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费用申请与审批流程管理工具合理化费用支出版

引言

为规范企业费用支出管理，明确费用申请与审批权责，提高资金使用效益，防范不合理支出风险，特制定本工具模板。本工具适用于各类企业及组织的日常费用管控场景，通过标准化流程与规范化表单，保证费用支出的合理性、合规性与透明度，助力企业实现降本增效目标。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本工具适用于企业内部各部门（含分公司、项目部）的各类费用申请与审批管理，涵盖但不限于以下主体：

中小型企业全部门费用支出管控；

大型企业集团分子公司、事业部的费用申请流程；

项目制团队的专项费用审批管理；

临时性、突发性费用的专项申请处理。

（二）典型应用场景

日常办公费用：如办公用品采购、通讯费、物业费、快递费等常规支出；

差旅费用：员工因公出差的交通费、住宿费、市内交通费、餐补等；

业务招待费用：客户接待、商务洽谈等产生的餐饮费、礼品费等；

市场推广费用：广告宣传、展会参展、市场调研等推广活动支出；

固定资产采购：单价在5000元以上的办公设备、工具等购置支出；

其他专项费用：如员工培训费、维修费、捐赠支出等需特殊审批的费用。

二、费用申请与审批全流程操作指南

（一）步骤一：申请人准备申请材料

操作主体：费用申请人（部门员工/项目负责人）

明确费用用途与明细：根据实际业务需求，列出费用具体项目（如“出差住宿”“采购A4纸”）、数量、单价、预算金额等，保证费用与工作直接相关；

整理支撑材料：根据费用类型准备对应证明文件，包括但不限于：

采购类：供应商报价单、采购合同、比价记录（单笔超2000元需提供）；

差旅类：出差审批单、行程单（含往返交通凭证）、酒店预订单；

招待类：招待事由说明、被招待单位/人员信息、消费清单；

其他：相关会议纪要、活动方案等能证明费用合理性的材料；

填写《费用申请表》：详见本工具“三、模板表格”部分，需填写完整、字迹清晰，保证信息真实准确。

注意事项：

费用预算需在部门年度/月度预算额度内，超预算费用需提前提交预算调整申请；

支撑材料需与费用申请表内容一致，严禁伪造、篡改凭证。

（二）步骤二：提交申请至部门负责人

操作主体：申请人→部门负责人

申请人将填写完整的《费用申请表》及支撑材料提交至直接部门负责人（如部门经理*）；

部门负责人收到材料后，1个工作日内完成初审，重点审核：

费用是否在部门预算范围内；

费用用途与部门工作计划的关联性；

支撑材料是否齐全、合规；

费用标准是否符合企业《费用管理制度》（如差住宿标准、招待费限额等）。

注意事项：

部门负责人对初审结果负责，若审核不通过需明确说明理由并退回申请人修改；

对于跨部门协作产生的费用，需提前沟通并明确费用归属部门。

（三）步骤三：财务部门合规性复核

操作主体：部门负责人→财务专员/财务经理*

部门负责人审核通过后，将申请材料提交至财务部门；

财务专员在2个工作日内完成复核，重点审核：

费用是否符合国家财经法规及企业财务制度；

发票/凭证的真实性、合法性（如发票抬头、税号是否正确，有无伪造嫌疑）；

费用计算是否准确（如单价×数量、税费计算）；

是否存在重复报销、超标准报销情况；

特殊费用（如大额采购、捐赠支出）是否履行了前置审批流程。

注意事项：

财务复核若发觉问题，需及时与申请人及部门负责人沟通，要求补充材料或调整申请；

对于合规性存疑的费用，财务部门有权暂缓审批并上报财务经理*裁定。

（四）步骤四：分级审批（根据金额确定审批人）

操作主体：财务部门→分管领导/总经理*

根据企业费用审批权限分级标准（以下为示例，企业可根据自身规模调整），提交对应审批人：

费用金额范围

审批人

1000元（含）以下

部门负责人*

1000-5000元（含）

分管副总*

5000-20000元（含）

总经理*

20000元以上

总经理*+董事长*（或决策委员会）

审批人需在1-3个工作日内完成审批，重点审核：

费用的必要性与战略价值（如是否支持核心业务开展）；

投入产出比是否合理（如市场推广费用预期效果与预算匹配度）；

大额资金支出是否经过可行性论证。

注意事项：

审批人可通过线上审批系统（如OA、钉钉）或纸质文件签署审批意见，严禁越权审批或代签；

对于紧急费用（如突发设备维修），可启动“绿色通道”，事后补签审批流程。

（五）步骤五：审批结果反馈与费用执行

操作主体：审批人→财务部门→申请人→业务执行

审批通过后，财务部门在1个工作日内通知申请人，并告知费用支付方式（如预借款、报销、对公转账）；

申请人根据审批结果执行费用支出：

需预借款的：填写《借款单》财务部办理借款，支出后凭发票冲抵；

直接报销的：取得合规发票后填写《费用报销单》提交财务；

对公支付的：财务部门根据审批单向供应商付款；

费用执行过程中，需严格按照审批用途使用