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财务费用审批流程标准操作指南

一、适用范围与发起条件

本指南适用于公司内部各类财务费用的审批管理，包括但不限于日常办公费用（如文具采购、通讯费）、差旅费用（如交通、住宿、补贴）、业务相关费用（如会议费、市场推广费）、固定资产购置费用等。

发起条件：

费用发生前需提前申请审批（大额或专项费用）；

费用发生后需在规定时限内提交申请（日常小额费用）；

提供的费用明细及相关证明材料需真实、完整，符合公司财务制度要求。

二、操作流程详解

（一）第一步：申请发起

责任人：费用申请人

操作说明：

填写《费用申请表》（模板见第三部分），明确费用类型、用途、金额、发生时间、涉及人员及明细；

附相关证明材料（如会议通知、行程单、采购合同、验收单等，根据费用类型提供）；

提前3个工作日提交至部门负责人审批（紧急费用需标注“加急”，说明原因并同步告知财务部门）。

注意事项：费用明细需逐项列明，不得合并填写；大额费用（如单笔超5000元）需提前与财务部门沟通预算情况。

（二）第二步：部门审核

责任人：部门负责人

操作说明：

核查费用申请的真实性与必要性：结合部门工作计划、预算额度，判断费用是否合理、是否属于部门职责范围内；

审核费用明细的准确性：核对金额、数量、用途是否与实际需求一致；

审批通过后，在《费用申请表》“部门审核”栏签字确认，并注明意见（如“同意，从部门预算列支”）；审核不通过时，需注明原因并退回申请人修改。

时限要求：常规申请需在2个工作日内完成审核。

（三）第三步：财务复核

责任人：财务审核专员

操作说明：

合规性检查：核查费用是否符合公司财务管理制度、是否超出预算标准（如差旅住宿标准、招待费限额）；

资料完整性检查：确认《费用申请表》填写无误，附带的证明材料是否齐全（如行程单需包含往返时间、地点，采购合同需包含双方盖章页）；

金额准确性复核：核对费用明细金额合计与申请总金额是否一致，计算是否有误；

复核通过后，在“财务复核”栏签字；复核不通过时，注明具体问题（如“住宿费超标准，请调整至元以内”）并反馈给申请人。

时限要求：常规申请需在3个工作日内完成复核。

（四）第四步：分级审批

责任人：按审批权限划分的领导（分管领导/总经理/董事长）

审批权限标准（示例，可根据公司规模调整）：

单笔费用≤5000元：分管领导审批；

5000元＜单笔费用≤20000元：分管领导+总经理双签审批；

单笔费用＞20000元：分管领导+总经理+董事长审批。

操作说明：

审批领导根据费用重要性、预算额度及公司战略目标，判断是否批准；

审批通过后，在对应审批栏签字；审批不通过时，注明原因并退回至申请人或部门负责人。

时限要求：分管领导2个工作日，总经理/董事长3个工作日（紧急费用可同步沟通缩短时限）。

（五）第五步：付款执行

责任人：出纳专员

操作说明：

收到审批完成的《费用申请表》后，核对审批流程是否完整、金额是否准确；

根据费用类型选择付款方式：对公转账（需提供收款方账户信息）、备用金预支（申请人填写《借款单》后支付）、现金报销（申请人提交原始凭证后支付）；

付款后，在“付款状态”栏标注“已付”，并记录付款日期、方式、流水号。

注意事项：对公付款需提前1个工作日向财务部门提供收款方信息；备用金借款需在费用发生后5个工作日内冲账。

（六）第六步：资料归档

责任人：档案管理员

操作说明：

财务部门每月汇总已完成的《费用申请表》及相关证明材料，按“费用类型+月份”分类整理；

电子档存入公司财务系统，纸质档装订成册（每册不超过50份），标注归档日期及编号；

保存期限：常规费用保存5年，重大专项费用（如项目购置）保存10年以上。

三、常用申请表示例

示例1：费用报销申请表

申请人信息

姓名：*

部门：行政部

岗位：行政专员

申请基本信息

申请日期：2023年10月8日

费用类型：□办公费□差旅费□业务招待费√其他（固定资产购置）

预算科目：行政办公费

费用明细

序号

费用用途

发生日期

1

办公电脑采购

2023-10-05

2

打印机耗材

2023-10-07

合计金额

大写：肆仟捌佰贰拾元整

小写：￥4820.00

审批流程

申请人签字：*

部门负责人：*

财务复核：*

备注

采购附合同（合同编号：H、验收单（验收人：*）

示例2：付款申请表（对公转账）

收款方信息

单位名称：*科技有限公司

开户行：*银行支行

账号：*

付款信息

付款用途：采购办公设备

金额（大写）：肆仟伍佰元整

小写：￥4500.00

关联申请

对应《费用申请表》编号：FY20231008001

审批流程

申请人：*

部门负责人：*

财务复核：*

附件

采购合同、验收单、发票（合规票据）

四、关键事项提醒

（一）填写规范

《费用申请表》需用黑色签字笔或电脑打印填写，