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企业合同审核管理流程标准

一、适用范围与触发场景

本流程标准适用于企业对外签订的所有类型合同（包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、保密协议等），旨在规范合同全生命周期管理，防范法律风险与经营风险。当企业业务部门需与外部单位或个人建立权利义务关系时，均需启动本审核流程，保证合同内容合法合规、条款清晰明确，保障企业合法权益。

二、全流程操作步骤详解

（一）合同发起与资料准备

发起主体：由业务部门经办人（或部门负责人）根据业务需求发起合同审核流程。

提交材料：

合同草案（需包含双方基本信息、合同标的、权利义务、履行期限、金额及支付方式、违约责任、争议解决等核心条款）；

对方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明等，需加盖对方公章）；

与合同相关的背景资料（如项目立项审批单、招投标文件、需求说明书等，根据合同类型补充）；

《合同审批表》（附件1，需明确合同名称、编号、金额、关联业务等基础信息）。

（二）部门初审

审核主体：业务部门负责人*（或指定专人）。

审核重点：

合同内容是否符合业务需求，标的、数量、质量等是否与项目要求一致；

商务条款（如价格、交付方式、验收标准）是否合理，是否符合行业惯例；

履行能力评估（如对方资质、产能、信誉是否满足合同要求）；

合同草案是否完整，无遗漏关键条款。

输出结果：初审通过后，在《合同审批表》“部门意见”栏签字确认，连同相关材料流转至下一环节；初审不通过，退回经办人*修改并重新提交。

（三）法务审核

审核主体：企业法务部门（或外聘法律顾问）。

审核重点：

合同主体、内容、形式是否符合法律法规及监管要求；

权利义务条款是否对等，是否存在单方面加重企业责任的“霸王条款”；

违约责任、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖地）是否明确、合法；

知识产权、保密条款等特殊约定是否完整；

合同条款是否存在歧义或潜在法律风险。

输出结果：审核通过后，在《合同审批表》“法务意见”栏签字确认；审核不通过，出具《法务审核意见书》（附件2），列明修改建议，退回业务部门*调整。

（四）财务审核

审核主体：企业财务部门（或财务负责人）。

审核重点：

合同金额准确性，是否符合预算审批要求；

收付款方式、时间、账户信息是否清晰、合规，是否存在资金风险；

税费承担方式是否明确，是否符合财税法规；

财务相关条款（如发票开具、成本核算）是否与企业财务制度一致。

输出结果：审核通过后，在《合同审批表》“财务意见”栏签字确认；审核不通过，退回业务部门*修改金额或支付条款。

（五）管理层审批

审批层级：根据合同金额及重要性分级审批，示例：

金额≤10万元：业务部门负责人*+法务*+财务*联合审批；

10万元＜金额≤50万元：分管副总*+法务*+财务*联合审批；

金额＞50万元：总经理*+分管副总*+法务*+财务*联合审批。

审批重点：

合同是否符合企业战略规划及年度经营目标；

履行风险对企业整体运营的影响；

特殊条款（如重大违约责任、长期履约义务）的必要性。

输出结果：审批通过后，在《合同审批表》“管理层审批”栏签字；审批不通过，退回业务部门*终止合同或重新谈判。

（六）合同签署与用印

签署主体：法定代表人或其授权代表（需提供《授权委托书》，附件3）。

签署规范：

合同文本需经所有审核方最终确认，保证内容一致；

签署时使用企业公章或合同专用章（严禁使用部门章或财务章）；

合同一式多份（如正本2份，副本若干份），双方各执正本，副本由企业档案管理部门留存。

签署后：经办人*在3个工作日内将签署完成的合同原件提交至档案管理部门。

（七）归档与执行跟踪

归档管理：

档案管理部门*对合同进行分类编号（如“年份-部门-合同类型-序号”），建立《合同台账》（附件4），记录合同编号、名称、对方方、签署日期、履行期限、金额、归档人等信息；

纸质合同原件存入专用档案盒，电子合同同步至企业OA系统或档案管理系统，保证可追溯。

执行跟踪：

业务部门*负责合同履行过程中的进度跟踪，定期向管理层汇报履行情况；

如出现履行异常（如对方违约、不可抗力等），及时启动争议解决机制，并书面报告相关部门。

三、核心工具模板清单

附件1：《合同审批表》

序号

审批环节

责任人

审核意见

签字

日期

1

业务部门初审

*

*

YYYY-MM-DD

2

法务审核

*

*

YYYY-MM-DD

3

财务审核

*

*

YYYY-MM-DD

4

管理层审批

*

*

YYYY-MM-DD

备注

合同名称：__________；编号：__________；金额：__________

附件2：《法务审核意见书》

合同名称

编号

审核人

审核日期

审核结论

□通过□不通过（请注明原因）

修改建议

1.__________2.________