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企业采购管理标准操作流程简化版

一、适用范围与情境

本流程适用于企业日常生产经营所需的各类物资、服务采购，包括但不限于办公用品、生产原材料、设备采购、外包服务等场景。适用于企业各部门（如行政部、生产部、项目部等）的常规采购需求，临时紧急采购及战略物资采购可参照本流程简化部分环节，但需保证核心审批及合规性步骤完整。

二、操作流程详解

步骤1：需求发起与提报

责任主体：需求部门（如行政部、生产部）

操作说明：

需求部门根据实际工作需要（如部门新增办公用品、生产原料不足、设备故障更换等），填写《采购需求申请表》，明确以下信息：

物资/服务名称、规格型号、技术参数、数量、用途；

期望到货日期、预算金额（需参考历史采购价格或市场预估）；

特殊要求（如品牌、质量认证、交付地点等）。

需求部门负责人*对需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后提交至采购部。

关键输出：《采购需求申请表》（需部门负责人*签字）

步骤2：采购需求审核

责任主体：采购部、财务部、分管副总*

操作说明：

采购部审核：采购部收到申请表后，1个工作日内完成审核，重点核查：

需求描述是否清晰、规格参数是否明确；

预算金额是否符合企业采购标准（如单次采购金额上限、年度预算额度）；

是否存在可替代的闲置物资（如企业库存中有同类物资，需优先调拨使用）。

财务部审核：采购部审核通过后，财务部在1个工作日内审核预算合规性，重点检查：

预算是否在部门年度预算额度内；

资金来源是否明确（如运营资金、专项费用等）。

分管副总审批：审核通过后，提交至分管副总*进行最终审批，审批通过后正式启动采购流程。

关键输出：审批通过的《采购需求申请表》（需采购部、财务部、分管副总*签字）

步骤3：供应商选择与询比价

责任主体：采购部

操作说明：

供应商来源：优先从企业《合格供应商名录》中选择供应商；若名录内无合适供应商，可通过市场调研、行业推荐等方式新增供应商，并收集其资质文件（如营业执照、相关行业许可证、质量认证等）。

询比价：

对于常规物资（如办公用品），至少向3家合格供应商发出询价单，明确需求规格、数量、交付要求、报价截止时间等；

对于金额较大或专业设备（如生产设备），需组织技术部门*参与技术参数确认，保证供应商报价满足需求；

比价时需综合评估价格、质量、交期、售后服务等因素，仅以最低价为唯一标准可能存在质量风险。

确定供应商：采购部编制《询比价记录表》，说明比价过程及推荐供应商，报采购经理*审批后确定最终供应商。

关键输出：《合格供应商名录》、《询比价记录表》（需采购经理*签字）

步骤4：采购订单下达

责任主体：采购部、供应商

操作说明：

采购部根据确定的供应商信息，拟定《采购订单》，内容需与询比价结果一致，包括：

订单编号、签订日期、供应商信息；

物资/服务名称、规格型号、数量、单价、总价；

交付时间、地点、验收标准；

付款方式、违约责任等条款。

《采购订单》需经采购经理、分管副总签字盖章后，正式发送给供应商，并要求供应商在2个工作日内书面确认（如盖章回传）。

供应商确认后，订单生效，采购部将订单复印件抄送需求部门、财务部备案。

关键输出：经双方确认的《采购订单》（需双方签字盖章）

步骤5：采购执行与交付

责任主体：供应商、采购部、需求部门

操作说明：

供应商履约：供应商按照订单约定时间、地点交付物资/提供服务，并随货提供以下材料（如适用）：

物资清单、合格证明、检测报告；

交付签收单（需注明交付时间、数量、外观状态等）。

需求部门接收：需求部门指定专人*（如部门文员、仓库管理员）与供应商对接，核对物资数量、外观、规格是否与订单一致，确认无误后签收《交付签收单》，如有异常（如破损、型号不符），需当场记录并反馈至采购部。

采购部跟进：采购部在交付前1天提醒供应商备货，交付当天跟踪物流/服务进展，保证按时履约。

关键输出：《交付签收单》（需需求部门接收人*签字）

步骤6：验收与确认

责任主体：需求部门、采购部、质量部（如涉及）

操作说明：

初验：需求部门在收到物资后1个工作日内完成外观、数量、规格核对，保证与订单一致；如为服务类采购（如设备维修），需确认服务是否达到约定效果。

复验（如涉及）：对于生产原料、设备等关键物资，需质量部*在2个工作日内完成质量检测，出具《物资验收报告》，判定是否合格。

验收结果处理：

合格：需求部门、质量部（如参与）在《采购验收单》上签字确认，反馈至采购部；

不合格：需求部门在验收单上注明不合格原因，采购部在3个工作日内联系供应商协商处理（如退换货、折扣赔偿等），处理完成前不得进入付款流程。

关键输出：《采购验收单》（需需求部门、质量部*签字）、《物资验收报告》（如涉及）

步骤7：结算与付款

责任主体：财务部、采购部

操作说明：

单据收集：采购部收集完整结算资料，包括