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企业行政管理标准作业程序指南

一、办公环境管理：日常维护与规范要求

（一）适用范围

本规范适用于企业总部及各分支机构的办公区域（包括办公室、会议室、接待区、茶水间、走廊等公共区域）的环境维护与管理，旨在营造整洁、有序、安全的办公环境，提升员工工作舒适度与企业形象。

（二）操作步骤

1.日常清洁管理

责任划分：各办公区域环境维护实行“属地管理”，员工负责个人工位及周边1米范围内的清洁；行政部统一协调第三方保洁公司负责公共区域（会议室、走廊、茶水间等）的日常清洁。

清洁频次：

个人工位：每日下班前10分钟整理桌面、清理垃圾，保证物品摆放整齐；

公共区域：保洁公司每日上班前1小时完成地面清扫、垃圾清理、茶水间设备消毒；每周五下午进行深度清洁（玻璃擦拭、绿植养护、卫生间消毒等）。

检查机制：行政专员*每周一上午9:00对公共区域清洁情况进行检查，填写《办公环境检查表》，对不合格项要求保洁公司2小时内整改。

2.办公设施维护

设施清单：行政部每季度更新《办公设施台账》，包含空调、照明、饮水机、打印机、绿植等设施的名称、数量、位置及维护记录。

故障报修：员工发觉设施故障时，通过企业OA系统提交《设施报修单》，注明故障位置、现象及紧急程度；行政部接收后1小时内响应，紧急故障（如空调停机、水管漏水）2小时内安排维修，非紧急故障24小时内解决。

定期检修：行政部每半年组织一次办公设施全面检修（如空调滤网清洗、电路安全检查），并留存检修记录。

3.绿植与安全管理

绿植养护：行政部根据办公区域面积配置绿植，选择易养护、净化空气的品种（如绿萝、吊兰），每周安排专业人员浇水、修剪，保证无枯枝、无病虫害。

安全巡查：每日下班前，各部门指定人员（如部门助理*）检查本区域电源关闭、门窗锁闭情况，行政部不定期抽查，发觉安全隐患立即通报并整改。

（三）模板表格

表1：办公环境日常检查表

检查区域

检查项目

检查标准

检查结果（合格/不合格）

整改情况

检查人

检查日期

办公室

桌面物品摆放

无杂物、文件有序归档

*小明

2023-10-09

会议室

地面清洁度

无纸屑、无污渍

*张主管

2023-10-09

茶水间

饮水机消毒

每周更换滤芯，表面无水渍

*李助理

2023-10-09

公共走廊

照明设备

灯泡完好，开关正常

*王专员

2023-10-09

（四）注意事项

清洁工具需分类使用（如地面拖把与桌面抹布分开），避免交叉污染；

严禁在办公区域吸烟、堆放个人物品或易燃易爆物品；

节假日前需组织全面环境大扫除，保证假期后办公环境整洁；

发觉设施故障或安全隐患需第一时间上报，严禁私自拆卸或维修。

二、办公用品管理：需求申领与库存全流程管控

（一）适用范围

本规范适用于企业各类办公用品（包括办公用纸、文具、耗材、劳保用品等）的采购、入库、领用、盘点及报废管理，旨在规范流程、控制成本、保障供应。

（二）操作步骤

1.需求提报与审批

月度需求：每月25日前，各部门根据实际使用情况填写《办公用品需求申请表》，经部门负责人*审核后提交至行政部；

紧急需求：突发性办公用品需求（如会议急需物资），可通过OA系统提交《紧急用品申请单》，注明紧急原因，经行政总监*审批后优先处理。

2.采购与入库

供应商选择：行政部每季度对办公用品供应商进行评估（价格、质量、交货期等），建立《合格供应商名录》，优先选择定点供应商合作；

采购执行：行政部汇总各部门需求，编制《办公用品采购计划》，经财务部审核预算后，由采购专员*下单采购；

入库验收：物品到货后，行政部与采购专员共同核对物品名称、规格、数量及质量，确认无误后填写《办公用品入库单》，录入《库存台账》（含入库日期、数量、单价、领用记录等）。

3.领用与发放

领用流程：员工通过OA系统提交《办公用品领用申请》，注明物品名称、数量及用途，经部门负责人审批后至行政部领取；

领用限制：实行“按需领用、杜绝浪费”原则，消耗类用品（如笔、本）每月每人限领1次，耐用品（如计算器、U盘）需以旧换新，并登记《耐用品领用登记表》。

4.盘点与报废

月度盘点：每月最后1个工作日，行政部与财务部共同对办公用品进行盘点，核对《库存台账》与实际库存，编制《月度盘点表》，差异率超过5%需分析原因并整改；

报废处理：对于损坏、过期或无法使用的办公用品，由行政部填写《办公用品报废申请单》，经行政总监审批后，统一进行环保处理（如碎纸、回收），严禁私自丢弃或变卖。

（三）模板表格

表2：办公用品需求申请表

部门：*销售部

申请人：*赵三

日期：2023-10-09

序号

物品名称

规格/型号

1

A4复印纸

80g

2

签字笔

0.5mm黑色

3

文件夹

A4款（蓝色）

部门负责人审批：*李经理（签字）

行政部审核：*张主管（签字）

表3：办公用品库存台账（节选）