跨行业会议记录与决策执行跟进模板.docVIP

跨行业会议记录与决策执行跟踪模板

一、适用范围与典型场景

本模板适用于需要多方协作、跨领域沟通且需后续落地执行的各类会议场景，尤其适合涉及不同行业背景、组织架构或专业领域的协作场合。典型场景包括但不限于：

跨企业合作项目推进会：如科技公司与硬件厂商联合开发产品，需协调技术、供应链、市场等多方资源；

行业联盟政策研讨会：如行业协会牵头制定行业标准，需汇集不同企业意见并形成可执行的决议；

政企协同项目对接会：如部门与企业沟通公共服务项目落地，需明确责任分工与时间节点；

跨部门战略规划会：如大型集团内研发、市场、运营部门协同制定年度目标，需统一目标并分解任务。

二、详细操作流程

（一）会前筹备：明确目标与框架

确定会议核心目标

明确本次会议需解决的核心问题（如“确定产品联合开发方案”“明确行业自律公约条款”），避免议题发散。

提前与关键参会方（如企业代表、行业专家、部门负责人*）沟通，确认目标共识。

梳理参会方与角色分工

列出所有参会单位及人员（含职务/角色，如“甲方技术总监*”“乙方市场经理”“行业协会秘书处”），明确主持人、记录人、时间控制人等角色。

对跨行业参会方，提前发送背景资料（如行业术语解释、项目历史进展），保证信息对等。

制定结构化会议议程

按目标逻辑设计议程，建议顺序：背景回顾→议题讨论→决策事项→行动项确认→下次会议安排。

明确每个议题的负责人、预计时长，并提前告知参会方，方便其准备。

准备会议材料与工具

提前分发会议背景资料、待讨论方案（如《合作草案》《政策建议稿》），要求参会方提前反馈意见。

准备会议记录模板（可打印纸质版或使用线上协作工具）、签到表、投影设备等。

（二）会中记录：聚焦关键信息

记录会议基本信息

按模板填写会议名称、时间、地点、参会人员（含缺席人员及原因）、主持人、记录人等基础信息（详见“核心模板表格”部分）。

结构化记录讨论内容

按“议题+核心观点+争议点+共识结论”框架记录：

议题：如“联合开发方案中的技术接口标准”；

核心观点：标注不同参会方立场（如“甲方建议采用A标准，乙方倾向于B标准，专家*认为需兼顾兼容性”）；

争议点：明确未达成一致的分歧（如“数据安全责任划分未明确”）；

共识结论：记录最终一致的讨论结果（如“暂定C标准，两周内提交可行性报告”）。

精准提炼决策事项与行动项

决策事项：对会议达成的明确决议，需记录“决策内容、决策依据、决策人、生效日期”（如“决议：项目分三期开发，决策依据：市场调研数据，决策人：联盟理事长*，生效日期：2024年X月X日”）；

行动项：对需后续执行的任务，需明确“任务描述、负责人（含单位/姓名）、配合人（若有）、开始时间、截止时间、交付成果”（如“行动项：完成技术接口标准测试报告，负责人：甲方测试工程师，配合人：乙方技术支持*，截止时间：2024年X月X日，交付成果：测试报告盖章版”）。

实时确认记录准确性

讨论环节结束后，简要复述核心结论，向参会方确认（如“关于数据安全责任划分，是否明确由甲方承担平台侧责任，乙方承担终端侧责任？”）；

决策与行动项确认后，要求负责人当场签字或线上确认，避免后续推诿。

（三）会后跟进：保证执行落地

整理与分发会议记录

会后24小时内完成会议记录整理，保证内容完整（含讨论要点、决策、行动项），语言简洁、无歧义。

将记录分发给所有参会方及关联人员，要求2个工作日内反馈意见（如无异议则默认确认）。

建立行动项跟踪机制

使用“行动项跟踪表”（详见模板）实时更新任务状态，标注“未开始/进行中/已完成/延期”，并同步负责人与相关方。

对逾期未完成的行动项，提前3天提醒负责人，并记录延期原因（如“资源不足”“需求变更”）。

定期复盘与闭环管理

每周/每月召开执行复盘会，对照行动项跟踪表，汇报完成情况，分析未完成原因，调整执行计划。

对已完成的行动项，要求提交交付成果（如报告、方案、系统上线截图），并由决策人或指定人验收确认，形成“决策-执行-验收-归档”闭环。

三、核心模板表格清单

（一）会议基本信息表

会议名称

会议编号

日期

时间

地点（线上/线下）

主持人

记录人

应到人数

实到人数（含单位/职务*）

缺席人数及原因

会议主题

会议目标

（二）会议议程表

序号

议题主题

负责人（单位/姓名*）

预计时长

实际时长

备注（如需提前准备材料）

1

背景回顾：项目前期进展

甲方项目经理*

20分钟

2

议题讨论：技术方案可行性

乙方技术总监*

40分钟

附《技术方案草案》

3

决策事项：项目启动时间节点

联盟秘书长*

15分钟

（三）会议讨论记录表

序号

讨论议题

主要观点（含发言人*）

争议点

共识结论

1

技术方案选型

甲方：“A方案成熟度高，但成本上升20%”；乙方：“B方案成本低，需3个月验证期”；专家*：“建议优先兼容用