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采购管理流程规范及评估模板

一、适用范围与应用场景

二、采购全流程操作指引

（一）需求发起与审批

需求提报

需求部门根据业务计划或实际需要，填写《采购需求申请表》，明确物资/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额及技术参数（如有）。技术复杂或金额较大的采购需附技术规格书或可行性说明。

需求审核

需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后提交采购部门。采购部门重点审核需求与预算的匹配性、技术参数的明确性，必要时与需求部门沟通调整模糊条款。

审批权限确认

根据采购金额（如：≤1万元由部门总监审批；1万-5万元由分管副总审批；＞5万元由总经理审批）或采购类型（如战略采购需额外经战略委员会审批），逐级提交审批。审批通过后，采购部门方可启动后续流程。

（二）供应商寻源与选择

供应商信息收集

采购部门通过公开招标、邀请招标、询价比价、供应商推荐（需附推荐理由）等方式收集供应商信息，优先选择已纳入《合格供应商名录》的供应商；新供应商需提交营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证等）、业绩证明等材料。

供应商资质初审

采购部门联合需求部门、质检部门对供应商资质进行审核，重点核查经营范围、生产/服务能力、质量体系、财务状况及商业信誉，形成《供应商资质评估表》，筛选出符合基本要求的候选供应商。

询价与比价

对候选供应商进行询价（至少3家，特殊情况下可适当减少但需书面说明原因），要求供应商提供报价单（需注明含税价、交货期、付款条件、质保期等）。采购部门组织比价分析，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，形成《采购比价分析表》，推荐最优供应商方案。

确定供应商与谈判

根据比价结果，与最终选定的供应商进行商务谈判，明确价格、交付、验收、违约责任等条款，达成一致后签订《采购合同》。金额较大或复杂的采购需法务部门参与合同审核。

（三）合同签订与执行

合同拟定与审批

采购部门根据谈判结果拟定《采购合同》，合同内容需完整包括双方信息、采购标的、数量价格、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款计划、违约责任、争议解决条款等。合同按审批权限（参照需求审批权限）经相关负责人审批后，加盖公司公章及合同专用章，双方各执一份。

订单下达

合签订后，采购部门向供应商下达《采购订单》，明确采购细节，作为供应商生产/备货及后续验收的依据。订单内容需与合同保持一致，如有变更需书面确认。

进度跟踪

采购部门定期跟踪供应商生产/备货进度，对可能延期或存在质量风险的采购，及时与供应商沟通协调，保证按期交付。重大采购需每周提交《采购进度跟踪表》至相关部门。

（四）到货验收与结算

到货初步确认

供应商送货至指定地点后，需求部门或仓库人员核对到货清单与采购订单是否一致（数量、规格型号），确认外包装完好，无破损、遗漏。

质量与数量验收

数量验收：清点实物数量，与订单、送货单核对，保证无误。

质量验收：需求部门或质检部门根据合同约定的质量标准（如国家/行业标准、技术规格书）进行检验，必要时可委托第三方检测机构。验收合格后，填写《到货验收记录表》，参与验收人签字确认；不合格的，需出具《不合格品处理通知单》，与供应商协商退换货或索赔事宜。

发票与结算

供应商凭《到货验收记录表》开具合规发票（发票内容需与合同、订单一致），财务部门审核发票真实性、合规性及与验收记录的匹配性后，按合同约定的付款流程（如：预付款、到付款、分期付款等）办理结算手续。

（五）采购绩效评估

数据收集

采购部门在采购完成后，收集本次采购的关键数据，包括实际采购成本、交付准时率、验收合格率、供应商响应速度、合同履约情况等。

指标评估

对照《采购绩效评估表》，从采购成本控制（如：成本节约率=（预算金额-实际采购金额）/预算金额×100%）、交付效率（如：准时交付率=准时交付批次/总采购批次×100%）、质量达标率（如：验收合格批次/总验收批次×100%）、供应商管理（如：配合度、问题解决效率）等维度进行量化评分。

结果应用

评估结果作为供应商等级调整（如A/B/C级分类，A级供应商优先合作，C级供应商淘汰）、采购部门绩效考核及后续采购策略优化的重要依据。对于评估中发觉的问题，需制定改进措施并跟踪落实。

三、核心模板表格

表1：采购需求申请表

申请部门

申请日期

需求编号

物资/服务名称

规格型号

单位

需求数量

期望到货日期

预算金额

用途说明

技术参数/要求

附件清单（如技术规格书）

需求部门负责人签字

日期

采购部门审核意见

签字/日期

审批意见（按权限）

签字/日期

表2：供应商资质评估表

供应商名称

联系人

联系方式

注册地址

经营范围

注册资本

资质证书名称

证书编号

发证机关

业绩案例（近3年）

质量体系认证

认证范围

财务状况（如资产负债率、营收情况）

评估结论（合格/不合