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企业行政事务标准化操作手册

前言

为规范企业行政事务管理流程，提高工作效率，保证各项操作有序、合规，特制定本手册。本手册涵盖办公物资、会议、差旅、档案、固定资产等核心行政事务模块，适用于企业各部门及全体员工，旨在通过标准化操作实现行政工作的系统化、规范化管理。

一、办公物资管理标准化操作

（一）办公物资申购

适用场景：部门办公物资（如文具、耗材、设备配件等）库存不足需补充时，或新部门成立/新增岗位需配置基础物资时。

标准化操作步骤：

需求发起：由部门物资管理员（或指定人员）填写《办公物资申购单》，注明物资名称、规格型号、预估数量、用途、预估单价及总金额、到货时间要求等信息，经部门负责人签字确认后提交至行政部。

行政审核：行政部物资管理员核对申购需求的合理性（如是否为常规物资、数量是否与岗位配置匹配、预算是否在部门额度内），对不符合要求的申购单退回并说明理由；对符合要求的，签署审核意见后提交至采购负责人。

采购审批：采购负责人根据采购金额（如≤1000元由行政经理审批，＞1000元需报总经理审批）履行审批流程，审批通过后启动采购。

采购执行：采购负责人根据“货比三家、质优价廉”原则选择供应商（优先合作供应商名录），完成物资采购并签订采购合同（如金额较大）。

入库验收：物资到货后，由行政部物资管理员、申购部门专员共同验收，核对物资名称、规格、数量、质量是否与申购单一致，验收合格后填写《物资入库单》，不合格则联系供应商退换货。

申购单模板：

序号

物资名称

规格型号

预估数量

单位

预估单价（元）

预估总金额（元）

用途

到货时间要求

申请人

部门负责人签字

行政审核

审批意见

1

A4复印纸

80g/500张

10

箱

25

250

日常办公

2023–

*

*（经理）

*

同意采购

操作要点与风险提示：

申购需提前3个工作日提交，避免临时采购影响工作；

验收时需检查物资保质期（如耗材类）及外观完整性，杜绝不合格物资入库；

严禁虚报、多报申购数量，一经发觉将追究部门负责人及申请人责任。

（二）办公物资领用与盘点

适用场景：部门员工因工作需要领用办公物资，或行政部定期对库存物资进行清点。

标准化操作步骤：

领用流程：员工填写《办公物资领用单》，注明领用物资名称、数量、领用人、领用日期，经部门负责人审批后至行政部物资管理员处领用；物资管理员核对领用单与库存情况，按“先进先出”原则发放物资，并在《物资台账》中登记领用信息。

定期盘点：行政部每季度末组织一次全面盘点，由物资管理员牵头，财务部人员监盘，核对实物与台账是否一致，编制《物资盘点表》，对盘盈、盘亏情况分析原因（如自然损耗、管理失误等），形成《盘点报告》报总经理审批后处理。

领用单模板：

领用日期

物资名称

规格型号

领用数量

单位

领用人

部门负责人签字

物资管理员签字

备注

2023–

签字笔

0.5mm黑色

5

支

*赵六

*

*

部门公用

操作要点与风险提示：

领用需按“按需领用、杜绝浪费”原则，严禁私用办公物资；

盘点时需保证物资分类存放（如文具类、耗材类、设备类分开），避免漏盘；

盘亏物资需在3个工作日内说明原因并补办手续，跨季度未处理的盘亏将从部门行政经费中扣除。

二、会议管理标准化操作

（一）会议组织与召开

适用场景：部门例会、项目推进会、跨部门协调会、外部合作会议等需提前规划并规范召开的会议。

标准化操作步骤：

会议发起：由会议发起人填写《会议申请单》，注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程、需准备的资料（如PPT、议程表）及预期成果，提交至部门负责人审批。

会议审批：部门负责人审核会议的必要性及议程合理性，审批通过后提交至行政部；行政部协调会议室资源（如需特殊设备如投影仪、视频会议系统，提前1个工作日确认），并在OA系统发布会议通知。

会议准备：

行政部：提前30分钟开门通风，调试设备（投影仪、麦克风、空调等），摆放会议材料、饮用水、签到表；

会议发起人：提前10分钟到达会场，检查设备，组织参会人员签到。

会议召开：会议发起人按议程主持会议，控制会议时间（如例会不超过1.5小时，专题会议不超过2小时），保证参会人员围绕议题发言，避免偏离主题。

会后跟进：行政部整理会议签到表，会议发起人需在会后2个工作日内形成《会议纪要》（含会议决议、责任人、完成时限），经参会部门负责人确认后分发至各部门，并同步至OA系统存档。

会议申请单模板：

会议主题

时间

地点

参会人员

议程（简要）

需准备资料

预期成果

发起人

部门负责人

行政部

Q3项目推进会

2023–14:00-16:00

3楼会议室

项目组全体、*张总（分管副总）

1.项目进度汇报2.问题讨论3.下阶段计划

项目进度PPT、问题清单

明确下阶段任务及责任人

*孙七

*

*

操作要点与风险提示：

会议需提