文件安全保存规定.docxVIP

文件安全保存规定

一、总则

文件安全保存是确保信息资产完整性和可用性的重要措施，旨在防止文件丢失、损坏、泄露或被未授权访问。本规定适用于所有组织内部文件的管理，包括纸质文件和电子文件。

（一）目的与适用范围

1.目的：规范文件保存流程，降低文件安全风险，保障组织信息安全。

2.适用范围：本规定涵盖所有部门和个人在日常工作中产生的文件，包括但不限于工作文档、客户资料、财务记录等。

（二）基本原则

1.最小权限原则：文件访问权限应遵循“按需分配”原则，仅授权给必要人员。

2.分类分级管理：根据文件敏感程度划分保存等级，采取差异化措施。

3.定期审查：定期对文件保存状态进行评估，及时清理过期或无用文件。

二、文件分类与分级

文件按照敏感程度分为以下等级，并对应不同的保存要求：

（一）文件分类标准

1.一般文件：公开或低敏感度文件，如公开报告、宣传资料等。

2.内部文件：部门内部使用文件，如会议纪要、工作计划等。

3.高密级文件：涉及核心业务或敏感信息，如财务数据、客户名单等。

（二）分级保存要求

1.一般文件：

-纸质文件需存放在普通文件柜中，定期归档至档案室。

-电子文件存储在普通共享文件夹，定期备份至本地服务器。

2.内部文件：

-纸质文件需加锁保存，访问需经部门主管批准。

-电子文件存储在加密文件夹，访问需输入密码验证。

3.高密级文件：

-纸质文件存放在专用保险柜中，双人管理，记录存取日志。

-电子文件存储在加密数据库，访问需多因素认证，并限制传输范围。

三、文件保存流程

文件保存需遵循以下标准化流程，确保全程可追溯：

（一）纸质文件保存

1.收集与整理：

(1)按文件类型和日期分类，去除多余空白页。

(2)使用标准标签标注文件名称、编号和保存期限。

2.存放与归档：

(1)短期文件（1年内）存放在部门文件柜中。

(2)长期文件（超过1年）归档至中央档案室，建立纸质档案目录。

3.销毁管理：

(1)过期文件需经审批后销毁，销毁过程由专人监督并记录。

(2)使用碎纸机物理销毁，禁止直接丢弃。

（二）电子文件保存

1.创建与命名：

(1)文件命名需包含日期、编号和版本号，如“2023-10-01-001_v1.0”。

(2)禁止使用特殊字符或空格，确保系统兼容性。

2.备份与归档：

(1)每日自动备份至本地服务器，每周备份至异地存储设备。

(2)关键文件（如财务报表）需保留3份副本，分别存放在不同位置。

3.安全传输：

(1)传输敏感文件需通过加密通道，如VPN或企业级文件传输系统。

(2)禁止通过公共邮箱或即时通讯工具发送高密级文件。

四、访问与权限管理

文件访问权限需严格控制，遵循以下规定：

（一）权限申请与审批

1.申请流程：

(1)个人填写《文件访问申请表》，说明访问目的和文件类型。

(2)部门主管审批后提交IT部门配置权限。

2.审批标准：

(1)一般文件：仅限部门内部成员。

(2)高密级文件：需经部门主管和信息安全员双重确认。

（二）权限变更与撤销

1.变更流程：

(1)员工离职或职责调整时，需及时申请权限变更。

(2)IT部门在24小时内完成权限回收或调整。

2.撤销标准：

(1)季度末对所有权限进行例行审查，取消闲置账户的访问权。

(2)发现异常访问行为时，立即冻结相关权限并调查。

五、应急响应与处置

文件安全事件需快速响应，按以下步骤处理：

（一）事件识别

1.触发条件：

(1)系统提示文件访问超时或异地登录。

(2)发现纸质文件丢失或被盗。

2.报告流程：

(1)发现者立即向部门主管报告，主管上报IT部门。

(2)IT部门评估事件影响并启动应急方案。

（二）处置措施

1.纸质文件：

(1)丢失后立即排查相关区域，寻找遗漏文件。

(2)若无法找回，重新打印并补充存档。

2.电子文件：

(1)暂停受影响账户的访问权限，防止数据进一步泄露。

(2)使用备份恢复受损文件，并加强监控系统。

六、培训与监督

为确保规定执行到位，需定期开展以下工作：

（一）培训要求

1.新员工入职时必须接受文件安全培训，考核合格后方可接触敏感文件。

2.每半年组织一次全员培训，更新保存技术和案例分享。

（二）监督机制

1.信息安全部门每季度抽查文件保存情况，记录违规行为。

2.对违规个人进行警告或处罚，严重者解除劳动合同。

七、附则

本规定自发布之日起生效，由信息安全部门负责解释。各部门需根据实际需求制定细化操作指南，并报备存档。

**一、总则**

文件安全保存是确保信息资产完整性和可用性的重要措施，旨在防止文件丢失、损坏、泄露或被未授权访问。本规定适用于所有组织内部文件的管理，包括纸质文件和电子文件。

（一）目的