跨部门沟通协调会议记录表标准化.docVIP

适用会议类型与核心目标

本工具主要适用于跨部门项目推进、资源协调、流程优化、问题解决等需要多部门协同的会议场景。核心目标在于通过标准化记录保证会议信息同步、责任分工明确、行动项可跟进，避免因沟通不畅导致的工作推诿或任务遗漏，推动跨部门协作高效落地。

标准化操作流程

一、会前准备：明确框架与责任

确定会议必要性：根据工作推进需求（如项目里程碑节点、资源冲突、流程卡点等），明确会议需解决的核心问题，避免无目的的泛泛而谈。

锁定参会人员：根据议题涉及范围，确定必参部门（如项目发起方、执行方、支持方）及各部门负责人或授权代表，提前3个工作日发送参会通知。

梳理会议材料：由议题负责人整理背景资料（如项目进度表、问题清单、初步方案等），提前1天分发至参会人，保证各方提前知晓议题内容。

明确记录人：指定专人担任记录人（建议为项目组协调人或综合支持岗），提前告知其需重点关注讨论结论、行动项及责任人。

二、会中记录：聚焦关键与共识

签到与议程确认：会议开始前，记录人收集参会人员签到信息（含部门、姓名、职务），并同步会议议程，确认各环节时间分配。

按议题逐项记录：

讨论过程：简要记录各方发言要点（如“市场部提出需增加推广预算”“技术部评估需2周完成接口开发”），避免冗长描述，重点标注分歧点与共识点；

决议事项：对达成一致的内容明确结论（如“同意优先开发A功能模块”“预算额度调整为5万元”），避免模糊表述（如“尽量”“尽快”）；

行动项：逐条明确任务描述、负责人部门、具体负责人、完成时间节点及所需支持（如“市场部*负责完成推广方案初稿，11月30日前提交，需设计部提供素材模板”）。

实时确认关键信息：在每个议题讨论结束后，由主持人带领参会人员复述决议与行动项，记录人同步核对，保证信息准确无误。

三、会后跟进：闭环管理与应用

整理记录初稿：会议结束后2个工作日内，记录人根据会议内容整理记录初稿，重点突出“决议事项”“行动项跟踪表”，保证逻辑清晰、信息完整。

分发与确认：将初稿发送至所有参会人员及相关部门负责人，要求1个工作日内反馈意见（如信息遗漏、表述误差），无异议后形成正式版记录。

跟踪行动项进展：由记录人或项目组建立行动项跟踪表，每周更新任务状态（如“进行中”“已完成”“需协调”），对逾期未完成的任务及时提醒负责人，必要时启动二次协调。

归档与复盘：会议记录正式版及行动项跟踪表需归档至公司共享平台（如OA系统、项目文件夹），保存期限不少于1年；重大项目可定期召开复盘会，结合记录内容总结协作经验，优化后续流程。

跨部门沟通协调会议记录表模板

会议基本信息

会议名称

例：项目跨部门协调会

会议日期

年月日

会议时间

时分至时分

会议地点

例：1号会议室/线上会议（腾讯会议号：*）

主持人

（部门：职务：）

记录人

（部门：职务：）

参会人员

（按部门排序：部门1-姓名-职务，部门2-姓名-职务，共人）

缺席人员及原因

（如有：部门-姓名-职务-原因，如“市场部*-病假”）

会议议程与讨论记录

议题1：（例：项目进度滞后原因分析及调整方案）

讨论要点

-研发部：因第三方接口延迟交付，核心模块开发进度延后3天-采购部：原材料到货延迟1天，已协调供应商加急-市场部：担心影响推广节点，建议压缩测试周期

关键分歧

研发部反对压缩测试周期，认为可能导致质量风险

共识/决议事项

1.采购部11月25日前保证原材料到货，同步更新到货进度表2.研发部优先完成核心模块开发，测试周期暂不调整，12月5日前提交测试版

议题2：（例：跨部门资源分配协调）

讨论要点

（同上，按实际讨论内容记录）

关键分歧

（如无分歧可写“无”）

共识/决议事项

（如“同意设计部抽调1人支持市场部活动物料制作，12月10日前完成”）

行动项跟踪表

序号

任务描述

1

采购部协调供应商加急原材料，11月25日前到货

2

研发部完成核心模块开发，12月5日前提交测试版

3

设计部抽调1人支持市场部活动物料制作，12月10日前完成

后续安排

下次会议时间

（如无需则写“无”，如有：年月日时分，议题：）

待解决问题

（如“需财务部确认临时预算审批流程”）

附件清单

（如有：1.项目进度表；2.原材料到货计划表）

使用要点与风险规避

记录客观性优先：避免使用“某部门推诿”“态度消极”等主观评价，仅记录事实陈述（如“技术部表示当前人力不足，需增加2名开发人员支持”）。

行动项“三明确”原则：任务描述需具体（如“完成用户调研报告”而非“做调研”）、负责人需到人（避免“相关部门”模糊表述）、时间节点需精确到日（避免“下周”“月底”等弹性时间）。

信息同步无遗漏：正式会议记录需抄送至各部门负责人及项目相关方，保证非参会人员也能快速知晓关键信息；涉及保密内容的（如未公