行政会议记录及决议执行模板组织流程优化版.docVIP

行政会议记录及决议执行模板组织流程优化版

一、适用场景说明

二、全流程操作步骤

（一）会前准备：聚焦目标，夯实基础

明确会议核心目的

会议发起人需提前梳理会议要解决的核心问题（如“确定Q3部门预算分配”“推进项目跨部门协作节点”），避免议题发散。

确定会议类型（决策类/通报类/讨论类），明确是否需要形成可执行的决议。

准备会议材料与议程

发起人整理背景资料（如项目进展报告、数据统计表、待讨论方案草案），提前1-2天发送给参会人员，保证与会者有充分准备。

制定详细议程，明确每个议题的讨论时长、负责人（如“预算议题：财务部*经理汇报，15分钟”），随会议通知一同下发。

确认参会信息与分工

明确主持人（把控会议节奏）、记录人（负责全程记录，建议提前熟悉模板）、参会人员（含必要列席人员），提前3天发送会议通知（含时间、地点、议程、材料）。

若需外部人员参与，提前沟通对接事宜，保证关键议题相关方到场。

（二）会中记录：客观全面，突出重点

记录会议基本信息

记录人需在会议开始前填写模板中的“会议基本信息表”，包括：会议名称、时间、地点、参会人员（含缺席者及原因）、主持人、记录人、会议主题、会议目的。

按议程记录讨论内容

逐项记录议题讨论过程：重点记录不同发言人的核心观点（如“技术部主管建议采用A方案，理由是兼容现有系统；市场部总监建议B方案，理由更贴合用户需求”），避免冗余描述，突出分歧点与共识。

对关键数据、待确认事项（如“需补充Q2用户调研数据”“待法务部审核合同条款”）单独标注，会后及时跟进。

提炼决议事项，明确执行要素

对需形成决议的议题，记录人需当场与主持人、参会人确认决议内容，保证包含“做什么（What）、谁负责（Who）、何时完成（When）、如何衡量（How/标准）”四要素。

示例：“决议：由行政部*牵头，联合技术部、市场部，于6月30日前完成办公系统权限优化方案，方案需包含权限分级清单、测试报告及用户操作指南。”

（三）会后整理：核对确认，快速分发

整理会议记录与决议清单

会议结束后2个工作日内，记录人根据会中记录补充完整“会议议程及讨论记录表”“决议事项分解表”，重点核对决议的责任人、时限、成果标准是否清晰，避免模糊表述（如“尽快完成”需明确具体日期）。

整理后的会议纪要需经主持人审核，保证内容客观、决议准确无误，形成最终版《会议纪要及决议确认表》。

分发与同步

纪要审核通过后1个工作日内，通过公司内部系统/邮件发送给所有参会人员、相关领导及决议执行涉及部门，抄送存档部门（如行政部/综合管理部）。

在邮件中标注“决议执行需重点关注事项”，提醒责任人及时启动工作。

（四）执行跟踪：动态管理，闭环推进

分解任务，明确责任

决议涉及的责任部门/人收到纪要后，1个工作日内将决议细化为具体行动项（如“权限优化方案分解为：需求调研（行政部，6月10日前）、技术方案设计（技术部，6月20日前）、内部测试（技术部+行政部，6月25日前）”），填写“执行进度跟踪表”并同步给记录人。

定期跟踪与反馈

责任人按周/双周更新“执行进度跟踪表”，内容包括：当前进度（如“完成需求调研，进入方案设计阶段”）、完成百分比、存在问题（如“技术部*需协调开发资源，进度延迟2天”）、下一步计划、需协调资源（如“申请增加1名开发人员支持”）。

记录人每周汇总执行情况，形成《决议执行简报》发送给主持人及相关部门，对逾期或存在风险的决议及时预警（如“决议原定6月30日完成，当前进度滞后30%，需协调解决问题”）。

节点验收与复盘

决议到期后3个工作日内，责任人提交执行结果（如方案文档、测试报告、用户反馈表等），由主持人组织相关部门进行验收，对照决议标准确认是否达成（如“方案是否包含权限分级清单、测试报告是否完整”）。

对未达标的决议，需分析原因（如资源不足、需求变更），明确补救措施及时限，更新“执行进度跟踪表”继续跟踪。

（五）归档管理：留存追溯，优化迭代

每次会议结束后，记录人将“会议基本信息表”“会议议程及讨论记录表”“决议事项分解表”“执行进度跟踪表”“会议纪要及决议确认表”整理归档，按“年份-月份-会议类型”分类存储（如“2024-06-部门例会”），保存期限不少于2年。

每季度组织一次会议流程复盘，分析高频问题（如“决议逾期率较高”“讨论环节耗时过长”），针对性优化模板内容或操作流程（如增加“议题预审环节”“缩短单个议题讨论时长”）。

三、标准化模板表格

表1：会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：“2024年Q3行政部工作例会”

会议时间

例：2024年6月5日14:00-16:00

会议地点

例：总部3楼会议室A/线上会议（企业）

参会人员

例：行政部经理、市场部总监、技术部主管、财务部专员（共5人）

缺席人员及原因

例：综合管理部*主管（因