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企业员工出差管理方案

一、方案目的与适用范围

（一）制定目的

规范出差审批流程，确保出差任务与企业业务目标一致，避免无效差旅；

明确差旅费用标准，控制企业运营成本，实现费用透明化管理；

保障员工出差期间的人身安全与工作效率，明确企业与员工的权责边界；

简化差旅报销流程，减少审批耗时，提升员工满意度。

（二）适用范围

本方案适用于企业全体在职员工（含正式员工、试用期员工、外派员工），不含兼职人员与临时劳务人员；

涵盖所有因工作需要的出差类型：业务洽谈、项目对接、客户拜访、培训学习、会议参会、市场调研等，不含员工个人私事出行。

二、出差审批管理

（一）审批权限划分

员工职级

单次出差时长

审批流程

特殊说明

基层员工（专员/助理级）

≤3天

部门负责人审核→行政部备案

跨省市出差需额外经分管领导审批

基层员工（专员/助理级）

＞3天

部门负责人审核→分管领导审批→行政部备案

-

中层管理（经理/主管级）

≤5天

分管领导审核→行政部备案

-

中层管理（经理/主管级）

＞5天

分管领导审核→总经理审批→行政部备案

-

高层管理（总监/副总级及以上）

不限时长

总经理审核（若总经理出差，由指定授权人审批）→行政部备案

出差前需指定工作代理人

（二）审批流程及时限

申请发起：员工需提前[2-3]个工作日（紧急出差至少提前1个工作日）在企业OA系统提交《出差申请单》，填写以下信息：

出差基本信息：出差人、部门、职级、出差目的、目的地（详细至城市及具体地址）、出差起止日期、预计返程时间；

出差任务说明：具体工作内容（如“对接XX项目合同签订”“参加XX行业会议”）、预期成果（如“完成合同签署”“提交会议纪要”）；

行程规划：交通方式（飞机/高铁/汽车）、住宿需求（是否需要行政部协助预订）、随行人员（如有）。

审核审批：

各级审批人需在[1个工作日]内完成审核，对出差必要性、任务合理性、行程合理性提出意见；

若审批驳回，需在系统中注明驳回原因（如“任务可通过线上会议完成，无需出差”“行程安排冗余，建议压缩1天”），员工修改后重新提交。

备案与通知：行政部收到审批通过的申请后，[1个工作日]内完成备案，并同步通知出差人：

差旅费用标准（按职级匹配）；

出差期间安全注意事项；

需携带的企业资料（如合同、资质文件，由行政部协助准备）。

（三）紧急出差处理

因突发情况（如客户紧急需求、项目紧急问题）需立即出差的，员工可先口头向直属领导申请，出差后[2个工作日]内补填《出差申请单》，并在备注栏注明“紧急出差”及原因；

紧急出差的交通、住宿可由员工先行预订，事后凭有效凭证报销，报销时需额外附《紧急出差情况说明》（直属领导签字确认）。

三、差旅行程管理

（一）行程预订规范

交通预订：

优先选择经济实惠的交通方式：短途出差（车程≤3小时）优先选高铁二等座、汽车；长途出差（车程＞3小时）可选飞机经济舱、高铁一等座（中层及以上管理）；

行政部统一对接差旅服务商，员工可通过企业指定平台预订交通，系统自动匹配职级对应的交通标准，超标准预订需提前提交《超标准差旅申请》，经总经理审批；

禁止预订私人行程（如绕道回家、游玩），若因特殊情况需调整行程，需提前在OA系统提交《行程变更申请》，说明变更原因及新行程，经原审批人同意。

住宿预订：

住宿标准按目的地城市等级划分（见下表），员工可选择行政部统一预订或自行预订（自行预订需保留预订凭证，报销时附酒店水单）；

住宿期间禁止额外消费（如娱乐、酒水），此类费用由员工个人承担；

同性员工出差（≥2人）需同住标准间，特殊情况（如身体不适）需单独住宿的，需提交《单独住宿申请》，经部门负责人审批。

城市等级

基层员工

中层管理

高层管理

备注

一线城市（北上广深）

≤400元/晚

≤600元/晚

≤800元/晚

含早餐，不含税费

新一线城市（成都、杭州等）

≤350元/晚

≤500元/晚

≤700元/晚

-

二三线城市

≤300元/晚

≤400元/晚

≤600元/晚

-

四线及以下城市

≤250元/晚

≤350元/晚

≤500元/晚

-

（二）行程执行要求

员工需按审批通过的行程开展工作，每日通过OA系统提交《出差日报》，简述当日工作内容、进展及次日计划，未提交日报将影响差旅费用报销；

出差期间需保持通讯畅通（手机24小时开机），若因信号问题无法联系，需提前告知直属领导及行政部；

出差任务完成后，需在返程后[1个工作日]内将出差成果（如合同、会议纪要、调研报告）提交至部门负责人及行政部存档，作为差旅费用报销的必要依据。

四、差旅费用管理

（一）费用报销标准