装饰公司大酒店活动作业流程.docVIP

外场活动标准步骤

一、会场租赁标准

为满足活动要求，最大化利用会场部署出最好活动气氛，对会场租赁标准作出以下标准及要求：

1、会场必需有开放式大厅，避免完全是独立包间或隔断式会场，优先选择视野开阔，少柱，少遮挡会场；

2、会场宜选择当地较出名中高级酒店或茶楼，地址在市区中心位置，标志醒目，周围有地标型建筑最好，且交通方便，停车方便；

3、会场必需能划分出舞台区域，用来部署投影仪、礼品、金蛋桌等，优先考虑有现成舞台和背景墙会场；

4、优先考虑能提供投影设备、音响设备会场；

5、优先考虑通道较短，无复杂分路会场；

6、依据活动实际情况，会场大小宜以能部署20张以上谈判桌为准，且最好能提供无偿职员休息区；

7、提前7--10天确定活动会场。

二、外场活动责任人和企划部工作对接标准步骤

阶段

时间

事项

要求

活动前

活动前7--10工作日

向企划部申请活动

活动责任人向企划部出示有***签字同意《活动申请书》；

活动责任人邀约企划部一同考察现场；

企划部确定部署方案；

企划部准备活动物料并列出物料清单；

活动前一个工作日

领取物料

活动责任人按物料清单领取物料并签字确定

活动前一个工作日

物料运输及部署

活动责任人安排车辆及人员运输物料，部署会场；

企划部负责到现场对指导会场部署。

活动中

活动日

（9:00--18:00)

活动现场监督工作

企划部负责现场展示物料维护；

企划部负责现场监督及拍照。

活动日

物料拆卸及运回企业

活动责任人安排人员及车辆拆卸物料并运回企业；

活动责任人安排人员于活动结束当日将物料搬至企划部。

活动后

活动后第一个工作日9：00

物料归还及入库

企划部和活动责任人一同按清单清点物料并统计物料损坏及遗失情况，并由责任人签字确定；

企划部负责物料入库。

注:如活动责任人未按要求提前向企划部申请活动，企划部无法确保完成活动物料筹备及场地部署方案。

三、活动步骤：

阶段

时间

事项

要求

前期

活动前7-10工作日

活动总负责和企划部工作对接

活动负总责人主动联络企划部沟通活动具体情况（时间、地址、会场大小、参会人数、所需物料）；

实施责任人安排车辆联络企划部到活动现场进行勘察；

企划部列出活动所需物料礼品进行筹备；

活动前第2个工作日

到场人员分类，确定人数

工作人员分工

活动总责任人确定用户类名单及数量；

活动总责任人对工作人员分工，填写人员分工表

活动前第1工作日

现场活动全程演练：

全部活动步骤演练

检核活动漏点

规范客服专员、设计师和用户沟通礼仪：握手、递名片等

按现场活动实际，以时间为序，全部步骤演练：

迎客、引导、对到场用户和总监到场实时播报；

砸金蛋活动演练；

现场活动程序及气氛营造、对应各项预案准备

会场部署：

物料申领及运输

会场部署

实施责任人申领物料，按清单签字领取；

实施责任人安排车辆将物料运往活动现场并进行会场部署；

会场部署最少完成90%；

实施责任人对活动所需设备进行调试

中期

活动日8:30前

全员到岗，完善会场部署

职员着装检验

会场检验

A、实施责任人完善会场部署，再次清点活动所需物料；

B、实施责任人检验职员着装情况，确保全员着装统一规范，佩戴工牌及胸贴标志，精神饱满，态度主动；

C、实施责任人对会场环境进行最终检验，调整部署；

D、实施责任人安排活动视频、音乐等文件播放，营造活动气氛

活动日

8:30-9:00

战前动员

明确目标

A、活动总责任人召开活动前动员会；

B、明确目标：老用户转签，新用户收定金、直签；

活动日

9:00-15:00

用户邀请确定

确定结果实时送报

等侯用户到场

A、客服专员对邀请用户进行电话确定，确保其在活动当日到场，并确定用户到场时间，提前安排设计师做好准备；

B、客服专员向自己直属领导汇报邀请确定结果；

C、用户到场前10分钟，客服专员在签四处等候用户，如不能提前往等候用户，则请求主管替换接待。

活动日

9:00-16:00（引导用户入场）

迎宾帮助到场用户停车，引导用户到签四处

组织用户签到

客服专员接待用户进入会场，并对企业和活动等做介绍

客服专员带来用户入座

A、迎宾提前协调好车位，热情主动迎接用户，由一名迎宾帮助用户停好车后，率领用户到签四处签到，然后返回门口继续等候用户；

B、签四处工作人员组织用户签到，并问询其客服专员是谁，然后通知在场等候客服专员率领用户进入会场；

C、客服专员接到用户后，先率领用户进入会场，然后和主管一起协调座位及茶水，自己率领用户以会场内宣传物料为根本向用户作介绍（介绍次序：企业介绍、活动介绍、样板间介绍、钛马赫工艺介绍）

1.企业介绍关键：企业概况、企业历史、企业荣誉；

2.活动介绍关键：介绍此次活动关键卖点及活动步骤；