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机构单位电子档案管理制度与操作流程

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本机构单位电子档案的管理，确保电子档案的真实、完整、可用与安全，有效发挥电子档案在机构运营、决策及历史传承中的作用，依据国家有关档案管理的法律法规及相关行业标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。

第二条定义

本制度所称电子档案，是指本机构单位在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的数字形态的记录，包括文字、图表、图像、音频、视频、数据等各种形式，及其元数据和相应的支持软件、硬件环境。

第三条适用范围

本制度适用于本机构单位各部门及全体员工在履行职责过程中形成的各类电子档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁及保密等管理工作。

第四条基本原则

电子档案管理遵循以下原则：

1.真实性原则：电子档案的形成、流转、归档与保管，必须确保其内容信息的真实可靠，与相应的纸质档案或实际业务活动保持一致，严禁伪造、篡改。

2.完整性原则：电子档案应包含所有构成其完整意义的要素，包括文件内容、背景信息（元数据）及相关的辅助说明材料，确保其作为有机整体被保存和利用。

3.可用性原则：电子档案应长期保持其可识别性、可理解性和可访问性，确保在规定的保管期限内，借助适当的软硬件环境能够被准确读取和有效利用。

4.安全性原则：采取必要的技术手段和管理措施，保障电子档案在存储、传输和利用过程中的信息安全，防止信息泄露、丢失、损坏或被非法访问、篡改。

5.全程管理原则：对电子文件从形成之初到最终销毁（或永久保存）的整个生命周期进行全过程、系统性的管理与监控。

第二章管理机构与职责

第五条管理机构设置

本单位档案管理部门（或指定综合管理部门，下同）是电子档案管理的职能部门，负责统筹、协调、指导和监督本单位电子档案管理工作。各业务部门应指定专人（档案员或兼职档案员）负责本部门电子文件的形成、收集、整理和预归档工作。

第六条档案管理部门职责

档案管理部门主要职责包括：

1.组织制定和修订本单位电子档案管理相关制度、标准和操作规范。

2.负责电子档案管理系统的规划、建设、维护和推广应用。

3.指导和督促各业务部门做好电子文件的形成、积累、整理和预归档工作。

4.负责对各部门移交的电子档案进行审核、接收、著录、存储和保管。

5.负责电子档案的日常管理、利用服务、保密审查和安全防护。

6.组织电子档案的鉴定、销毁（或移交档案馆）工作。

7.组织开展电子档案管理业务培训和宣传工作。

8.负责与上级档案管理部门及相关单位的业务联系。

第七条业务部门职责

各业务部门主要职责包括：

1.严格执行本单位电子档案管理的各项制度和规定。

2.在业务活动中规范形成、收集和积累电子文件，确保其真实、完整、有效。

3.按照规定对本部门形成的电子文件进行整理、著录和预归档，并定期向档案管理部门移交。

4.配合档案管理部门开展电子档案的鉴定、利用等工作。

5.负责本部门电子文件形成过程中的临时保管和安全。

第三章电子文件的形成与归档

第八条电子文件的形成与质量要求

1.各部门在业务活动中形成的电子文件，应符合国家及行业相关的格式标准，优先选用通用、开放、不易更改的格式。如确需使用专用格式，应同时保存其读取软件及相关说明。

2.电子文件的内容应准确、清晰，主题明确，附件齐全。文件名应规范、易懂，能准确反映文件内容。

3.电子文件形成过程中，应及时记录必要的元数据信息，如文件编号、标题、作者、形成日期、机构、业务活动、关联文件等。

4.对于具有凭证作用或重要价值的电子文件，应采取适当的措施（如电子签名、时间戳等）确保其真实性和不可篡改性。

第九条电子文件的收集与积累

1.电子文件形成后，承办人应及时将其保存到指定的、安全的存储位置（如部门共享服务器或个人工作区指定文件夹），并进行初步整理。

2.业务部门档案员应定期检查本部门电子文件的收集与积累情况，确保无遗漏、无丢失。

第十条电子文件的整理与著录

1.电子文件的整理应遵循文件的形成规律和内在联系，按年度、业务类别、保管期限等进行分类、排列。

2.对整理好的电子文件，应按照档案管理部门规定的著录项目和要求进行著录，确保著录信息的准确、完整。著录项目一般包括：文件编号、题名、责任者、形成日期、文件类别、页数/字节数、保管期限、关键词、备注等。

第十一条电子文件的归档范围与保管期限

电子文件的归档范围及保管期限参照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。档案管理部门可根据电子档案的特点，对归档范围和保管期限提出补充或细化意见。

第十二条电子文件的归档流程

1.预归档：业务部门档案员在规定期限内（如每月或每季度），将整理、著录