“已阅”）。

决议事项跟踪与反馈

责任人：会议组织人/决议责任人

操作步骤：

（1）会议组织人在系统中建立《会议决议跟踪表》（详见模板3），明确每项决议的责任人、计划完成时间；

（2）责任人每周更新决议进展（通过系统“进度更新”功能），标注“进行中/已完成/延期”，并说明延期原因（如需）；

（3）会议组织人每周《决议进展简报》，抄送分管领导，对超期未完成事项启动预警。

会议资料归档与复盘

责任人：行政支持岗+会议组织人

操作步骤：

（1）会议结束后3个工作日内，行政支持岗将《会议申请表》《签到表》《会议纪要》《决议跟踪表》及会前/会中材料统一归档至系统“会议档案库”，按“年份-部门-会议类型”分类命名；

（2）每季度末，各部门组织会议复盘会，分析会议效率（如议题达成率、决议按时完成率）、存在问题（如频繁超时、参会率低），提出优化建议并更新至本方案。

三、会议管理关键模板表格

模板1：会议申请表

会议名称

会议类型

□部门例会□项目评审□专题研讨□其他______

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

会议信息

时间

____年__月日:-:__

地点

□会议室A□线上会议（