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律师事务所客户档案管理规范与制度

一、总则

第一条目的与依据

为规范本所客户档案管理工作，保障客户信息安全与完整，提高法律服务质量与效率，防范执业风险，依据《中华人民共和国律师法》、《律师执业行为规范》及相关法律法规、行业规范，结合本所实际情况，特制定本规范与制度。

第二条适用范围

本制度适用于本所全体执业律师、实习律师、律师助理及行政辅助人员在执业活动中形成的与客户服务相关的各类档案材料的收集、整理、保管、利用、保密和销毁等管理工作。

第三条基本原则

客户档案管理遵循真实、完整、安全、保密、规范、高效利用的原则。档案管理工作应贯穿于法律服务的全过程，确保每一案件或项目均有规范的档案记录。

第四条管理部门

本所行政部（或指定专门档案管理部门/人员，下同）为本所客户档案管理的统筹部门，负责档案管理制度的执行、监督、指导以及档案的集中保管、借阅登记等工作。各承办律师为其承办案件/项目档案材料形成与整理的直接责任人。

二、客户档案的建立与接收

第五条档案建立时机

自本所与客户签订《委托代理合同》（或其他法律服务合同）之时起，或虽未签订合同但已实质性提供法律服务、收取费用/材料之日起，承办律师应立即着手建立客户档案。

第六条材料接收与核实

承办律师在接收客户提供的各类证据材料、文件、信息时，应仔细核对其真实性、完整性，并向客户明确材料的用途与保管责任。对于原件，应妥善保管；对于复印件，应注明原件保管情况及复印件与原件核对无异的字样，并由客户或承办律师签字确认。

第七条档案内容构成

客户档案应至少包含但不限于以下内容：

（一）客户基本信息材料：客户身份证明文件（自然人身份证复印件、法人或其他组织营业执照/登记证书复印件、法定代表人/负责人身份证明等）、联系方式、授权委托书等；

（二）法律服务合同材料：《委托代理合同》及补充协议、收费凭证复印件等；

（三）案件/项目材料：案件/项目基本情况说明、证据材料（包括原件清单、复印件、证据目录）、法律文书（起诉状、答辩状、代理词、辩护词、各类申请书、裁定书、判决书、调解书等）、工作记录（会见笔录、调查笔录、阅卷笔录、电话记录、邮件往来、会议纪要等）、法律研究成果、与客户的沟通记录等；

（四）其他与法律服务相关的重要材料。

第八条客户信息采集与更新

承办律师应负责准确、完整地采集客户信息，并在服务过程中根据实际情况及时更新。客户信息发生重大变更时，应要求客户提供相关证明文件，并归入档案。

三、客户档案的日常管理

第九条档案分类与编号

客户档案应按照业务类型（如诉讼、仲裁、非诉讼等）、客户性质（个人、公司、其他组织）或案件/项目年度等方式进行系统分类。每一份档案应有唯一的档案编号，编号规则由行政部统一制定并执行，确保便于检索与管理。

第十条案卷整理与装订

承办律师应在案件/项目办结（或阶段性办结）后规定期限内（如三十个工作日内），对所承办案件/项目的全部材料进行系统整理、排序、编写页码、填写卷内目录和备考表，并按规定格式装订成册。整理过程中，应剔除重复、无用或非必要的材料，但需确保档案的完整性和逻辑性。

第十一条档案装具与保管

档案应使用符合规范的档案盒或档案袋进行存放，明确标注档案编号、客户名称、案件/项目名称、承办律师、起止日期等信息。档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件，保持清洁、干燥、通风。

第十二条电子档案管理

（一）鼓励对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案。电子档案的形成、存储、保管、利用应符合国家及行业关于电子文件管理的相关规定。

（二）电子档案应与纸质档案内容一致，并进行定期备份，防止数据丢失或损坏。备份介质应妥善保管，异地存放。

（三）涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的电子档案，应采取严格的加密和访问控制措施。

第十三条档案移交

承办律师在案件/项目办结并完成案卷整理装订后，应及时将完整的客户档案（包括纸质版和电子版，如适用）移交行政部统一保管。行政部接收时应进行核对，双方在《档案移交清单》上签字确认。

四、客户档案的利用与借阅

第十四条利用范围与权限

客户档案主要供本所律师为提供法律服务之目的查阅、利用。非经授权，任何单位或个人不得擅自查阅、复制、摘抄、拍摄、传播档案内容。

第十五条借阅程序

（一）本所律师因工作需要借阅档案，须填写《档案借阅申请表》，经行政部负责人（或指定档案管理员）批准后，方可借阅。借阅重要或敏感档案，可能还需报请合伙人或主任批准。

（二）借阅档案应限期归还，一般情况下，借阅期限不超过规定天数。确需延长的，应办理续借手续。

（三）借阅人应妥善保管所借档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得将档案带出规定的办公区域（特殊情况经批准除外）。

第十六条档案查阅与复制

查阅档案时，应在指定地点进