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采购谈判与合同管理流程模板

一、适用范围与核心场景

本流程模板适用于企业各类采购业务中的谈判准备、合同拟定、审批签署及履约管理环节，覆盖原材料采购、设备采购、服务采购等不同场景，特别适用于以下情况：

新供应商首次合作前的谈判与合同签订；

大额采购（单笔金额超过万元）或战略采购项目的全流程管理；

需跨部门协作（采购、法务、财务、业务部门）的复杂采购项目；

合同履行中出现变更、续签或终止等特殊情况的处理。

二、全流程操作步骤详解

（一）采购谈判准备阶段

目标：明确谈判需求，收集供应商信息，制定谈判策略，保证谈判高效推进。

需求确认与立项

业务部门提交《采购需求申请表》，明确采购标的、规格参数、数量、交付时间、质量标准、预算上限等核心要素，经部门负责人*经理审批立项。

采购部门根据需求，梳理采购品类特性（如是否为独家资源、技术复杂度等），确定谈判优先级。

供应商筛选与背景调查

通过公开招标、邀请招标、供应商库推荐等方式筛选潜在供应商，要求供应商提供营业执照、资质证书、同类项目业绩证明等资料。

采购部门联合法务、业务部门对供应商进行背景调查，重点核查其经营状况、履约能力、商业信誉及有无重大法律纠纷，形成《供应商评估报告》。

谈判团队组建与分工

成立谈判小组，至少包含采购负责人（组长主管）、业务代表（工程师）、法务专员（律师）、财务代表（会计），明确分工：组长统筹谈判节奏，业务代表负责技术条款确认，法务负责法律风险把控，财务负责成本与付款条件审核。

召开内部预备会，统一谈判目标（如目标价、付款周期、违约责任底线）、谈判策略（如让步幅度、替代方案）及分工职责。

资料准备与议程制定

整理谈判所需资料：采购需求文件、供应商报价单、评估报告、行业标准、历史合同模板等。

制定《谈判议程》，明确谈判时间、地点、议题顺序（如开场介绍、技术参数对接、商务报价磋商、合同条款预沟通）、双方参会人员及需决策事项，提前3个工作日发送给供应商。

（二）采购谈判实施阶段

目标：通过有效沟通，与供应商就价格、服务、责任等核心条款达成共识，为合同签订奠定基础。

谈判开场与议程确认

按约定时间地点召开谈判会议，双方参会人员签到确认。组长*主管开场，说明谈判目标、议程及规则（如保密要求、决策机制），双方无异议后正式开始。

议题逐一磋商

技术参数确认：业务代表*工程师与供应商技术团队对接，对照采购需求逐项确认标的规格、功能指标、验收标准，避免模糊表述（如“优质材料”需明确具体材质标准）。

商务条款谈判：

价格：采购专员根据市场调研价、历史采购数据及供应商报价，运用比价、议价策略（如批量采购折扣、阶梯报价、替代方案成本对比），争取接近预算底线的价格，形成《价格谈判记录表》。

交付：明确交付时间、地点、运输方式、风险转移节点（如“交付后货物损毁由供应商承担”）。

付款：协商付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金比例）、支付方式（电汇/承兑汇票）、账户信息（需供应商加盖公章确认）。

服务与责任条款：法务专员*律师重点沟通售后服务响应时间（如“24小时内到达现场”）、质保期期限、违约责任（如逾期交付的违约金计算方式、质量不达标的处理流程）、知识产权归属等，保证权责对等。

僵局处理与共识达成

当谈判陷入僵局（如价格分歧较大），组长*主管可暂停该议题，转至其他条款磋商，或提议引入第三方专家评估，必要时请示管理层决策。

各议题达成初步共识后，双方确认《谈判会议纪要》，载明关键条款约定、未决事项及后续跟进计划，由双方参会人员签字盖章（供应商盖公章，我方签字）。

（三）合同拟定与内部审核阶段

目标：将谈判共识转化为规范合同文本，通过多部门审核规避法律与合规风险。

合同文本起草

采购部门根据《谈判会议纪要》，使用企业标准合同模板（如《采购合同》《框架协议》）起草合同文本，重点包含以下核心条款：

合同主体（双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式）；

标的物（名称、规格型号、数量、单价、总价，需与采购需求一致）；

质量标准（明确执行国家标准/行业标准/企业标准，或附件列明具体参数）；

履行期限（交付时间、验收流程、质保期）；

付款方式（节点、比例、账户、票据要求）；

双方权利义务（如供应商提供技术资料、我方配合验收）；

违约责任（违约金计算上限、不可抗力界定、合同解除条件）；

争议解决方式（协商/仲裁/诉讼管辖地）；

其他（保密条款、合同生效条件、份数）。

内部多部门审核

合同文本起草完成后，按以下流程流转审核：

采购部门初审：核对合同条款与谈判纪要是否一致，价格、数量、交付时间等关键信息是否准确，签署《合同审核单（采购部门）》后提交。

业务部门审核：确认技术参数、验收标准、服务要求是否符合业务需求，由业务负责人*经理签字确认。

财务部门审核：检查付款条件是否符合财务制度，成本