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竞争性采购合同管理操作手册

前言

本手册旨在为组织内竞争性采购合同的全生命周期管理提供系统性指导。通过规范操作流程、明确管理职责、强化风险控制，确保采购合同的签订与履行合法合规、经济高效，最大限度维护组织权益。本手册适用于组织内所有采用竞争性方式（如招标、询价、竞争性谈判、竞争性磋商等）开展的采购活动所涉及的合同管理工作。相关从业人员应充分理解并严格遵循本手册规定。

一、合同准备阶段管理

合同准备是竞争性采购合同管理的基石，其质量直接影响后续合同履行的顺畅性与风险水平。

1.1需求确认与市场研判

在启动竞争性采购程序前，采购需求部门应与技术、财务等相关部门充分沟通，明确采购标的的技术规格、数量、质量标准、交付时间、服务要求及预算金额等核心要素。此阶段需确保需求的必要性、合规性与合理性。同时，采购部门应结合历史数据与市场调研，对采购标的的市场价格、主流供应商情况、技术发展趋势等进行分析研判，为后续合同条款的设定，特别是价格条款与技术条款，提供坚实依据。

1.2采购文件与合同文本准备

采购文件（如招标文件、询价通知书等）是合同的“前身”，其内容应与后续拟签订的合同核心条款保持高度一致。

*标准合同文本的选用与定制：应优先采用国家或行业发布的标准合同文本，或组织内部审定的标准模板。对于非标准条款或特殊需求，需由采购部门牵头，会同法务、技术、财务等部门进行专项拟定与审核，确保条款表述清晰、权责对等、逻辑严谨。

*关键合同条款的设定：

*标的描述：应与采购需求一致，准确、具体，避免模糊不清。

*价格与支付：明确合同总价或单价构成、调价机制（如适用）、支付方式、支付条件、发票要求等。

*履行期限与地点：明确交付、安装、调试、服务等各阶段的时间节点及履行地点。

*质量标准与验收：明确验收依据、验收标准、验收程序、异议处理方式及质保期相关约定。

*双方权利与义务：这是合同的核心，需逐项梳理，确保全面且平衡。

*违约责任：针对可能发生的违约情形（如延期交付、质量不达标、付款延迟等）设定明确、可操作的违约责任，包括违约金计算方式、赔偿范围等。

*不可抗力：明确不可抗力的定义、通知程序及责任承担。

*知识产权：若涉及知识产权，需明确归属、许可使用范围及侵权责任。

*争议解决方式：约定协商、调解、仲裁或诉讼等解决途径，如选择仲裁，需明确仲裁机构。

*合同的生效、变更、解除与终止：明确相应条件与程序。

1.3供应商响应文件的评审与澄清

在竞争性采购评审过程中，除价格因素外，供应商的技术方案、商务条款响应、履约能力、财务状况、信誉等均是重要考量因素。评审委员会应严格按照采购文件规定的评审标准和方法进行独立评审。对于供应商响应文件中不明确、存在歧义或需要补充说明的内容，应通过法定程序进行澄清或答疑，并将书面澄清文件作为合同的组成部分。特别注意，澄清不得实质性改变供应商的响应内容或影响公平竞争。

二、合同签订过程管理

合同签订是将采购成果与双方合意固化为法律文件的关键环节，必须规范、审慎。

2.1合同谈判与条款确认

对于竞争性采购而言，中标（成交）通知书发出后，原则上不得再对实质性条款进行谈判。但在某些复杂项目中，可能存在对非实质性条款或细节进行进一步沟通确认的必要。此类沟通应在保证公平、公正的前提下进行，任何变更均需有充分理由并形成书面记录。若确需对实质性条款进行调整，应重新评估其对采购结果的影响，必要时需重新组织采购。

2.2合同评审与审批

合同正式签署前，必须履行严格的内部评审与审批程序。评审内容至少应包括：

*合规性：合同条款是否符合国家法律法规、政策及组织内部规章制度。

*完整性：合同要素是否齐全，条款是否完备。

*准确性：合同表述是否准确，数据是否无误，与采购文件、中标（成交）通知书及澄清文件是否一致。

*合理性：价格、付款方式、履行期限等是否合理，双方权利义务是否对等。

*风险可控性：潜在风险是否已识别并采取有效应对措施。

评审流程通常由采购部门发起，依次提交法务部门（或法律顾问）进行法律专业评审，相关业务部门（如技术、财务）进行专业评审，最终按权限报相应管理层审批。评审意见应得到充分采纳或合理解释。

2.3合同签署与生效

合同经内部审批通过后，应由法定代表人或其授权委托的代理人签署，并加盖组织公章。签署时应核对对方签约人的身份及授权权限，确保其具有合法签约资格。合同文本原则上应采用书面形式，一式多份，双方各执份数应明确。合同的生效日期需根据约定（如签字盖章之日、附生效条件成就之日等）确定。

三、合同履行阶段管理

合同履行是实现采购目标的核心过程，需要持续跟踪、有效监控。

3.1履约跟踪与监控

采购部门应指定专人负责合同履约的跟踪