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合同审批及签订流程通用手册

前言

为规范公司合同管理流程，防范合同风险，保证合同审批及签订环节的合规性、高效性，特制定本手册。本手册旨在明确各部门职责，细化操作步骤，为合同全流程管理提供标准化指引，保障公司合法权益。

一、适用范围与工作场景

本手册适用于公司及各部门、分支机构在经济活动中发生的各类合同的审批及签订管理，包括但不限于：采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、劳动合同、保密协议等。

典型工作场景：

业务部门与外部单位合作时需签订正式合同；

公司采购物资、设备或服务需明确双方权利义务；

涉及金额较大或法律关系复杂的合作项目需规范合同流程；

为保障公司知识产权、商业秘密需签订专项协议。

二、合同审批及签订全流程详解

合同审批及签订流程分为“发起起草→部门审核→法务审核→财务审核→领导审批→用印管理→签订交付→归档保管”八个环节，各环节责任部门及操作要求

（一）合同发起与起草

责任部门：业务部门（合同发起方）

操作步骤：

需求梳理：业务部门根据合作项目内容，明确合同标的、数量、质量标准、价款、履行期限、违约责任等核心要素，收集合作方主体资格材料（如营业执照复印件、法定代表人身份证明等，关键信息用*号遮挡）。

起草合同：业务部门根据公司模板或实际需求起草合同文本，保证条款清晰、无歧义，重点明确双方权利义务、争议解决方式及违约责任。

发起流程：通过[公司内部OA系统]创建“合同审批流程”，填写合同基本信息（合同名称、编号、类型、合作方、金额、履行期限等），合同初稿及相关附件（如技术协议、报价单等），提交至部门负责人审核。

输出成果：合同初稿、合作方资质材料、合同审批流程发起记录。

（二）部门内部审核

责任部门：业务部门负责人

审核要点：

合同内容是否符合业务需求，是否与前期沟通一致；

合同金额、数量、质量标准等核心数据是否准确；

合作方资质是否齐全、有效（如营业执照是否在有效期内，是否具备相关经营许可）；

履行期限、交付方式是否具备可操作性，是否影响部门工作计划。

操作要求：

部门负责人审核通过后，在OA系统中填写审核意见并提交至法务部门；若需修改，注明修改意见退回业务部门调整。

输出成果：部门负责人审核意见（通过/不通过及修改理由）。

（三）法务审核

责任部门：法务部（或公司法务专员*）

审核要点：

合同主体是否合法，合作方是否具备完全民事行为能力；

合同条款是否符合《民法典》等法律法规，是否存在无效或可撤销风险；

权利义务是否对等，违约责任是否明确、合理，争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖约定是否有效；

是否存在侵犯公司知识产权、商业秘密的条款；

合同文本是否规范，是否存在歧义表述或逻辑漏洞。

操作要求：

法务部在收到审核申请后[2个工作日]内完成审核，通过OA系统出具《法务审核意见表》，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”的结论；对需修改的条款，标注具体修改建议并退回业务部门。

输出成果：《法务审核意见表》（含审核结论及修改意见）。

（四）财务审核

责任部门：财务部

审核要点：

合同金额是否符合公司预算规定，是否履行了预算审批程序；

付款方式、进度、条件是否合理，是否符合公司资金管理规定；

涉及税务条款（如发票类型、税率、纳税义务发生时间）是否合规；

价款构成是否清晰，是否存在隐性成本或额外费用；

履约保证金、质保金等约定是否符合财务风控要求。

操作要求：

财务部在收到审核申请后[1-2个工作日]内完成审核，通过OA系统填写《财务审核意见》，重点标注资金风险点及修改建议，审核通过后提交至对应层级领导审批。

输出成果：《财务审核意见》（含资金风险提示及审核结论）。

（五）领导审批

责任部门：公司管理层（根据合同金额及重要性分级审批）

审批权限划分（示例）：

金额≤[5万元]：部门负责人+分管副总*审批；

[5万元]＜金额≤[50万元]：分管副总+总经理*审批；

金额＞[50万元]或重大合同：总经理办公会集体审批。

审批要点：

合同内容是否符合公司战略及经营目标；

审批流程是否完整，各环节审核意见是否落实；

合作方背景及合作风险是否可控；

合同签订对公司经济效益及声誉的影响。

操作要求：

领导在OA系统中审批，通过后进入下一环节；驳回时注明理由并退回至发起部门重新调整。

输出成果：领导审批意见（批准/不批准及理由）。

（六）用印管理

责任部门：行政部（或公章管理部门）

操作步骤：

用印申请：业务部门领导审批通过后，通过OA系统提交《合同用印申请表》，最终版合同文本、审批流程截图及《用印登记表》。

材料审核：行政部核对合同文本与审批流程一致性，检查用印申请表是否填写完整（合同编号、用印份数、申请人、联系方式等），确认无误后安排用印。

规范用印：用印时需保证合同文本内容完整、无涂改，印章清晰、端正，加盖在合同指定位置（如法定代