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企业行政资产管理制度及报表工具应用指南

一、制度概述与企业资产管理价值

行政资产是企业运营的基础支撑，涵盖办公设备、家具、车辆、低值易耗品等各类实物资源。规范行政资产管理，可有效防止资产流失、优化资源配置、降低运营成本，同时为财务核算与审计提供准确依据。本制度及配套工具旨在通过标准化流程与信息化管理手段，实现行政资产“全生命周期可追溯、责任主体可明确、使用状态可监控”，助力企业提升行政管理效率与资产使用效益。

二、适用范围与业务场景

（一）适用主体

各类企业（尤其是中大型企业、集团化企业）的行政管理部门、财务部门及各业务单元，涵盖总部、分支机构、子公司等独立核算主体。

（二）管理资产范围

固定资产：单价2000元以上（或企业自定义标准）、使用年限1年以上的资产，如电脑、打印机、办公家具、投影仪、车辆等；

低值易耗品：单价低于固定资产标准、易损耗的资产，如文具、耗材、劳保用品等；

特殊资产：如外借资产、维修中的资产、闲置待处置资产等。

（三）核心业务场景

新增资产入库：采购完成后资产登记、贴标、入库；

资产领用与归还：员工/部门领用资产、离职/调岗归还资产；

资产内部转移：跨部门、跨区域调拨资产；

资产盘点：定期（季度/半年度/年度）全面盘点或不定期抽查；

资产报废与处置：达到使用年限、损坏无法修复的资产报废、变卖；

资产数据统计：月度/季度/年度资产报表，分析使用效率与成本。

三、制度执行与工具应用操作流程

（一）资产入库登记：从采购到入账全流程

操作目标：保证新增资产信息准确、责任到人，实现“账实同步”。

操作步骤：

发起入库申请：行政部采购专员*收到供应商资产交付清单后，核对资产名称、规格、数量、采购金额等信息是否与采购合同一致，填写《行政资产入库登记表》（模板见第四章）。

资产验收与贴标：行政部资产管理员*会同使用部门代表现场验收，检查资产外观、功能是否完好；验收通过后，粘贴唯一资产标签（标签包含资产编号、名称、入库日期），资产编号规则建议为“资产类别拼音首字母+年份+流水号”（如“DN-2024-001”代表“电脑-2024年-第1台”）。

信息录入系统：资产管理员*将验收后的资产信息录入《行政资产台账工具》（可基于Excel/企业/钉钉等搭建模板），字段包括：资产编号、名称、规格型号、类别、采购日期、供应商、采购金额、保管部门、保管人、存放位置、资产状态（在用/闲置/维修中）。

财务对接：每月末，行政部将当月新增资产清单提交财务部*，财务部核对无误后计入固定资产账目，保证资产价值核算准确。

关键输出：《行政资产入库登记表》《行政资产台账（电子版）》。

（二）资产领用与归还：责任到人的闭环管理

操作目标：明确资产使用责任人，避免“重采购、轻管理”，防止资产流失。

操作步骤：

领用申请：员工因工作需要领用资产时，通过OA系统或纸质《行政资产领用申请单》提交申请，注明领用资产名称、数量、用途、预计使用期限，部门负责人*审批后提交行政部。

资产发放：行政部资产管理员*核对申请信息与库存台账，确认资产状态良好后发放资产，领用人当场检查并签字确认；同时在《行政资产台账工具》中更新“保管人”“存放位置”“领用日期”字段。

归还登记：员工离职、调岗或不再使用资产时，需提前3个工作日通知行政部，将资产清理干净、配件齐全后归还；资产管理员*核对资产状态（如有损坏需说明原因），在《行政资产台账工具》中更新“资产状态”（归还/闲置）、“保管人”为“行政部”，并填写《行政资产归还登记表》。

关键输出：《行政资产领用申请单》《行政资产归还登记表》《行政资产台账（更新后）》。

（三）资产内部转移：跨部门协作的规范流程

操作目标：保证资产调拨信息实时同步，避免“账、物、人”不一致。

操作步骤：

转移申请：因部门工作调整需调拨资产时，调入部门负责人*通过系统提交《行政资产内部转移申请单》，注明调入/调出部门、资产编号、转移原因、预计转移日期。

审批与执行：调出部门负责人确认资产可调拨后，行政部资产管理员协调双方办理资产交接，核对资产信息无误后，双方在《行政资产内部转移单》上签字；行政部同步更新《行政资产台账工具》中的“保管部门”“存放位置”字段。

通知财务：跨区域/跨公司调拨的资产，行政部需同步通知财务部*调整资产核算主体（如涉及成本分摊）。

关键输出：《行政资产内部转移单》《行政资产台账（更新后）》。

（四）资产盘点：账实相符的保障机制

操作目标：定期核对资产实物与台账数据，及时发觉差异并整改，保证资产安全。

操作步骤：

制定盘点计划：行政部每季度末制定《资产盘点计划》，明确盘点范围（全公司/某部门）、时间、参与人员（行政部+财务部+各部门指定人员）、分工（如分组盘点、交叉复核）。

现场盘点：盘点人员依据《行政资产台账工具》打印《资产盘点清单》，到