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财务报销申请与审批标准流程模板

一、模板适用范围与场景说明

本模板适用于各类企业（尤其适合中小型企业及初创公司）的财务报销管理，覆盖所有部门（如行政部、销售部、研发部、市场部等）的员工因公支出报销场景。具体包括但不限于：

日常办公费用报销：办公用品采购、打印复印、通讯费、快递费等；

差旅费用报销：员工出差产生的交通费、住宿费、市内交通费、伙食补助等；

业务招待费用报销：客户接待、商务洽谈产生的餐费、礼品费等；

其他专项费用报销：会议费、培训费、市场推广费、固定资产维修费等。

模板旨在规范报销流程、明确审批权限、提高财务处理效率，保证费用支出的真实性、合规性与合理性。

二、财务报销全流程操作指南

（一）第一步：报销申请发起

准备原始凭证：

员工需在费用发生后5个工作日内整理原始凭证，包括但不限于：合规发票（增值税专用发票/普通发票）、行程单、机票/车票、住宿清单、消费明细、会议通知、验收单等。

发票要求：抬头需为公司全称（与营业执照一致），税号准确，项目名称与实际业务相符，日期在报销有效期内（一般为费用发生后3个月内），无涂改、破损，且加盖发票专用章（电子发票需打印并显示“已验证”标识）。

填写报销申请单：

登录企业OA系统或纸质《财务报销申请单》，逐项填写以下信息：

基本信息：申请人姓名（*某）、所属部门、员工编号、申请日期、联系电话；

费用明细：按费用类别（如“差旅费-交通费”）逐项填写，注明发生日期、金额、报销事由（需清晰说明“为何事由、与何业务相关”）、对应发票号码及金额；

附件清单：列出所有原始凭证名称及数量（如“发票1张，行程单1份”），并在附件上标注“与报销申请单一致”。

粘贴凭证：

纸质报销：将原始凭证按顺序粘贴在《费用报销粘贴单》上（小票在上，大票在下，金额朝外，避免覆盖发票信息）；

线上报销：扫描/拍照原始凭证（保证清晰完整），作为附件至OA系统。

（二）第二步：部门负责人审核

审核内容：

真实性审核：确认费用是否确因部门业务发生，是否存在虚报、冒领风险；

合理性审核：检查费用金额是否在部门预算范围内，是否符合公司报销标准（如差旅住宿标准：一线城市≤400元/晚，二线城市≤300元/晚）；

完整性审核：核对报销申请单填写是否完整，附件是否齐全、合规。

审核结果处理：

通过：在OA系统或纸质申请单上签字确认，注明“同意报销”，并提交至财务部；

不通过：注明驳回原因（如“发票抬头错误”“超预算未说明”），退回申请人补充修改。

（三）第三步：财务部初审

审核内容：

合规性审核：检查发票真伪（通过国家税务总局平台查验）、抬头/税号是否正确、费用项目是否符合税法规定（如“业务招待费”需与实际业务匹配）；

准确性审核：核对报销金额与发票金额是否一致，计算是否无误（如补助天数、交通费补贴标准）；

标准符合性审核：对照公司《财务报销管理制度》，确认费用是否超标（如“市内交通费”报销标准为≤100元/天）。

审核结果处理：

通过：在系统中标记“财务审核通过”，流转至下一审批人；

不通过：通过OA系统或邮件通知申请人，注明具体问题（如“发票日期超期”“缺少验收单”），要求在2个工作日内补充修正，逾期未修正则作废申请。

（四）第四步：分级审批

根据费用金额实行分级审批，保证审批权限清晰（以下为示例，企业可根据自身规模调整）：

小额费用（≤5000元）：由部门负责人审批（已完成第二步，无需额外流程）；

中等费用（5000元-20000元）：在部门负责人审批基础上，需分管领导（*总）审批；

大额费用（≥20000元）：需分管领导+总经理（*总）双审批，且需提前3个工作日提交《大额费用申请说明》，明确费用用途、预算依据及预期收益。

审批要求：审批人需在1个工作日内完成审核，对费用支出的必要性负直接责任。

（五）第五步：出纳付款

付款准备：

财务部确认所有审批流程完成后，通知出纳安排付款；

线上报销：核对申请人银行卡信息（需为本人工资卡，通过OA系统绑定）；

纸质报销：申请人需在《付款登记表》上签字确认收款账户。

付款执行：

企业对公账户转账：一般在审批完成后1-3个工作日内到账；

现金付款（仅适用于无法转账的小额费用，如≤500元）：申请人需携带身份证原件及签字的《借款单》至财务部领取。

（六）第六步：财务入账与归档

入账处理：

出纳付款后，财务会计在ERP系统中录入凭证，记账凭证，标注“报销-部门-某费用”；

定期（每月末）汇总报销数据，编制《费用报销明细表》，提交财务经理审核。

资料归档：

纸质凭证：按月分类整理（如“2024年3月差旅费”），装入档案袋，标注“部门-月份-费用类型”，保存期限≥5年；

电子凭证：将OA系统报销数据、扫描件、Excel台账等备份至企业服务器，保存期限≥10年。

三、标准报销申请单模板及填写说明

（一）